Công Cụ Hàng Đầu Cải Thiện Quy Trình Nội Dung
Tạo nội dung tốt nhất với AI trong vài giây
Quy trình làm việc với nội dung hiện đang áp dụng chuyển đổi số. Việc viết và đánh giá lại nội dung rất tốn công sức. Quy trình tạo nội dung có thể tự động hóa mọi thứ từ viết đến xuất bản. Dù bạn là freelancer hay chủ sở hữu agency, quy trình quản lý nội dung có thể nâng cao năng suất của bạn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu về quy trình làm việc với nội dung và cách nó có thể hợp lý hóa quá trình sản xuất nội dung. Khám phá các công cụ tối ưu hóa nội dung để tạo nội dung hiệu quả. Ngoài ra, tìm hiểu cách các công cụ tạo nội dung như Eskritor có thể nâng cao quy trình viết và rút ngắn thời gian hoàn thành của bạn.
Hiểu về Thách thức của Quy trình Nội dung Hiện đại
Quy trình nội dung vẫn còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công và chưa trải qua bất kỳ tác động tích cực nào từ chuyển đổi số. Không giống các lĩnh vực kinh doanh khác, hoạt động nội dung có mức độ phụ thuộc rất thấp vào tự động hóa quy trình hoặc dữ liệu lớn. Nhiều doanh nghiệp vẫn phụ thuộc nhiều vào các công cụ quy trình nội dung lỗi thời.
- Thách thức Tạo Nội dung Hiện tại: Việc giới thiệu các công cụ hỗ trợ bởi AI đang nhanh chóng thay đổi thế giới sáng tạo nội dung. Tuy nhiên, mạng xã hội không đứng yên. Các tính năng mới, thuật toán, và thay đổi trong hoạt động người dùng liên tục được giới thiệu. Trong một khảo sát của Statista năm 2024, 33% các nhà lãnh đạo marketing và truyền thông cho rằng việc tạo nội dung chất lượng cao là một thách thức marketing hàng đầu.
- Tác động đến Năng suất: Dòng ý tưởng mới không ngừng cần được phát triển có thể khiến suy nghĩ của một người bị đình trệ. Do nghiên cứu, chỉnh sửa và tối ưu hóa cần thiết, nội dung được tạo ra bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
- Nhu cầu Tự động hóa: Quy trình tự động giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn lượng nội dung khổng lồ, hỗ trợ mở rộng và đáp ứng yêu cầu mới. Một ví dụ thực tế là IBM Watson. Hệ thống này đã thành công trong việc sử dụng tự động hóa nội dung để viết tin tức cá nhân hóa cho độc giả mục tiêu. Hệ thống này phát triển nội dung phù hợp, hấp dẫn ngay lập tức mà không cần sự can thiệp của con người.
Các Tính Năng Thiết Yếu của Công Cụ Quy Trình Nội Dung
Quản lý quy trình nội dung đang ngày càng phổ biến và không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn. Các công ty phải thích ứng với những thay đổi tổ chức và cách đối thủ cạnh tranh quản lý hoạt động của họ để duy trì khả năng cạnh tranh.
- Khả năng AI: Tự động hóa có thể được áp dụng cho các tác vụ người dùng cuối như phân bổ, thu thập thông tin, lưu trữ và bảo trì hồ sơ. Nó cũng cần thiết trong hầu hết các quy trình tuân thủ và bảo mật.
- Tính năng cộng tác: Các tính năng giao tiếp hiệu quả chủ yếu là bao quát tệp, đơn giản hóa tác vụ, và giám sát trường hợp hoặc quy trình. Những điều này cho phép tất cả thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau, theo dõi vấn đề và đưa ra quyết định ngay lập tức.
- Tùy chọn tích hợp: Ứng dụng nên tương tác với ít nhất một số công cụ của bạn. Điều này bao gồm CRM, phần mềm tạo đề xuất, phần mềm kế toán, lịch và email của nhân viên. Việc tích hợp với các ứng dụng được sử dụng rộng rãi nên được tích hợp sẵn hoặc hỗ trợ bởi API hoặc các công cụ khác như Zapier.
- Khả năng tùy chỉnh: Bạn có thể hợp lý hóa các tác vụ của nhân viên bằng cách tạo quy trình làm việc tùy chỉnh. Bạn có thể lập sơ đồ mọi thứ từ quy trình phê duyệt đến quy trình tạo nội dung.
8 Giải pháp Quy trình Nội dung Hàng đầu
Grand View Research cho biết quy mô thị trường hệ thống quản lý quy trình công việc toàn cầu được định giá ở mức 9.540,0 triệu USD vào năm 2022. Dự kiến sẽ đạt tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) 33,3% từ năm 2023 đến 2030. Dưới đây là một số phần mềm quy trình nội dung bạn có thể tích hợp vào hệ thống của mình:
- Eskritor: Công cụ viết được hỗ trợ bởi AI để tạo, tối ưu hóa và chỉnh sửa nội dung bằng nhiều ngôn ngữ.
- Grammarly: Trợ lý viết cho cải thiện ngữ pháp, chính tả và phong cách với các tính năng nâng cao cao cấp.
- Jasper: Trình tạo nội dung dựa trên AI với khả năng sản xuất hàng loạt, dịch thuật và tích hợp.
- Ahrefs: Bộ công cụ SEO để nghiên cứu từ khóa, phân tích đối thủ và theo dõi backlink.
- Monday.com: Nền tảng tự động hóa quy trình công việc để quản lý nhiệm vụ và nâng cao năng suất.
- Asana: Công cụ quản lý dự án để tổ chức quy trình làm việc, chiến dịch và hợp tác nhóm.
- Semrush: Nền tảng tiếp thị kỹ thuật số với tích hợp SEO, phân tích và mạng xã hội.
- ClickUp: Công cụ quản lý năng suất và nhiệm vụ với khả năng tích hợp và tùy chỉnh mở rộng.
1. Eskritor
Phần mềm Viết AI của Eskritor cho phép người dùng tạo tài liệu chuyên nghiệp trong vài phút. Tích hợp AI tiên tiến đơn giản hóa đáng kể việc tạo, tối ưu hóa và chỉnh sửa nội dung. Khi người dùng tạo bài đăng blog và đề xuất kinh doanh, các tiêu chuẩn chất lượng chuyên nghiệp được đáp ứng trong vài giây, nâng cao đáng kể năng suất và luồng viết.
Eskritor bao gồm các câu hỏi theo dõi cho phép người dùng đào sâu tìm kiếm và nâng cao kết quả cuối cùng. Các tính năng khác bao gồm điều chỉnh độ dài văn bản, diễn đạt lại nội dung và cải thiện khả năng đọc để tăng độ rõ ràng và thu hút.
Tính năng chính
- Trình viết AI chuyên biệt: Bạn có thể tạo nhiều hình thức nội dung khác nhau với Trình viết AI Eskritor.
- Đa ngôn ngữ: Eskritor hỗ trợ hơn 40 ngôn ngữ, bao gồm Thổ Nhĩ Kỳ, Hindi, Do Thái và nhiều ngôn ngữ khác.
- Chỉnh sửa AI có chọn lọc: Bạn có thể điều chỉnh độ dài văn bản, diễn đạt lại nội dung và nâng cao khả năng đọc để nâng cao bài viết của bạn và cung cấp nội dung thực sự nổi bật.
2. Grammarly
Chức năng "app actions" của Grammarly cho phép bạn tiếp tục công việc mà không cần sửa đổi. App actions tích hợp vào quy trình làm việc của bạn vì chúng cho phép Grammarly có tất cả các chức năng thiết yếu của các ứng dụng khác. Grammarly App Actions giúp việc chuyển đổi ngữ cảnh dễ dàng và nhanh chóng hơn. Mặt hạn chế là phiên bản miễn phí chỉ cung cấp kiểm tra ngữ pháp và chính tả cơ bản. Các tính năng nâng cao như cải thiện phong cách, giọng điệu và độ rõ ràng đòi hỏi phải có đăng ký trả phí.
3. Jasper
Sử dụng thư viện tích hợp của Jasper, bạn có thể nâng cao chiến lược tiếp thị và bắt đầu sản xuất nội dung hàng loạt. Ví dụ, người dùng có thể nhanh chóng tạo, chỉnh sửa, dịch và tái sử dụng nội dung với Ứng dụng Jasper Webflow, thực hiện tất cả công việc trong một bước. Tuy nhiên, các gói cao cấp có thể khá tốn kém, khiến chúng ít tiếp cận hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc người sáng tạo cá nhân.
4. Ahrefs
Ahrefs là bộ công cụ SEO tất cả trong một với khả năng thu thập và phân tích dữ liệu tự động. Tính năng Site Explorer giúp khám phá nội dung hàng đầu của đối thủ cạnh tranh, trong khi Keywords Explorer được thiết kế để nghiên cứu từ khóa. Trong Ahrefs Authority, người dùng tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách loại bỏ nhu cầu truy xuất dữ liệu thủ công. Đối với người mới bắt đầu, Ahrefs có thể có đường cong học tập dốc. Nền tảng cung cấp các công cụ SEO nâng cao đòi hỏi thời gian và kinh nghiệm để hiểu đầy đủ.
5. Monday.com
Monday.com cung cấp cơ hội tự động hóa quy trình làm việc trong vài phút, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất mà không cần viết mã. Tích hợp Typeform cấu trúc và tổ chức nội dung đã gửi. Twilio sẽ cho phép khách hàng tự động nhận thông báo qua tin nhắn khi họ nhận các mặt hàng từ đơn đặt hàng của họ. Tuy nhiên, các kế hoạch tự động hóa và tích hợp được bao gồm trong các gói cấp cao.
6. Asana
Asana là nơi làm việc tập trung để nắm bắt và quản lý quy trình làm việc vượt quá mức độ của một nhóm đơn lẻ. Nó đơn giản hóa việc tổ chức các chiến dịch tiếp thị bằng cách nhóm các yêu cầu đến và phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả. Lộ trình sản phẩm được đơn giản hóa, biến chúng thành danh sách để ưu tiên và tồn đọng. Các đội ngũ bán hàng có thể thiết lập đường ống thông qua tích hợp như Salesforce với các chế độ xem. Một nhược điểm là các tính năng mở rộng và tùy chọn tùy chỉnh có thể tạo ra đường cong học tập dốc.
7. Semrush
Với Semrush, người dùng có thể tích hợp vô số công cụ khác giúp họ duy trì tổ chức ở một nơi. Semrush tích hợp với Google Analytics thông qua bảy điểm kết nối, Trình kết nối dữ liệu tự động và Ứng dụng phân tích tường thuật. Các doanh nghiệp giờ đây có thể dễ dàng lên lịch và theo dõi bài đăng từ Social Poster của Smith. Nền tảng cung cấp dữ liệu và phân tích mở rộng, điều này có thể gây choáng ngợp cho người dùng không quen thuộc với SEO và tiếp thị kỹ thuật số.
8. ClickUp
Khả năng tích hợp miễn phí của ClickUp với hơn 1.000 công cụ nâng cao năng suất. Người dùng cũng có thể xây dựng các tích hợp và ứng dụng ClickUp tùy chỉnh thông qua API công khai của nó. Tích hợp Slack cho phép người dùng tạo và quản lý nhiệm vụ trong các cuộc trò chuyện đang diễn ra. Tuy nhiên, ClickUp đôi khi có thể gặp thời gian tải chậm, đặc biệt là với các dự án lớn và quy trình làm việc phức tạp.
Cách Chọn Công Cụ Quy Trình Nội Dung Phù Hợp
Việc lựa chọn hệ thống quản lý dự án và quy trình nội dung phụ thuộc vào nhu cầu của đội ngũ tiếp thị nội dung nội bộ và cách họ muốn thực hiện mục tiêu của mình. Bạn có thể tạo quy trình làm việc dù bạn là doanh nghiệp lớn hay là một phần của đội ngũ nội bộ.
- Tiêu chí đánh giá: Xác định nhu cầu kinh doanh dựa trên quy mô công ty, khả năng tích hợp và độ phức tạp của quy trình.
- Cân nhắc về tích hợp: Tự động hóa quy trình cải thiện hiệu quả, tăng tốc giao dịch và cho phép cập nhật liền mạch.
- Yếu tố ngân sách: Chọn công cụ dựa trên khả năng chi trả, độ phức tạp khi học và dịch vụ hỗ trợ có sẵn.
- Ảnh hưởng của quy mô đội ngũ: Dựa trên quy mô đội ngũ, chọn công cụ có khả năng truy cập đám mây, cập nhật thời gian thực và tính năng cộng tác.
Tiêu chí đánh giá
Sau khi thiết lập tự động hóa quy trình của bạn, khía cạnh quan trọng nhất là xác định các yêu cầu của bạn. Quy mô công ty, khả năng tích hợp, tiềm năng phát triển và yêu cầu người dùng phải được xác định. Một số doanh nghiệp cần công cụ tự động hóa mạnh mẽ để thực hiện các quy trình phức tạp. Một số người hưởng lợi từ quy trình không-code bán tự động. Điều này giảm nhu cầu cần có chuyên gia để thực hiện quy trình.
Cân nhắc về tích hợp
Theo IBM, tự động hóa quy trình làm việc tăng tốc 80% giao dịch trong vòng hai giờ. Tích hợp ứng dụng có thể giúp doanh nghiệp trong quá trình tích hợp hệ thống hoặc triển khai quy trình mới. Quy trình làm việc cũng cần thiết cho việc tự động hóa, triển khai hoặc điều phối các pipeline và dịch vụ.
Cả tích hợp ứng dụng và quy trình làm việc đều có thể cho phép cập nhật hiệu quả được đẩy đến các hệ thống bên ngoài khác. Quy trình làm việc cho phép tách biệt logic tuần tự cho các hoạt động khác nhau khỏi logic kinh doanh không thể thiếu đối với một hệ thống. Chúng chạy các quy trình trong nhiều hệ thống và chờ đợi tất cả các tác vụ được hoàn thành.
Yếu tố ngân sách
Khía cạnh thứ ba cần xem xét là ngân sách và nguồn lực của bạn. Bạn có bao nhiêu tiền để chi cho một công cụ quản lý quy trình? Bạn có thể dành bao nhiêu nỗ lực và thời gian để học và sử dụng công cụ? Bạn có thể nhận được bao nhiêu dịch vụ và bảo trì từ nhà cung cấp?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn ước tính chi phí cho một công cụ quản lý quy trình và giá trị của nó. Một công cụ với các gói trả phí đắt tiền sẽ cần được tránh nếu ngân sách bị hạn chế. Mặt khác, nếu ngân sách thoải mái, các công cụ nâng cao với các gói tùy chỉnh và tính năng phong phú sẽ được yêu cầu.
Ảnh hưởng của quy mô đội ngũ
Nếu đội ngũ lớn và phân tán, sẽ cần một công cụ cung cấp truy cập dựa trên đám mây và cho phép cập nhật và thông báo thời gian thực. Công cụ phải cung cấp khả năng truy cập ngoại tuyến, chia sẻ tệp và bình luận nếu đội ngũ nhỏ.
Cộng tác và giao tiếp cũng là những phần thiết yếu của quản lý quy trình. Các công cụ cũng cần thiết cho việc chia sẻ, và người cộng tác cần được xem xét. Các tính năng như bình luận, đề cập và thông báo là cần thiết để thông báo cho mọi người.
Tối ưu hóa Hiệu quả Quy trình Nội dung của Bạn
Các tổ chức ở mọi quy mô và tầm vóc ngày càng áp dụng phương pháp này như một phần của việc áp dụng quy trình làm việc mới nhất. Tự động hóa quy trình kinh doanh thông qua lập trình có nhiều lợi thế. Tuy nhiên, những lợi ích này có thể nhanh chóng suy giảm nếu việc triển khai không đúng cách.
Các Phương pháp Tốt nhất
Dưới đây là những phương pháp tốt nhất bạn có thể xem xét để tối đa hóa hiệu quả quy trình nội dung của mình:
- Xác định điểm nghẽn: Nghiên cứu biểu đồ quy trình làm việc của bạn là điều cần thiết để xác định những khoảng trống hoạt động cần cải thiện. Điều này giúp phát hiện các quy trình tốn nhiều thời gian hoặc tạo ra tắc nghẽn. Ngoài ra, hãy quan sát đội ngũ của bạn để xem công việc thường tích tụ ở đâu.
- Trực quan hóa quy trình làm việc: Thiết lập các cột có thể điều chỉnh đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành, kéo chúng vào các cột này để có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của bạn.
- Xác định Trách nhiệm: Người quản lý nội dung có quyền phê duyệt hoặc từ chối nội dung do người sáng tạo cung cấp. Biên tập viên thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu là đọc hiệu đính và chỉnh sửa nội dung trước khi xuất bản.
- Đánh giá quy trình hiện tại của bạn: Trước khi triển khai thiết kế quy trình mới, điều quan trọng là phải hiểu tình hình hiện tại của bạn. Điều này đòi hỏi tài liệu quy trình loại bỏ khoảng trống, chồng chéo và cơ hội khôi phục. Một sơ đồ quy trình hoàn chỉnh cho phép bạn mô tả từng giai đoạn trong các bước có chứa hướng dẫn.
Mẹo Triển khai
Là người mới bắt đầu, hãy bắt đầu với một công cụ không đòi hỏi đường cong học tập dốc. Dưới đây là những mẹo triển khai bạn có thể xem xét:
- Thiết lập Mục tiêu và KPI Rõ ràng: Thiết lập các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường liên quan đến nội dung của bạn. Theo dõi các thông số liên quan như thời gian cần thiết để tạo nội dung, tần suất xuất bản nội dung mới và cách khán giả tương tác với nội dung để xác định thành công.
- Tạo Mẫu Nội dung: Thiết kế các mẫu đồng nhất cho các định dạng nội dung khác nhau. Điều này làm cho quá trình tạo hiệu quả hơn và giảm thiểu sự trùng lặp.
- Sử dụng Lịch Nội dung: Chuẩn bị lịch biên tập để giúp hướng dẫn và giữ cho đội tập trung. Bạn có thể quản lý chiến lược nội dung với cái nhìn tổng hợp về tất cả các hoạt động tiếp thị và tài sản nội dung.
Những Sai lầm Thường gặp Cần Tránh
Một trong những lỗi quan trọng nhất khi phát triển khung chiến lược nội dung là không thiết lập các mục tiêu đáng kể. Không có mục tiêu, bạn sẽ không hiểu được những gì bạn đang cố gắng đạt được, mục đích của nội dung là gì, hoặc làm thế nào để đánh giá thành công. Không có kiểm toán hoặc kiểm kê nội dung, bạn sẽ không biết mình có nội dung gì, nó hoạt động như thế nào, liệu nó có đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra hay không, hoặc liệu nó có hữu ích cho đối tượng dự định hay không.
Kết luận
Một hệ thống quy trình làm việc nội dung có thể nâng cao hiệu quả sáng tạo nội dung trong bất kỳ lĩnh vực nào. Eskritor cách mạng hóa việc tự động hóa quy trình làm việc nội dung kỹ thuật số. Nền tảng này cung cấp các tính năng được hỗ trợ bởi AI giúp việc viết, chỉnh sửa và thậm chí tối ưu hóa trở nên đơn giản và trực quan. Eskritor đảm bảo rằng các doanh nghiệp và cá nhân tạo ra nội dung chất lượng cao. Bản chất trực quan của nền tảng cho phép các công ty cơ cấu lại và quản lý quy trình làm việc nội dung hiệu quả hơn. Sử dụng Eskritor, các đội nhóm có thể đạt được năng suất cao hơn và chất lượng nội dung tốt trên các định dạng và kênh khác nhau.
Những câu hỏi thường gặp
Danh sách kiểm tra quy trình làm việc là hướng dẫn từng bước đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành một cách có cấu trúc và hiệu quả trong một quy trình.
Các thành phần thiết yếu của quy trình làm việc bao gồm nhiệm vụ, vai trò, các bước tuần tự, quy tắc tự động hóa và tích hợp với các hệ thống khác.
Tối ưu hóa SEO nội dung bằng cách sử dụng từ khóa liên quan, tạo nội dung chất lượng cao, cải thiện tốc độ trang, thêm thẻ meta và xây dựng backlink.
CMS được sử dụng bởi doanh nghiệp, nhà tiếp thị, blogger và nhà phát triển để tạo, quản lý và xuất bản nội dung kỹ thuật số một cách hiệu quả.
Dubai, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất