วิธีการเขียนจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพ

การเขียนจดหมายลาออกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย หลายคนต้องดิ้นรนกับการหาน้ําเสียงที่เหมาะสม ที่แย่กว่านั้น จดหมายลาออกที่ไม่ดีอาจทําให้คุณประสบปัญหาและทําให้คุณมีช่วงเวลาที่ยากลําบากในการออกจากบริษัท

นั่นเป็นเหตุผลที่เครื่องมือ AI อย่าง Eskritor สามารถเขียนจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพที่ช่วยให้คุณออกจากบริษัทได้อย่างสง่างามและสงบสุข เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้มุ่งเน้นไปที่การแสดงความขอบคุณและรักษาความสัมพันธ์เชิงบวก ซึ่งนําไปสู่การออกเดินทางที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทําเช่นนั้นได้

เหตุใดจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพจึงมีความสําคัญ

จดหมายลาออกที่ออกแบบมาอย่างดีไม่สามารถต่อรองได้สําหรับการจากไปอย่างมืออาชีพ ไม่ใช่แค่พิธีการเท่านั้น เป็นเครื่องมือสําคัญในการจัดการทางออกของคุณและรักษาความสัมพันธ์ทางวิชาชีพในเชิงบวก

มีความแตกต่างอย่างมีนัยสําคัญระหว่างการลาออกและการขอลาออก จดหมายมืออาชีพคือคําแถลงว่าคุณกําลังลาออก ไม่ใช่การขออนุญาตลาออกหรือแจ้งข้อเสนอโต้แย้ง

การรักษาความสัมพันธ์ทางวิชาชีพ

จดหมายลาออกที่ดีช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับนายจ้างเก่าของคุณ มันทิ้งความประทับใจในเชิงบวกในขั้นสุดท้ายซึ่งจะเป็นประโยชน์ในภายหลัง แม้ว่าคุณจะจากไปด้วยเหตุผลที่ไม่เกี่ยวข้อง แต่จดหมายที่สุภาพก็แสดงความเคารพ นี่อาจเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการรับข้อมูลอ้างอิง การสร้างเครือข่าย หรือแม้แต่การกลับไปที่บริษัทในสักวันหนึ่ง

การลาออกอย่างราบรื่นยังช่วยให้ กลับมาและเจรจากับงานเก่าของคุณ ได้ง่ายขึ้น สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป และคุณอาจต้องการกลับไป ทางออกที่ดีได้รับความช่วยเหลือจากจดหมายมืออาชีพทําให้ง่ายขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่กลับไป แต่พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะให้ข้อมูลอ้างอิงที่ดีแก่คุณหรือเขียนจดหมายแนะนําเพื่อช่วยคุณหางานใหม่

การจัดทําเอกสารความตั้งใจที่จะลาออก

จดหมายลาออกเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของการจากไปของคุณ นี่เป็นสิ่งสําคัญสําหรับ HR และปกป้องทั้งคุณและนายจ้างของคุณ มันแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเมื่อคุณออกไปซึ่งช่วยในเรื่องต่างๆเช่นบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการ

สําหรับคุณ จดหมายพิสูจน์ว่าคุณลาออกอย่างเป็นทางการ ปกป้องคุณจากการโต้เถียงเกี่ยวกับการจากไปของคุณ สําหรับนายจ้างของคุณ เป็นบันทึกการลาออกของคุณ ซึ่งมีความสําคัญต่อบันทึกและเหตุผลทางกฎหมายของพวกเขา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากมีความขัดแย้งเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณจากไป จดหมายอย่างเป็นทางการทําให้ทุกอย่างชัดเจน

คําแนะนําทีละขั้นตอนในการเขียนจดหมายลาออก

การเขียนจดหมายลาออกสําหรับงานเป็นเรื่องของความชัดเจนและรัดกุม ไม่ใช่สถานที่สําหรับคําอธิบายที่ยาวเหยียดหรือการระเบิดทางอารมณ์ เป้าหมายคือการระบุความตั้งใจของคุณที่จะจากไปอย่างมืออาชีพและตรงไปตรงมา

1 เริ่มต้นด้วยคําทักทายที่สุภาพ

เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยคําทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ โดยระบุชื่อผู้จัดการหรือหัวหน้างานของคุณโดยตรง ตัวอย่างเช่น: "เรียน [ชื่อผู้จัดการ]" หรือ "เรียนคุณ/คุณ [นามสกุลผู้จัดการ]" . นี่เป็นแนวทางปฏิบัติของจดหมายธุรกิจมาตรฐานที่กําหนดโทนเสียงที่ให้เกียรติตั้งแต่เริ่มต้น

การส่งจดหมายถึงหัวหน้างานของคุณโดยตรงเป็นสิ่งสําคัญด้วยเหตุผลหลายประการ โดยพื้นฐานแล้ว ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจดหมายจะไปถึงผู้รับที่ต้องการ และลดโอกาสที่จดหมายจะถูกมองข้ามหรือวางผิดที่

ที่อยู่โดยตรงนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือข้อพิพาทในอนาคต เช่น หัวหน้างานอ้างว่าพวกเขาไม่ได้รับหรืออ่านใบลาออกของคุณ การมีบันทึกการส่งมอบและการรับทราบที่ชัดเจนโดยเริ่มจากการทักทายที่เหมาะสมเป็นการป้องกันอย่างมืออาชีพสําหรับทั้งสองฝ่าย

2 ระบุเจตนารมณ์ของคุณที่จะลาออกอย่างชัดเจน

ทันทีหลังจากการทักทาย ให้ระบุเจตนารมณ์ของคุณอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมาที่จะลาออกจากตําแหน่ง สิ่งนี้ควรระบุไว้ในย่อหน้าแรก หลีกเลี่ยงการตีรอบพุ่มไม้หรือใช้ภาษาที่คลุมเครือ ตรงไปตรงมาและตรงประเด็น ตามคําชี้แจงนี้ ให้ระบุวันทําการสุดท้ายของคุณ วันที่นี้ควรสอดคล้องกับระยะเวลาการแจ้งให้ทราบตามที่กําหนดของบริษัทของคุณ (เช่น สองสัปดาห์ หนึ่งเดือน)

ตัวอย่างเช่น: "โปรดยอมรับจดหมายนี้เป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการว่าฉันกําลังลาออกจากตําแหน่ง [ตําแหน่งงานของคุณ] ที่ [ชื่อบริษัท] โดยมีผล [วันสุดท้ายของการจ้างงานของคุณ] "

การพูดสั้นโดยไม่หยาบคายเป็นเรื่องการสร้างสมดุลระหว่างความกระชับและความสุภาพ นี่คือวิธี:

• ตรงไปตรงมาแต่ไม่กะทันหัน: ใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม แต่หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคําที่ตรงไปตรงมาเกินไป แทนที่จะพูดว่า "ฉันลาออก" ให้ใช้ "ฉันกําลังลาออก"
• ระบุเจตนาของคุณอย่างชัดเจนและทันที: อย่ารอช้าการประกาศลาออก ตรงประเด็นในย่อหน้าแรก
• หลีกเลี่ยงคําอธิบายที่ไม่จําเป็น: หลีกเลี่ยงการให้เหตุผลที่ยืดเยื้อสําหรับการออกเดินทางของคุณ คําแถลงง่ายๆ ของความตั้งใจที่จะลาออกก็เพียงพอแล้ว

เมื่อปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ คุณจะสามารถสื่อสารการลาออกของคุณได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงรักษาน้ําเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ

3 อนุโมทนา

หลังจากระบุความตั้งใจที่จะลาออกแล้ว ให้แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อนายจ้างของคุณสําหรับโอกาสและประสบการณ์ที่คุณได้รับในช่วงเวลาที่คุณทํางานกับบริษัท นี่เป็นองค์ประกอบสําคัญของจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพ แสดงให้เห็นถึงความเคารพและรับทราบคุณค่าของเวลาของคุณที่นั่นโดยไม่คํานึงถึงเหตุผลในการจากไป

ตัวอย่างเช่น: "ฉันรู้สึกขอบคุณสําหรับโอกาสที่ฉันได้รับในช่วงเวลาที่ฉันอยู่ที่ [ชื่อบริษัท] ฉันให้ความสําคัญกับประสบการณ์ที่ฉันได้รับเป็นพิเศษใน [กล่าวถึงพื้นที่หรือโครงการเฉพาะ]"

การแสดงความขอบคุณแสดงว่าคุณกําลังจากไปในแง่บวกและซาบซึ้งกับโอกาสที่มอบให้กับคุณ นอกจากนี้ยังสื่อสารอย่างละเอียดว่าคุณกําลังจากไปในกรอบความคิดเชิงบวก และการแทรกแซงหรือภาวะแทรกซ้อนที่ไม่จําเป็นจากนายจ้างของคุณอาจเป็นอันตรายต่อการจากไปในเชิงบวกนั้น

มันเป็นวิธีพูดว่า "ฉันกําลังจากไปด้วยเงื่อนไขที่ดี ขอให้มันเป็นแบบนั้น"

4 เสนอการสนับสนุนในช่วงเปลี่ยนผ่าน

หลังจากแสดงความขอบคุณแล้ว ให้ความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่าน สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความมุ่งมั่นของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ยังตอกย้ําความตั้งใจเชิงบวกและความเต็มใจที่จะร่วมมือของคุณ

ตัวอย่างเช่น: "ฉันยินดีที่จะช่วยเหลือในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นในระหว่างการออกเดินทางของฉัน ฉันพร้อมที่จะช่วยฝึกอบรมผู้ทดแทนและทํางานที่ค้างอยู่ให้เสร็จก่อนวันสุดท้ายของฉัน"

การเสนอการสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านอาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การฝึกอบรมผู้แทน การจัดทําเอกสารกระบวนการทํางานของคุณ หรือการช่วยสรุปโครงการที่กําลังดําเนินอยู่ ข้อเสนอนี้ไม่ได้บังคับให้คุณรับภาระงานที่ไม่สมเหตุสมผล แต่แสดงให้เห็นถึงความเต็มใจของคุณที่จะช่วยเหลือในระหว่างการเปลี่ยนแปลง

5 ปิดด้วยบันทึกเชิงบวก

การปิดจดหมายลาออกของคุณเป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะสร้างความประทับใจในเชิงบวกและไม่รู้ลืม จบจดหมายด้วยความปรารถนาดีอย่างจริงใจสําหรับความสําเร็จและการเติบโตในอนาคตของบริษัท สิ่งนี้ช่วยเสริมท่าทางความเป็นมืออาชีพของคุณและเปิดประตูสําหรับความเป็นไปได้ในอนาคต

ตัวอย่างเช่น: "ฉันขอให้คุณและ [ชื่อบริษัท] โชคดีในอนาคต " หรือ "ฉันหวังว่าบริษัทจะประสบความสําเร็จอย่างต่อเนื่องในความพยายามในอนาคต "

ทําให้สั้น จริงใจ และเป็นบวก หลีกเลี่ยงคําพูดประชดประชันหรือเชิงลบ แม้ว่าประสบการณ์ของคุณจะน้อยกว่าอุดมคติก็ตาม การรักษาน้ําเสียงเชิงบวกจนถึงจุดจบเป็นสิ่งสําคัญสําหรับความสัมพันธ์ระยะยาวและเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในฝั่งคุณ

6 ลงชื่อออกอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนสุดท้ายคือการลงนามในจดหมายของคุณด้วยการปิดจดหมายอย่างมืออาชีพ สิ่งนี้จะเพิ่มสัมผัสที่เป็นทางการและทําให้เอกสารสมบูรณ์ ใช้การปิดจดหมายธุรกิจมาตรฐาน เช่น:

• อย่างจริงใจ
• ด้วยความเคารพ
• ด้วยความเคารพ

"ขอแสดงความนับถือ" โดยทั่วไปเป็นการปิดที่พบบ่อยที่สุดและเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง

หลังจากปิด ให้พิมพ์ชื่อนามสกุลของคุณในบรรทัดด้านล่าง หากคุณกําลังส่งสําเนาจดหมาย ให้เว้นช่องว่างระหว่างนามปิดและชื่อที่พิมพ์ไว้สําหรับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ หากคุณกําลังส่งจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถพิมพ์ชื่อของคุณหรือใช้ลายเซ็นดิจิทัลได้ตามความเหมาะสม

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายลาออกที่มีประสิทธิภาพ

การเขียนจดหมายลาออกอาจรู้สึกน่ากลัว แต่ก็ไม่จําเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการเขียนจดหมายลาออกที่มีประสิทธิภาพบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อสร้างเอกสารที่เป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

ทําให้สั้นและเป็นมืออาชีพ

ความกระชับคือกุญแจสําคัญ หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จําเป็นหรือคําอธิบายที่ยาวเหยียด ยึดมั่นในข้อมูลสําคัญ: ความตั้งใจที่จะลาออก วันสุดท้าย และการแสดงความขอบคุณ รักษาน้ําเสียงที่ให้เกียรติและเป็นมืออาชีพตลอดทั้งจดหมาย

สิ่งสําคัญคือต้องจําไว้ว่าคุณ ไม่จําเป็นต้อง อธิบายว่า เหตุใดคุณ จึงลาออกในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถระบุความตั้งใจที่จะออกไปได้ สิ่งนี้สามารถบรรเทาแรงกดดันที่ต้องพิสูจน์การตัดสินใจของคุณ

ใช้โครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นทางการ

จดหมายที่มีโครงสร้างดีนั้นอ่านและเข้าใจง่าย หากคุณทํางานให้กับบริษัทขนาดใหญ่ ให้ใช้น้ําเสียงและโครงสร้างที่เป็นทางการมากขึ้นในจดหมายลาออกของคุณ ในทํานองเดียวกันหากวัฒนธรรมในที่ทํางานของคุณหละหลวมมากขึ้นให้เปลี่ยนน้ําเสียงการเขียนของคุณให้เข้ากับที่ทํางาน

คุณไม่ต้องการให้จดหมายลาออกรู้สึกไม่เคารพโดยไม่เคารพมาตรฐานการสื่อสารในที่ทํางาน

หลีกเลี่ยงความคิดเห็นทางอารมณ์หรือเชิงลบ

จดหมายลาออกไม่ใช่สถานที่ระบายความหงุดหงิดหรือความคับข้องใจ แม้ว่าคุณจะมีข้อร้องเรียนที่รุนแรง แต่การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรอาจนําไปสู่ภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นกับคุณและไม่ใช่ความคิดที่ดี

มุ่งเน้นไปที่การแสดงความขอบคุณสําหรับโอกาสที่คุณได้รับและรักษาน้ําเสียงเชิงบวก วิธีนี้ช่วยรักษาชื่อเสียงในอาชีพของคุณและหลีกเลี่ยงการสร้างความขัดแย้งที่ไม่จําเป็น

Eskritor ลดความซับซ้อนของการเขียนจดหมายลาออกได้อย่างไร

Eskritor เป็นหนึ่งในเครื่องมือ AI มากมายสําหรับการเขียนจดหมายลาออก ช่วยให้ผู้ใช้สร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรประเภทต่างๆ รวมถึงเอกสารระดับมืออาชีพ เช่น จดหมายลาออก

AI - เทมเพลตจดหมายลาออกที่สร้างขึ้น

กระบวนการเขียน Eskritor จะให้เทมเพลตจดหมายลาออกที่เฉพาะเจาะจงซึ่งปรับให้เหมาะกับอุตสาหกรรมต่างๆ และการตั้งค่าระดับมืออาชีพ สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณสอดคล้องกับมาตรฐานการสื่อสารของสถานที่ทํางานเฉพาะของคุณ ไม่ว่าจะเป็นสภาพแวดล้อมขององค์กร ธุรกิจขนาดเล็ก หรือองค์กรไม่แสวงหาผลกําไร

นอกจากนี้ หากคุณมีร่างคร่าวๆ ของจดหมายลาออกอยู่แล้ว Eskritor สามารถช่วยคุณปรับแต่งงานเขียนของคุณได้ ด้วยการระบุและลบความคิดเห็นเชิงลบหรืออารมณ์มากเกินไป คุณจะเหลือจดหมายลาออกที่สวยงามและเป็นมืออาชีพในเวลาเพียงไม่กี่นาที

การปรับแต่งไวยากรณ์และสไตล์

เครื่องมือแก้ไขขั้นสูงของ Eskritor แก้ไขไวยากรณ์โดยอัตโนมัติ เพิ่มความชัดเจนของประโยค และทําให้แน่ใจว่าน้ําเสียงของคุณยังคงเป็นมืออาชีพ โปรดจําไว้ว่าภาษาที่ชัดเจนและรัดกุมเป็นสิ่งสําคัญในจดหมายลาออก

เครื่องมือที่ประหยัดเวลาและใช้งานง่าย

ด้วย Eskritor คุณสามารถร่าง แก้ไข และสรุปจดหมายลาออกได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือปัญหาการจัดรูปแบบ แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่ากับความทุกข์ทรมานว่าจดหมายที่พิมพ์ด้วยมือของคุณดีพอหรือไม่ Eskritor มอบโซลูชันที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ

เป็นเส้นทางที่ง่ายกว่าสู่จดหมายลาออกที่สวยงามและเป็นมืออาชีพ ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่แง่มุมอื่นๆ ของการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อมุ่งเน้นไปที่ความตื่นเต้นของโอกาสใหม่หรือความโล่งใจจากการออกจากสถานการณ์ที่ยากลําบาก เป็นเรื่องง่ายที่จะทําผิดพลาดเมื่อเขียนจดหมายลาออก ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง:

ลืมใส่รายละเอียดที่จําเป็น

ระบุวันทําการสุดท้ายของคุณเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระยะเวลาแจ้งของบริษัทของคุณ นอกจากนี้ ให้ระบุข้อมูลติดต่อของคุณ (ที่อยู่อีเมลและ/หรือหมายเลขโทรศัพท์) ในกรณีที่นายจ้างของคุณจําเป็นต้องติดต่อคุณหลังจากที่คุณออกเดินทาง

การเขียนจดหมายที่สะเทือนอารมณ์มากเกินไป

หลีกเลี่ยงการรวมความคับข้องใจส่วนตัว ความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหาร หรือการแสดงออกทางอารมณ์มากเกินไป แม้ว่าจะเข้าใจได้ว่าจะรู้สึกถึงอารมณ์ที่รุนแรงเกี่ยวกับการลาออก แต่การแสดงออกในจดหมายลาออกอาจเป็นอันตรายได้:

• ชื่อเสียงทางวิชาชีพที่เสียหาย: ความคิดเห็นเชิงลบอาจทําให้ชื่อเสียงของคุณเสื่อมเสียและทําให้ยากต่อการอ้างอิงในอนาคต
• ผลกระทบทางกฎหมาย: ในบางกรณี ข้อความหมิ่นประมาทอาจนําไปสู่การดําเนินคดีทางกฎหมาย
• โอกาสที่หายไป: จดหมายเชิงลบอาจเป็นอันตรายต่อโอกาสในอนาคตกับบริษัทเดียวกันหรือในอุตสาหกรรมเดียวกัน

ทางที่ดีควรรักษาจดหมายให้เป็นข้อเท็จจริง กระชับ และเป็นมืออาชีพเสมอ

การชะลอการส่ง

การส่งจดหมายลาออกทันทีเป็นสิ่งสําคัญ การเลื่อนการส่งอาจสร้างความยากลําบากให้กับนายจ้างของคุณในการวางแผนการออกเดินทางและหาคนทดแทน

การปฏิบัติตามระยะเวลาการแจ้งมาตรฐาน (โดยปกติสองสัปดาห์) เป็นมารยาทอย่างมืออาชีพและช่วยให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นยิ่งขึ้น

บทสรุป

จดหมายลาออกอย่างมืออาชีพเป็นมากกว่าพิธีการ เป็นโอกาสในการรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับนายจ้างและเพื่อนร่วมงานของคุณทิ้งความประทับใจในเชิงบวกไว้ไม่รู้ลืม

เมื่อทําตามคําแนะนําทีละขั้นตอนที่ให้ไว้ในบทความนี้ คุณจะสามารถสร้างจดหมายลาออกที่ชัดเจน กระชับ และเป็นมืออาชีพได้

สําหรับผู้ที่มีปัญหากับจดหมายลาออก ให้ลอง Eskritor ! ด้วยตัวอย่างจดหมายลาออกและเทมเพลตให้เลือก คุณสามารถเขียนจดหมายที่ปรับแต่งได้และปราศจากข้อผิดพลาดได้ภายในไม่กี่นาที