Viết email xin việc hoặc đơn xin thực tập đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và tính chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách viết email xin việc hiệu quả:
- Sử dụng dòng tiêu đề rõ ràng: Dòng tiêu đề email phải rõ ràng và cụ thể. Nó nên bao gồm chức danh công việc và tên của bạn.
- Địa chỉ người nhận: Sử dụng lời chào thích hợp, chẳng hạn như “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Kính gửi[Company Name] Đội ngũ nhân sự.”
- Giới thiệu bản thân: Trong đoạn đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân và đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển. Ngoài ra, hãy giải thích ngắn gọn làm thế nào bạn biết được thông tin tuyển dụng.
- Làm nổi bật trình độ của bạn: Trong một số đoạn văn sau đây, hãy làm nổi bật trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn giúp bạn phù hợp với công việc. Bao gồm các thành tích dựa trên số liệu để chứng minh bạn là tài sản quý giá của công ty.
- Thể hiện sự nhiệt tình của bạn: Thể hiện sự nhiệt tình của bạn đối với công việc và công ty. Giải thích lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và những gì bạn hy vọng sẽ đóng góp.
- Cung cấp thông tin liên hệ của bạn: Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của bạn, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email. Ngoài ra, bao gồm các liên kết đến hồ sơ LinkedIn hoặc trang web cá nhân của bạn.
- Đóng email: Cảm ơn người nhận đã xem xét đơn đăng ký của bạn và bày tỏ sự sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà họ có thể có. Sử dụng dấu hiệu chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”.
- Đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn: Đảm bảo đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc qua email vào email. Cũng có thể bao gồm chúng dưới dạng tệp đính kèm PDF hoặc cung cấp liên kết tới chúng trong email.
- Đọc lại: Trước khi nhấn nút gửi, hãy nhớ đọc lại email của bạn xem có lỗi hoặc lỗi chính tả nào không. Bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời và thể hiện sự chú ý đến từng chi tiết.
- Kiểm tra các ví dụ email xin việc khác nhau trên internet từ các chuyên gia có kinh nghiệm.
Đây là mẫu email xin việc:
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Trưởng phòng Marketing
Kính gửi người quản lý tuyển dụng, hoặc người mà nó có thể quan tâm,
Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Giám đốc Tiếp thị tại Công ty XYZ mà tôi đã thấy trên trang web của công ty bạn. Tôi là một chuyên gia tiếp thị với năm năm kinh nghiệm trong việc phát triển và thực hiện các chiến dịch tiếp thị thành công.
Với vai trò hiện tại là Chuyên gia tiếp thị tại Công ty ABC, tôi đã có nhiều kinh nghiệm về tiếp thị kỹ thuật số, quản lý mạng xã hội và sáng tạo nội dung. Tôi cũng có kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường và có thành tích tốt trong việc nâng cao nhận thức về thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tôi rất vui mừng về cơ hội mang các kỹ năng và kinh nghiệm của mình đến Công ty XYZ và đóng góp vào thành công của nhóm tiếp thị của bạn. Ngoài ra, tôi rất ấn tượng với sứ mệnh và các giá trị của công ty và tôi tin rằng niềm đam mê tiếp thị của tôi phù hợp với các mục tiêu của công ty bạn.
Vui lòng tìm đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc của tôi để bạn xem xét. Cảm ơn bạn đã xem xét ứng dụng của tôi. Tôi mong có cơ hội để thảo luận thêm về trình độ của mình.
Trân trọng,
[Your Full Name]
Lời khuyên về email xin việc là gì?
1. Chuẩn bị tài liệu của bạn
Bước đầu tiên trong việc soạn email ứng tuyển là chuẩn bị các tài liệu bạn sẽ đưa vào email sẵn sàng để gửi đi. Chúng có thể bao gồm sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn cũng như các tài liệu bổ sung được yêu cầu cho vị trí đó, chẳng hạn như các ví dụ về công việc của bạn.
Bạn nên gửi tài liệu của mình dưới dạng PDF thay vì tài liệu Word để đảm bảo người nhận có thể mở và xem chúng. Bao gồm tên đầy đủ của bạn trong tiêu đề của mỗi tài liệu để người xem nhanh chóng biết tài liệu đó thuộc về ai.
2. Soạn Email ứng tuyển của bạn
Bước tiếp theo là soạn email bạn sẽ gửi cùng với các tài liệu đăng ký của mình. Sử dụng email làm thư xin việc của bạn hoặc bao gồm một bản sao thư xin việc của bạn với email.
Bao gồm một lời chào dành cho người nhận, một hoặc hai đoạn mô tả lý do bạn viết và trình độ của bạn, và một đoạn kết bao gồm thông tin liên hệ của bạn và cảm ơn vì thời gian của người nhận.
Bạn cũng nên đề cập đến các tài liệu đính kèm trong email. Thông tin bổ sung trong email là cách bạn biết về công việc đang tuyển dụng và liệu/khi nào bạn sẽ theo dõi.
3. Chọn một dòng tiêu đề ngắn gọn
Dòng chủ đề trong đơn đăng ký của bạn rất quan trọng vì nó nhanh chóng cho phép người quản lý tuyển dụng xem email yêu cầu gì. Vì các nhà quản lý tuyển dụng nhận được rất nhiều email cho các vị trí công việc, nên việc giữ cho dòng chủ đề của bạn rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể sẽ tăng cơ hội thu hút sự chú ý của người xem.
Xem xét một dòng tiêu đề như “Tên của bạn – Vị trí bạn đang ứng tuyển” hoặc một cái gì đó tương tự để đảm bảo người nhận biết chính xác nội dung email của bạn.
4. Bao gồm Chữ ký của bạn
Bao gồm chữ ký email ở cuối email bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại, email, danh mục đầu tư trực tuyến và bất kỳ hồ sơ mạng xã hội nào bạn muốn chia sẻ với nhà tuyển dụng.
5. Xem lại email của bạn trước khi gửi
Trước khi nhấn gửi, điều quan trọng là phải xem xét và đọc lại email của bạn để đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp, đúng ngữ pháp và chính tả. Cân nhắc thêm một trợ lý viết trực tuyến như Grammarly vào trình duyệt của bạn để phát hiện lỗi và đưa ra đề xuất cải thiện.
Bạn cũng nên gửi một email kiểm tra cho chính mình để đảm bảo email của bạn trông đẹp và có tất cả các tệp đính kèm thích hợp. Khi bạn chắc chắn rằng ứng dụng của mình hoàn hảo, hãy gửi email cho nhà tuyển dụng.
6. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Tài khoản email bạn sử dụng để gửi đơn đăng ký phải là tài khoản chuyên nghiệp. Nếu bạn đang nộp đơn cho nhiều công việc, bạn thậm chí có thể muốn thiết lập một tài khoản email chỉ để tìm kiếm việc làm. Bạn sẽ có thể dễ dàng theo dõi các ứng dụng của mình vì chúng sẽ không bị trộn lẫn với email cá nhân của bạn. Nếu bạn sử dụng dịch vụ email trực tuyến (ví dụ: Gmail ), bạn sẽ có thể truy cập thư của mình từ bất kỳ thiết bị nào. Khi bạn thiết lập tài khoản, hãy thử sử dụng một biến thể tên của bạn, chẳng hạn như firstname.lastname@email.com.
7. Chọn Tên Tệp cho Sơ yếu lý lịch của bạn
Khi bạn lưu sơ yếu lý lịch của mình, hãy bao gồm tên của bạn trong tiêu đề để nhà tuyển dụng biết đó là sơ yếu lý lịch của ai.
8. Cho thấy bạn đã hiểu rõ bản mô tả công việc
Là một người tìm việc, bạn nên biết tất cả các khía cạnh của công việc bạn đang ứng tuyển và bạn cần thể hiện điều này với nhà tuyển dụng tiềm năng của mình. Tránh những cụm từ sáo rỗng như “Đây là công việc mơ ước của tôi.” Sử dụng ngôn ngữ trang trọng hơn trong thư xin việc của bạn. Chi tiết sẽ được đề cập trong tin tuyển dụng.
Mẫu email xin việc là gì?
Mẫu email xin việc là định dạng được thiết kế sẵn mà bạn sử dụng làm hướng dẫn khi viết email xin việc. Mẫu bao gồm các thành phần thiết yếu của email xin việc, chẳng hạn như dòng tiêu đề, lời chào, phần giới thiệu, phần thân và phần kết.
Việc sử dụng mẫu email xin việc giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình và đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả thông tin cần thiết để chứng minh lý do tại sao bạn là ứng viên lý tưởng cho công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là cá nhân hóa email cho công việc và công ty cụ thể mà bạn đang ứng tuyển và làm nổi bật các bằng cấp và kinh nghiệm liên quan của bạn.
Đây là một ví dụ mẫu:
Chủ thể:[Position] Ứng dụng – [Your Name]
Kính gửi Ông/Bà/Bà.[Hiring Manager’s Name] ,
tôi viết thư này để áp dụng cho các[Position] vị trí tại[Company Name] . Với[Number of Years] năm kinh nghiệm trong[relevant field or industry] , Tôi tự tin rằng mình có các kỹ năng và trình độ cần thiết để đảm nhận vai trò này một cách xuất sắc.
Trong vai trò trước đây của tôi tại[Previous Company] , TÔI[brief description of your responsibilities and achievements] . tôi thành thạo[relevant skills] và có kinh nghiệm với[relevant tools or software] . Ngoài ra, tôi là một người học hỏi nhanh, có thể thích ứng với các công nghệ và quy trình mới.
Tôi đam mê[industry or field] và rất vui mừng về cơ hội đóng góp vào sự thành công của[Company Name] . Ngoài ra, tôi rất ấn tượng với sứ mệnh và các giá trị của công ty và tin rằng các kỹ năng và kinh nghiệm của tôi phù hợp với các mục tiêu của công ty.
Vui lòng tìm đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc của tôi để bạn xem xét. Nếu bạn cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi. Cảm ơn bạn đã xem xét ứng dụng của tôi.
Trân trọng,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
Làm thế nào để viết một email tiếp theo sau khi nộp đơn xin việc?
Theo dõi nhà tuyển dụng tiềm năng sau khi nộp đơn xin việc thể hiện sự nhiệt tình và quan tâm của bạn đối với vị trí này. Dưới đây là một số mẹo về cách viết email theo dõi sau khi nộp đơn xin việc:
- Đợi ít nhất một tuần sau khi đăng ký trước khi gửi email tiếp theo. Điều này giúp nhà tuyển dụng có đủ thời gian để xem xét đơn của bạn.
- Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng cho biết mục đích của email của bạn. Ví dụ, “Theo dõi trên[Position] Ứng dụng” hoặc “Kiểm tra Trạng thái Ứng dụng.”
- Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự, chẳng hạn như “Dear[Hiring Manager’s Name] .”
- Nhắc nhở nhà tuyển dụng về ứng dụng của bạn bằng cách đề cập đến vị trí bạn đã ứng tuyển và ngày bạn nộp đơn.
- Thể hiện sự quan tâm liên tục của bạn đối với vị trí và công ty.
- Hỏi xem bạn có cung cấp thông tin bổ sung nào không hoặc liệu có thời gian ước tính cho quá trình tuyển dụng hay không.
- Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian và sự cân nhắc của họ.
- Bao gồm thông tin liên lạc của bạn trong trường hợp nhà tuyển dụng cần liên lạc với bạn.
Dưới đây là một ví dụ về email tiếp theo:
Chủ đề: Theo dõi Đơn xin Điều phối viên Tiếp thị
Kính thưa[Hiring Manager’s Name] ,
Tôi hy vọng email này đến được với bạn. Tôi viết thư này để theo dõi đơn đăng ký gần đây của tôi cho vị trí Điều phối viên Tiếp thị tại Công ty XYZ. Tôi đã nộp đơn vào ngày[Date of Application] , và tôi rất quan tâm đến cơ hội này.
Đầu tiên, tôi rất vui mừng về khả năng tham gia nhóm Công ty XYZ và đóng góp vào thành công của công ty. Ngoài ra, tôi tin rằng các kỹ năng và kinh nghiệm của tôi khiến tôi trở thành một ứng cử viên sáng giá cho vị trí này.
Tôi muốn đăng ký và xem liệu có bất kỳ thông tin bổ sung nào tôi có thể cung cấp hoặc liệu có thời gian ước tính cho quy trình tuyển dụng hay không. Tôi sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn và có thể cung cấp tài liệu tham khảo theo yêu cầu.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm của bạn. Tôi mong muốn được nghe từ bạn.
Trân trọng,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
