Viết thư từ chức có thể là một thách thức. Nhiều người gặp khó khăn trong việc tìm giọng điệu phù hợp, quyết định đưa thông tin nào vào và tránh tiêu cực. Tệ hơn nữa, một lá thư từ chức tồi tệ có thể khiến bạn gặp rắc rối và khiến bạn gặp khó khăn khi rời khỏi công ty của mình.
Đó là lý do tại sao các công cụ AI như Eskritor có thể viết thư từ chức chuyên nghiệp cho phép bạn rời khỏi công ty của mình trong sự duyên dáng và bình yên. Những công cụ này giúp người dùng tập trung thể hiện lòng biết ơn và duy trì các mối quan hệ tích cực, dẫn đến sự khởi hành suôn sẻ hơn.
Đây là cách bạn có thể làm điều đó.
Tại sao một lá thư từ chức chuyên nghiệp lại quan trọng
Một lá thư từ chức được soạn thảo tốt là không thể thương lượng cho một sự ra đi chuyên nghiệp. Nó không chỉ đơn giản là một hình thức; Đó là một công cụ quan trọng để quản lý lối thoát của bạn và duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp tích cực.
Có một sự khác biệt đáng kể giữa từ chức và yêu cầu từ chức . Thư chuyên môn là một tuyên bố rằng bạn đang từ chức, không yêu cầu sự cho phép từ chức hoặc nhắc nhở một đề nghị phản đối.
Duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp
Một lá thư từ chức tốt giúp bạn giữ mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng cũ của mình. Nó để lại ấn tượng cuối cùng tích cực, có thể hữu ích sau này. Ngay cả khi bạn rời đi vì những lý do không liên quan, một bức thư lịch sự thể hiện sự tôn trọng. Điều này có thể quan trọng để có được tài liệu tham khảo, kết nối hoặc thậm chí quay lại công ty vào một ngày nào đó.
Việc từ chức suôn sẻ cũng giúp bạn dễ dàng trở lại và thương lượng với công việc cũ của mình . Mọi thứ thay đổi, và bạn có thể muốn quay lại. Một lối thoát tốt, được hỗ trợ bởi một lá thư chuyên nghiệp, làm cho việc này dễ dàng hơn. Ngay cả khi bạn không quay lại, họ có nhiều khả năng sẽ cung cấp cho bạn một tài liệu giới thiệu tốt hoặc viết thư giới thiệu để giúp bạn tìm một công việc mới.
Ghi lại ý định từ chức của bạn
Thư từ chức là một hồ sơ chính thức về sự ra đi của bạn. Điều này rất quan trọng đối với nhân sự và bảo vệ cả bạn và chủ lao động của bạn. Nó hiển thị chính xác thời điểm bạn rời đi, điều này giúp ích cho những thứ như bảng lương và phúc lợi.
Đối với bạn, bức thư chứng minh bạn chính thức từ chức, bảo vệ bạn khỏi những tranh cãi về sự ra đi của bạn. Đối với chủ lao động của bạn, đó là hồ sơ về việc từ chức của bạn, điều này rất quan trọng đối với hồ sơ và lý do pháp lý của họ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu có những bất đồng về lý do tại sao bạn rời đi. Một lá thư chính thức làm rõ mọi thứ.
Hướng dẫn từng bước để viết thư từ chức
Viết thư từ chức cho một công việc là về sự rõ ràng và ngắn gọn. Nó không phải là nơi để giải thích dài dòng hoặc bùng nổ cảm xúc. Mục tiêu là nêu ý định rời đi của bạn một cách chuyên nghiệp và thẳng thắn, không để lại chỗ cho sự hiểu lầm.
1 Bắt đầu với một lời chào lịch sự
Bắt đầu bức thư của bạn bằng một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp, gọi trực tiếp tên người quản lý hoặc người giám sát của bạn. Ví dụ: "Dear [Manager's Name]" hoặc "Dear Mr./Ms. [Họ của người quản lý]" . Đây là một thông lệ thư kinh doanh tiêu chuẩn tạo ra một giọng điệu tôn trọng ngay từ đầu.
Gửi thư trực tiếp cho người giám sát của bạn là rất quan trọng vì một số lý do. Về cơ bản, nó đảm bảo thư đến tay người nhận dự định và giảm thiểu khả năng nó bị bỏ qua hoặc thất lạc.
Địa chỉ trực tiếp này giúp tránh bất kỳ hiểu lầm hoặc tranh chấp nào trong tương lai, chẳng hạn như người giám sát tuyên bố rằng họ không nhận được hoặc đọc đơn từ chức của bạn. Có một hồ sơ rõ ràng về việc giao hàng và thừa nhận, bắt đầu bằng lời chào thích hợp, là một biện pháp bảo vệ chuyên nghiệp cho cả hai bên.
2 Nêu rõ ý định từ chức của bạn
Ngay sau lời chào, hãy nêu rõ và trực tiếp ý định từ chức. Điều này nên được nêu trong đoạn đầu tiên. Tránh đánh xung quanh bụi cây hoặc sử dụng ngôn ngữ mơ hồ. Hãy thẳng thắn và đi thẳng vào vấn đề. Theo tuyên bố này, hãy chỉ định ngày làm việc cuối cùng của bạn. Ngày này phải phù hợp với thời gian thông báo bắt buộc của công ty bạn (ví dụ: hai tuần, một tháng).
Ví dụ: "Vui lòng chấp nhận thư này như một thông báo chính thức rằng tôi sẽ từ chức [Chức danh công việc của bạn] tại [Tên công ty], có hiệu lực [Ngày làm việc cuối cùng của bạn]. "
Ngắn gọn mà không thô lỗ là đạt được sự cân bằng giữa sự ngắn gọn và lịch sự. Đây là cách thực hiện:
- Hãy thẳng thắn nhưng không đột ngột: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn, nhưng tránh diễn đạt quá thẳng thừng Thay vì nói, "Tôi nghỉ việc", hãy sử dụng "Tôi đang từ chức".
- Nêu rõ ý định của bạn rõ ràng và ngay lập tức: Đừng trì hoãn thông báo từ chức của bạn Đi thẳng vào vấn đề trong đoạn đầu tiên.
- Tránh những lời giải thích không cần thiết: Tránh đưa ra những lời biện minh dài dòng cho sự ra đi của bạn Một tuyên bố đơn giản về ý định từ chức của bạn là đủ.
Bằng cách làm theo các hướng dẫn này, bạn có thể truyền đạt đơn từ chức của mình một cách rõ ràng và hiệu quả trong khi vẫn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp và tôn trọng.
3 Bày tỏ lòng biết ơn
Sau khi nêu ý định từ chức, hãy bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến nhà tuyển dụng của bạn vì những cơ hội và kinh nghiệm mà bạn có được trong thời gian làm việc cho công ty. Đây là một yếu tố quan trọng của một lá thư từ chức chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và thừa nhận giá trị thời gian của bạn ở đó, bất kể lý do bạn rời đi là gì.
Ví dụ: "Tôi biết ơn những cơ hội mà tôi đã được trao trong thời gian làm việc tại [Tên công ty]. Tôi đặc biệt đánh giá cao kinh nghiệm mà tôi có được trong [đề cập đến một lĩnh vực hoặc dự án cụ thể]."
Bằng cách bày tỏ lời cảm ơn, bạn truyền đạt rằng bạn đang rời đi với những điều kiện tích cực và đánh giá cao những cơ hội được cung cấp cho bạn. Nó cũng truyền đạt một cách tinh tế rằng bạn đang rời đi trong một tâm trí tích cực và bất kỳ sự can thiệp hoặc phức tạp không cần thiết nào từ nhà tuyển dụng của bạn có thể gây nguy hiểm cho sự ra đi tích cực đó.
Đó là một cách để nói, "Tôi sẽ rời đi với những điều kiện tốt; hãy giữ nó theo cách đó."
4 Cung cấp hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi
Sau khi bày tỏ lòng biết ơn của bạn, hãy hỗ trợ bạn trong giai đoạn chuyển tiếp. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết của bạn trong việc đảm bảo bàn giao suôn sẻ. Nó cũng củng cố ý định tích cực và sẵn sàng hợp tác của bạn.
Ví dụ: "Tôi rất vui khi được hỗ trợ bằng mọi cách có thể để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ trong quá trình khởi hành của tôi. Tôi sẵn sàng giúp đào tạo người thay thế và hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào trước ngày cuối cùng của tôi."
Cung cấp hỗ trợ chuyển đổi có thể bao gồm các nhiệm vụ như đào tạo người thay thế của bạn, ghi lại quy trình làm việc của bạn hoặc giúp kết thúc bất kỳ dự án nào đang diễn ra. Đề nghị này không bắt buộc bạn phải đảm nhận khối lượng công việc không hợp lý, nhưng nó cho thấy bạn sẵn sàng giúp đỡ trong quá trình chuyển đổi.
5 Đóng cửa với một ghi chú tích cực
Việc kết thúc thư từ chức của bạn là cơ hội cuối cùng để bạn để lại ấn tượng tích cực, lâu dài. Kết thúc bức thư với lời chúc chân thành cho sự thành công và trưởng thành trong tương lai của công ty. Điều này củng cố phong thái chuyên nghiệp của bạn và để ngỏ cánh cửa cho các khả năng trong tương lai.
Ví dụ: "Tôi chúc bạn và [Tên công ty] mọi điều tốt đẹp nhất trong tương lai. " hoặc "Tôi chúc công ty tiếp tục thành công trong những nỗ lực trong tương lai. "
Giữ cho nó ngắn gọn, chân thực và tích cực. Tránh bất kỳ nhận xét mỉa mai hoặc tiêu cực nào, ngay cả khi trải nghiệm của bạn kém lý tưởng. Duy trì giọng điệu tích cực cho đến phút cuối là rất quan trọng đối với mối quan hệ lâu dài và tránh những phức tạp từ phía bạn.
6 Đăng xuất đúng cách
Bước cuối cùng là ký vào thư của bạn bằng một kết thúc chuyên nghiệp. Điều này thêm một nét trang trọng và hoàn thiện tài liệu. Sử dụng giấy đóng thư kinh doanh tiêu chuẩn, chẳng hạn như:
- Trân trọng
- Kính
- Kính thư
"Trân trọng" nói chung là kết thúc phổ biến nhất và được chấp nhận rộng rãi.
Sau khi kết thúc, hãy nhập tên đầy đủ của bạn vào dòng bên dưới. Nếu bạn đang gửi một bản cứng của bức thư, hãy để lại khoảng trống giữa phần kết và tên đã nhập của bạn cho chữ ký viết tay của bạn. Nếu bạn đang gửi thư điện tử, bạn có thể nhập tên của mình hoặc sử dụng chữ ký số nếu thích hợp.
Mẹo để viết một lá thư từ chức hiệu quả
Viết một lá thư từ chức có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Dưới đây là một số mẹo viết thư từ chức hiệu quả mà bạn có thể làm theo để tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.
Giữ cho nó ngắn gọn và chuyên nghiệp
Sự ngắn gọn là chìa khóa. Tránh những chi tiết không cần thiết hoặc giải thích dài. Bám sát những thông tin cần thiết: ý định từ chức, ngày cuối cùng và lời cảm ơn. Duy trì giọng điệu tôn trọng và chuyên nghiệp trong suốt bức thư.
Điều quan trọng cần nhớ là bạn không bắt buộc phải giải thích lý do tại sao bạn từ chức trong hầu hết các trường hợp. Bạn có thể chỉ cần nêu ý định rời đi. Điều này có thể giảm bớt áp lực phải biện minh cho quyết định của bạn.
Sử dụng một cấu trúc rõ ràng và trang trọng
Một bức thư có cấu trúc tốt rất dễ đọc và dễ hiểu. Nếu bạn làm việc cho một tập đoàn lớn, hãy sử dụng giọng điệu và cấu trúc trang trọng hơn trong thư từ chức của bạn. Tương tự như vậy, nếu văn hóa nơi làm việc của bạn lỏng lẻo hơn, thì hãy thay đổi giọng điệu viết của bạn để phù hợp với nơi làm việc.
Bạn không muốn thư từ chức cảm thấy thiếu tôn trọng khi không tôn trọng các tiêu chuẩn giao tiếp của nơi làm việc.
Tránh những bình luận cảm xúc hoặc tiêu cực
Thư từ chức không phải là nơi để trút bỏ sự thất vọng hoặc bày tỏ sự bất bình. Ngay cả khi bạn có những lời phàn nàn mạnh mẽ, việc viết chúng có thể dẫn đến các biến chứng tiềm ẩn cho bạn và không bao giờ là một ý tưởng hay.
Tập trung vào việc bày tỏ lòng biết ơn đối với những cơ hội mà các em đã được trao và duy trì giọng điệu tích cực. Cách tiếp cận này giúp giữ gìn danh tiếng nghề nghiệp của bạn và tránh tạo ra xung đột không cần thiết.
Cách Eskritor đơn giản hóa việc viết thư từ chức
Eskritor là một trong nhiều công cụ AI để viết thư từ chức. Nó giúp người dùng tạo ra nhiều loại nội dung bằng văn bản khác nhau, bao gồm cả các tài liệu chuyên nghiệp như thư từ chức.
AI - Mẫu thư từ chức được tạo
Quá trình viết Eskritor sẽ cung cấp cho bạn các mẫu thư từ chức cụ thể phù hợp với các ngành và môi trường chuyên môn khác nhau. Điều này đảm bảo thư của bạn phù hợp với các tiêu chuẩn giao tiếp của nơi làm việc cụ thể của bạn, cho dù đó là môi trường công ty, doanh nghiệp nhỏ hay tổ chức phi lợi nhuận.
Hơn nữa, nếu bạn đã có một bản nháp sơ bộ của thư từ chức, Eskritor có thể giúp bạn tinh chỉnh bài viết của mình. Bằng cách xác định và loại bỏ bất kỳ bình luận tiêu cực hoặc quá cảm xúc nào, bạn sẽ nhận được một lá thư từ chức chuyên nghiệp và bóng bẩy chỉ trong vài phút.
Tinh chỉnh ngữ pháp và phong cách
Các công cụ chỉnh sửa nâng cao của Eskritor tự động sửa ngữ pháp, tăng cường độ rõ ràng của câu và đảm bảo giọng điệu của bạn vẫn chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng, ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn là rất quan trọng trong thư từ chức.
Các công cụ tiết kiệm thời gian và dễ sử dụng
Với Eskritor, bạn có thể nhanh chóng soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện thư từ chức của mình mà không phải lo lắng về lỗi hoặc vấn đề về định dạng. Thay vì dành thời gian quý báu để lo lắng xem bức thư đánh máy bằng tay của bạn có đủ tốt hay không, Eskritor cung cấp một giải pháp hợp lý và hiệu quả.
Đó là con đường dễ dàng hơn để có một lá thư từ chức chuyên nghiệp, bóng bẩy, cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh khác của quá trình chuyển đổi của mình.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Khi tập trung vào sự phấn khích của một cơ hội mới hoặc sự nhẹ nhõm khi rời bỏ một tình huống khó khăn, bạn rất dễ mắc sai lầm khi viết thư từ chức. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần tránh:
Quên bao gồm các chi tiết cần thiết
Luôn chỉ định ngày làm việc cuối cùng của bạn, đảm bảo nó phù hợp với thời gian thông báo của công ty bạn. Ngoài ra, hãy cung cấp thông tin liên lạc của bạn (địa chỉ email và/hoặc số điện thoại) trong trường hợp chủ lao động của bạn cần liên hệ với bạn sau khi bạn rời đi.
Viết một bức thư quá cảm xúc
Tránh bao gồm những bất bình cá nhân, nhận xét tiêu cực về đồng nghiệp hoặc quản lý, hoặc biểu hiện quá cảm xúc. Mặc dù cảm thấy cảm xúc mạnh mẽ về việc rời đi là điều dễ hiểu, nhưng việc bày tỏ chúng trong thư từ chức của bạn có thể gây bất lợi:
- Danh tiếng nghề nghiệp bị tổn hại: Nhận xét tiêu cực có thể làm hoen ố danh tiếng của bạn và gây khó khăn cho việc có được tài liệu tham khảo trong tương lai.
- Ý nghĩa pháp lý: Trong một số trường hợp, các tuyên bố phỉ báng có thể dẫn đến hành động pháp lý.
- Cơ hội bị mất: Một lá thư phủ định có thể gây nguy hiểm cho các cơ hội trong tương lai với cùng một công ty hoặc trong cùng một ngành.
Tốt nhất là giữ cho bức thư thực tế, ngắn gọn và chuyên nghiệp.
Trì hoãn đệ trình
Gửi thư từ chức của bạn kịp thời là điều cần thiết. Việc trì hoãn việc nộp hồ sơ có thể gây khó khăn cho người sử dụng lao động của bạn trong việc lập kế hoạch cho sự ra đi của bạn và tìm người thay thế.
Tuân thủ thời gian thông báo tiêu chuẩn (thường là hai tuần) là một phép lịch sự chuyên nghiệp và cho phép quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn.
Kết thúc
Một lá thư từ chức chuyên nghiệp không chỉ là một hình thức. Đó là cơ hội để duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng và đồng nghiệp của bạn, để lại ấn tượng tích cực lâu dài.
Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước được cung cấp trong bài viết này, bạn có thể soạn thảo một lá thư từ chức rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp.
Đối với những người gặp khó khăn với thư từ chức, hãy thử Eskritor ! Với các ví dụ và mẫu thư từ chức để lựa chọn, bạn có thể viết một lá thư phù hợp, không có lỗi trong vài phút.
Dubai, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất