วิธีการเขียนจดหมายปะหน้าที่น่าสนใจ

มีสองสิ่งที่ทําให้จดหมายปะหน้ามีประสิทธิภาพ: การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณและความเป็นมืออาชีพ จดหมายทั่วไปจะไม่โดดเด่น แต่การเขียนจดหมายปะหน้าที่ดีอาจเป็นเรื่องยาก ผู้คนต้องดิ้นรนกับจุดเริ่มต้นวิธีเน้นทักษะโดยไม่ต้องทําซ้ําเรซูเม่และวิธีการเป็นมืออาชีพแต่แสดงบุคลิกภาพ

นั่นคือจุดที่เครื่องมือ AI สําหรับการเขียนจดหมายปะหน้า เช่น Eskritor สามารถช่วยได้ การเขียนEskritor AI ช่วยให้ผู้หางานเอาชนะความท้าทายในการเขียนประหยัดเวลาและสร้างจดหมายปะหน้าที่แข็งแกร่งและเป็นที่สังเกต

อะไรทําให้จดหมายปะหน้าน่าสนใจ?

จดหมายปะหน้าที่น่าสนใจมีความเกี่ยวข้อง มันบอกนายจ้างว่าพวกเขาจําเป็นต้องรู้อะไรเกี่ยวกับคุณและไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น

ทําความเข้าใจมุมมองของนายจ้าง

นายจ้างเห็น ผู้สมัครอย่างน้อย 72 คนสําหรับทุกประกาศรับสมัครงาน ตั้งแต่ปี 2023 และจํานวนนั้นเพิ่มขึ้นเท่านั้น จากมุมมองของนายจ้าง พวกเขามีเวลาและทรัพยากรจํากัด และต้องมุ่งเน้นไปที่การค้นหาผู้สมัครหลักที่มีศักยภาพที่ชัดเจน นั่นเป็นเหตุผลที่มืออาชีพอย่างคุณต้องโดดเด่นด้วยจดหมายปะหน้า

หากจดหมายปะหน้าของคุณไม่สามารถแสดงได้อย่างรวดเร็วว่าทําไมคุณถึงเหมาะสมใบสมัครของคุณอาจถูกปัดออกไปในฐานะผู้สมัครทั่วไปรายอื่น

ปรับทักษะของคุณให้สอดคล้องกับข้อกําหนดของงาน

มุ่งเน้นไปที่การแสดงทักษะที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่แสดงรายการงานที่ผ่านมาทุกงาน วิเคราะห์รายละเอียดงานอย่างรอบคอบ โดยระบุทักษะหรือข้อกําหนดหลัก 3-5 ข้อ จากนั้นแสดงตัวอย่างเฉพาะจากประสบการณ์ของคุณที่พิสูจน์โดยตรงว่าคุณมีทักษะเหล่านั้น งานที่ไม่เกี่ยวข้องทําให้ข้อความของคุณเจือจางลงและทําให้นายจ้างเห็นว่าคุณเหมาะสมหรือไม่

คําแนะนําทีละขั้นตอนในการเขียนจดหมายปะหน้าที่มีประสิทธิภาพ

การเขียนจดหมายปะหน้าที่มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องเกี่ยวกับการดึงดูดความสนใจอย่างรวดเร็วและรักษาความสนใจนั้นไว้ตลอดทั้งจดหมาย

1 วิจัยบริษัทและบทบาท

ขั้นตอนแรกคือการทําความเข้าใจบริษัทและบทบาทงานเพื่อให้สามารถปรับแต่งจดหมายปะหน้าของคุณและแสดงให้เห็นว่าคุณ "เข้ากันได้" กับบริษัท เมื่อคุณสะท้อนถึงค่านิยมของพวกเขาในจดหมายปะหน้า มันจะบอกพวกเขาว่าคุณจะรวมเข้ากับพนักงานได้อย่างราบรื่น และการทํางานกับคุณเป็นเรื่องง่าย

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและงานที่คุณสมัคร:

สําหรับบทบาทงาน :

• มองหาคําหลักที่เน้นในรายละเอียดงาน นี่เป็นส่วนที่สําคัญที่สุดของบทบาทและสิ่งที่คุณควรให้ความสําคัญในจดหมายปะหน้าของคุณ
• ค้นหาว่าเป้าหมายของรายละเอียดงานนั้นคืออะไรสําหรับบริษัท บริษัทพยายามแก้ปัญหาอะไรด้วยการจ้างคนในตําแหน่งนี้

สําหรับพันธกิจและวัฒนธรรมของบริษัท :

• ดูที่เว็บไซต์ของบริษัท พวกเขาอาจมีหน้าเกี่ยวกับเรากับทีมและวัฒนธรรมของพวกเขา
• มองหาพนักงานที่ทํางานในบริษัทนั้นผ่าน LinkedIn และอ่านโปรไฟล์และโพสต์ของพวกเขา

2 จัดโครงสร้างจดหมายปะหน้าของคุณอย่างมืออาชีพ

หากคุณกําลังเขียนจดหมายปะหน้าในแบบฟอร์มเว็บไซต์ ให้เพิ่มช่องว่าง 2 ช่องระหว่างบทนําและเนื้อหาของจดหมายปะหน้า จากนั้นเพิ่มช่องว่าง 3 ช่องอีกครั้งสําหรับข้อความปิด (เช่น ขอแสดงความนับถือ ชื่อ) รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยจัดโครงสร้างจดหมายปะหน้าของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

หากจดหมายปะหน้าของคุณผ่านทาง Google Docs หรือ Microsoft Word ให้เพิ่มส่วนหัวที่เหมาะสมพร้อมชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และ URL โปรไฟล์ LinkedIn (หรือลิงก์ระดับมืออาชีพอื่นๆ เกี่ยวกับคุณ) เพิ่มหัวกระดาษและส่วนท้ายที่เหมาะสมสําหรับเอกสารของคุณเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ

สุดท้าย ให้ย่อหน้าของคุณกระชับ ตั้งเป้าไว้ที่ 4 ถึง 5 บรรทัดเพื่อไม่ให้ย่อหน้าของคุณดูใหญ่เกินไป

3 สร้างย่อหน้าเปิดที่ชัดเจน

ย่อหน้าเปิดเป็นโอกาสแรกของคุณที่จะสร้างความประทับใจอย่างมาก ต่อไปนี้เป็นสามเทคนิคในการดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน:

• สะท้อนความต้องการที่สําคัญ: อ้างอิงทักษะหรือความรับผิดชอบที่สําคัญที่กล่าวถึงในรายละเอียดงานโดยตรงเพื่อแสดงว่าคุณได้อ่านแล้ว
• กล่าวถึงการอ้างอิง: หากมีคนในบริษัทแนะนําคุณ ให้ระบุชื่อของพวกเขาในตอนเปิดเพื่อความน่าเชื่อถือ
• เน้นความสําเร็จที่เกี่ยวข้อง: กล่าวถึงความสําเร็จหรือความสําเร็จที่สําคัญที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรงโดยเร็วที่สุด

แนวคิดหลักของย่อหน้าเปิดที่แข็งแกร่งคือการโดดเด่นโดยใส่ใจในรายละเอียด หรือเป็นผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมและเปิดจดหมายสมัครงานของคุณด้วยประสบการณ์การทํางานที่เกี่ยวข้องมาก

4 แสดงความสําเร็จและทักษะที่เกี่ยวข้อง

83% ของผู้จัดการการจ้างงาน คิดว่าจดหมายปะหน้าเป็นสิ่งสําคัญ เพราะนั่นคือวิธีที่คุณทําให้ประสบการณ์การทํางานที่เกี่ยวข้องโดดเด่นเพื่อตอบรายละเอียดงาน

ในจดหมายปะหน้าของคุณ แทนที่จะพูดว่าคุณสามารถทําอะไรได้บ้าง ให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทํา ต่อไปนี้คือวิธีแสดงความสําเร็จและทักษะของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ:

• วัดปริมาณผลลัพธ์ของคุณ: เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ใช้ตัวเลขเพื่อเน้นผลกระทบของงานของคุณ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า" ให้พูดว่า "คะแนนความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น 15% ในไตรมาสที่ 3 ปี 2023"
• มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่งาน: แทนที่จะเป็น " รับผิดชอบ ในการจัดการบัญชีโซเชียลมีเดีย " พูด ว่า " พัฒนา และใช้กลยุทธ์โซเชียลมีเดียที่เพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ติดตาม 25%"

การกล่าวถึงผลกระทบและความสําเร็จของคุณแทนความรับผิดชอบก่อนหน้านี้ของคุณเปรียบเสมือนทางลัดสู่หัวใจของผู้จัดการการจ้างงานของคุณ นายจ้างเหล่านี้ต้องการคนที่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้ ไม่ใช่แค่กรอกรายละเอียดงาน

5 แสดงความกระตือรือร้นและความเหมาะสมทางวัฒนธรรม

ความกระตือรือร้นและแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณเหมาะสมกับบริษัทของพวกเขาในทางวัฒนธรรมนั้นเป็นเรื่องของการสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพ แม้ว่าประสบการณ์การทํางานของคุณจะไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุด แต่ 82% ของผู้จัดการการจ้างงาน กล่าวว่าจดหมายปะหน้าที่แข็งแกร่งสามารถโน้มน้าวให้พวกเขาเชิญผู้สมัครที่อ่อนแอมาสัมภาษณ์ได้

ใช้ประโยคเช่น:

• "ฉันรู้ว่า [x value] มีความสําคัญต่อ [ชื่อบริษัท] และในงานก่อนหน้านี้ของฉัน ฉันเป็น [x value] และนั่นคือผู้สร้างความแตกต่างในการได้รับ [y ผลลัพธ์]"
• "ฉันรู้จักอุตสาหกรรมนี้เพราะฉันดู [หัวข้อ] เป็นประจํา"

ประโยคเหล่านี้เป็นประโยคที่ละเอียดอ่อนซึ่งแทนที่ "ฉันหลงใหลในเรื่องนี้" หรือ "ฉันกระตือรือร้นที่จะทํางานที่นี่มาก" การถ่ายทอดความสนใจอย่างแท้จริงในบริษัทโดยแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วมในอุตสาหกรรมนั้นอย่างไรจะแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณสนใจในตําแหน่งนั้นมากกว่า คุณคุ้นเคยกับมัน

6 สรุปด้วยคํากระตุ้นการตัดสินใจ

บทสรุปเป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะสร้างความประทับใจในเชิงบวกและกระตุ้นให้ผู้จัดการการจ้างงานดําเนินการ นี่คือตัวอย่างบางส่วนของการปิดที่น่าสนใจ:

• "ฉันพร้อมที่จะกระโดดขึ้น Google Meet หรือ Zoom เพื่อพูดคุยเพิ่มเติม"
• "บอกฉันว่าคุณต้องการอะไรอีกจากฉัน!"

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงถึงความเต็มใจของคุณที่จะดําเนินการโดยไม่กล้าแสดงออกมากเกินไป หลีกเลี่ยงวลีเช่น "ฉันคาดว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้" หรือ "ฉันรอคอยการสัมภาษณ์" ซึ่งอาจฟังดูโอ้อ่า

สุดท้ายนี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะย้ําข้อมูลติดต่อของคุณในย่อหน้าปิด สิ่งนี้ทําให้ผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณได้ง่ายและเป็นคํากระตุ้นการตัดสินใจที่ละเอียดอ่อน ต่อไปนี้คือตัวอย่างจดหมายปะหน้าตอนจบสําหรับการสมัครงาน:

• "ขอแสดงความนับถือ ชื่อ (name@gmail.com)"
• "ขอให้ดีที่สุด ชื่อ (name@gmail.com)"

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในจดหมายปะหน้า

ข้อผิดพลาดทั่วไปสร้างความประทับใจแรกพบในเชิงลบ และบ่อยครั้งที่จะทําให้ใบสมัครของคุณขาดคุณสมบัติ ดังนั้นจงมุ่งเน้นไปที่คุณภาพและระวังความผิดพลาดเหล่านี้

เนื้อหาทั่วไป

ข้อผิดพลาดแรกและร้ายแรงที่สุดที่คุณสามารถทําได้คือการมีข้อความเปิดทั่วไปในจดหมายปะหน้าของคุณ นี่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้อ่านรายละเอียดงานและจดหมายปะหน้าของคุณขาดความพยายาม จากมุมมองของนายจ้างหากคุณจะขี้เกียจในตอนต้นของจดหมายปะหน้าพวกเขาจะไว้วางใจให้คุณเป็นพนักงานที่ดีได้อย่างไร

โปรดจําไว้ว่าการปรับแต่งเป็นกุญแจสําคัญ อย่าเพิ่งค้นหา "รูปแบบจดหมายปะหน้าแบบมืออาชีพ" บน Google แล้วคัดลอกและวางโครงสร้างนั้น ปรับแต่งย่อหน้าเปิดของคุณให้เหมาะกับแต่ละแอปพลิเคชัน และเน้นทักษะและประสบการณ์เฉพาะที่ทําให้คุณเป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่ง

น้ําเสียงที่เป็นทางการหรือสบาย ๆ มากเกินไป

น้ําเสียงที่เป็นทางการมากเกินไปนั้นแข็งทื่อและไม่มีตัวตนในขณะที่การเป็นแบบสบาย ๆ นั้นไม่เป็นมืออาชีพ มุ่งเป้าไปที่การผสมผสานของทั้งสองอย่าง ซึ่งหมายถึงภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม หลีกเลี่ยงคําแสลงหรือศัพท์แสง หลีกเลี่ยงการใช้คําที่ซับซ้อนโดยไม่จําเป็นเมื่อเวอร์ชันที่เรียบง่ายเข้าใจได้ง่ายกว่า

การสะกดคําและไวยากรณ์ผิดพลาด

ข้อผิดพลาดในการสะกดคําและไวยากรณ์ทําลายความน่าเชื่อถือของคุณ แม้แต่การพิมพ์ ผิดเพียงครั้งเดียวก็สามารถเป็นตัวทําลายข้อตกลง ได้ พวกเขาแนะนําว่าขาดความใส่ใจในรายละเอียดและสามารถทําให้ผู้อ่านตั้งคําถามถึงทักษะการสื่อสารของคุณ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเขียนได้ทั้งหมดโดยใช้เครื่องมือเขียน AI เช่น Eskritor .

ใช้ประโยชน์จาก Eskritor สําหรับการเขียนจดหมายปะหน้าของคุณ

Eskritor เป็นนักเขียนเนื้อหา AI ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยในการเขียนเชิงสร้างสรรค์ วิชาการ และธุรกิจ เช่น จดหมายปะหน้า

การสร้างเนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI

Eskritor สามารถช่วยคุณร่างจดหมายปะหน้าส่วนบุคคลโดยการปรับปรุงน้ําเสียงและสไตล์การเขียนของคุณ AI สามารถปรับจดหมายปะหน้าของคุณให้ฟังดูดีขึ้นโดยใช้คําที่เหมาะสมเพื่อดึงบุคลิกของคุณออกมาในขณะที่ยังคงความเป็นมืออาชีพ

ด้วย Eskritor คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การเขียนจดหมายปะหน้าของคุณอย่างคร่าวๆ แล้วใช้ Eskritor เพื่อให้ดูเรียบร้อยในภายหลัง

เทมเพลตที่ปรับแต่งได้

Eskritor ยังมีเทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมมากมายที่สามารถใช้สําหรับจดหมายปะหน้าได้ หากคุณกําลังทําจดหมายปะหน้าสําหรับการตลาด Eskritor จะถามคุณว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตลาดประเภทใดที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายปะหน้าของคุณ เช่น แนวโน้มอุตสาหกรรม ข้อมูลเชิงลึกของผู้เชี่ยวชาญ และอื่นๆ

เทมเพลตที่เกี่ยวข้องสูงเหล่านี้จะทําให้จดหมายปะหน้าของคุณโดดเด่น โดยให้คุณค่าทันทีแก่นายจ้างของคุณด้วยแนวโน้มหรือสถิติของอุตสาหกรรม สิ่งที่คุณต้องทําคือแก้ไขจดหมายปะหน้าเพื่อให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับความสําเร็จและประสบการณ์ของคุณเพื่อให้เป็นส่วนตัว

การปรับปรุงไวยากรณ์และสไตล์

Eskritor ยังเป็นตัวตรวจสอบไวยากรณ์ ดังนั้นจดหมายปะหน้าของคุณจึงปราศจากข้อผิดพลาดและขัดเกลาก่อนที่คุณจะส่ง

การใช้เครื่องมือเขียน AI อย่าง Eskritor รักษาจดหมายปะหน้าของคุณให้สอดคล้องกัน เนื่องจากคุณจะไม่เหนื่อยล้าจากการเขียนจดหมายปะหน้าซ้ําๆ คุณสามารถขอให้ Eskritor เขียนจดหมายปะหน้าด้วยน้ําเสียงที่เป็นทางการ เรียบง่าย เป็นกลาง หรือบรรยาย และจะเขียนจดหมายปะหน้าของคุณใหม่ได้อย่างน่าเชื่อถือทุกครั้ง

ประสิทธิภาพด้านเวลา

การใช้ Eskritor สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากในการสมัครงาน คุณสามารถประหยัดเวลาเขียนได้มากถึง 10 นาทีต่อจดหมายปะหน้า เนื่องจาก Eskritor เร็วกว่ามาก เวลาพิเศษนี้ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานหางานอื่นๆ มากขึ้น เช่น การค้นคว้าบริษัทหรือการเตรียมตัวสําหรับการสัมภาษณ์

เคล็ดลับสุดท้ายสําหรับจดหมายปะหน้าที่ประสบความสําเร็จ

นี่คือเคล็ดลับจดหมายปะหน้าสองข้อสุดท้ายสําหรับผู้หางานเพื่อทําให้ตัวเองแตกต่างจากจดหมายปะหน้าอื่นๆ และให้คุณสัมภาษณ์

แท้

นายจ้างมักจะ "รับรู้" ได้เมื่อมีบางอย่างไม่เป็นของแท้ สัญญาณปกติคือกระตือรือร้นเกินไปในจดหมายปะหน้า หรือความสําเร็จที่เกินจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นผลมาจากความพยายามของกลุ่ม

นี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งว่าทําไมการใช้เครื่องมือ AI อย่าง Eskritor จึงเหมาะสําหรับการเขียนจดหมายปะหน้า Eskritor ช่วยให้คุณสอดคล้องกับจดหมายปะหน้า จดจํารูปแบบการเขียนและน้ําเสียง และทําให้แน่ใจว่าจดหมายปะหน้าของคุณฟังดูสอดคล้องกันตลอดทั้งวัน

ติดตาม

การกําหนดเวลาอีเมลติดตามผลล่วงหน้าอาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมและรักษาแนวทางที่สอดคล้องกัน

เวลาที่เหมาะสมสําหรับการสื่อสารติดตามผลขึ้นอยู่กับนายจ้าง นายจ้างบางรายระบุไทม์ไลน์ที่คาดหวังไว้อย่างชัดเจนสําหรับการตรวจสอบใบสมัคร ในกรณีเหล่านี้ ทางที่ดีควรเคารพกรอบเวลาที่ระบุไว้และรอตามนั้น อย่างไรก็ตาม หากนายจ้างไม่ได้ระบุไทม์ไลน์ที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ค่อยสื่อสาร คุณสามารถเริ่มติดตามผลได้เร็วที่สุดสองวันทําการหลังจากส่งใบสมัคร

บทสรุป

จดหมายปะหน้าที่จัดทําขึ้นมาอย่างดีเป็นเรื่องส่วนตัว แสดงความใส่ใจในรายละเอียด และมีเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนายจ้างเท่านั้น โปรดจําไว้ว่าข้อผิดพลาดทั่วไปในจดหมายปะหน้าของคุณ เช่น การเปิดทั่วไป จะทําให้ใบสมัครของคุณแย่ลงอย่างมาก ในตลาดงานที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน นายจ้างมีตัวเลือกการสมัคร 50+ รายการได้อย่างง่ายดาย และจดหมายปะหน้าที่เขียนไม่ดีอาจส่งผลให้ถูกไล่ออกทันที

หากคุณมีปัญหาในการสร้างจดหมายปะหน้าส่วนบุคคล ให้ใช้ Eskritor เพื่อสร้างจดหมายปะหน้าคุณภาพสูงที่สอดคล้องกันสําหรับการสมัครงานทั้งหมดของคุณ