Pisanje odstopnega pisma je lahko zahtevno. Mnogi se borijo z iskanjem pravega tona, odločanjem, katere informacije naj vključijo, in izogibanjem negativnosti. Še huje, slabo odstopno pismo vas lahko spravi v težave in vam oteži zapustitev podjetja.
Zato lahko AI orodja, kot je Eskritor, napišejo strokovna odstopna pisma, ki vam omogočajo, da zapustite svoje podjetje v milosti in miru. Ta orodja pomagajo uporabnikom, da se osredotočijo na izražanje hvaležnosti in ohranjanje pozitivnih odnosov, kar vodi do bolj gladkega odhoda.
Tukaj je opisano, kako lahko to storite.
Zakaj je poklicno odstopno pismo pomembno
O dobro oblikovanem odstopnem pismu se ni mogoče pogajati za poklicni odhod. To ni samo formalnost; To je ključno orodje za upravljanje vašega izstopa in ohranjanje pozitivnih poklicnih odnosov.
Obstaja velika razlika med odstopom in prošnjo za odstop. Strokovno pismo je izjava, da odstopate, ne da bi prosili za dovoljenje za odstop ali spodbudili nasprotno ponudbo.
Ohranjanje poklicnih odnosov
Dobro odstopno pismo vam pomaga ohraniti dobre odnose s starim delodajalcem. Pušča pozitiven končni vtis, ki je lahko koristen kasneje. Tudi če odhajate iz nepovezanih razlogov, vljudno pismo izkazuje spoštovanje. To je lahko pomembno za pridobivanje referenc, mreženje ali celo vrnitev v podjetje.
Nemoten odstop olajša tudi vrnitev in pogajanje s staro službo . Stvari se spremenijo in morda se boste želeli vrniti. Dober izhod, ki mu pomaga strokovno pismo, to olajša. Tudi če se ne vrnete, je bolj verjetno, da vam bodo dali dobro referenco ali napisali napotitveno pismo, ki vam bo pomagalo najti novo službo.
Dokumentiranje vaše namere za odstop
Odstopno pismo je uradni zapis o vašem odhodu. To je pomembno za človeške vire in ščiti vas in vašega delodajalca. Natančno kaže, kdaj odhajate, kar pomaga pri stvareh, kot so plače in ugodnosti.
Za vas pismo dokazuje, da ste uradno odstopili, in vas ščiti pred argumenti o vašem odhodu. Za vašega delodajalca je to zapis o vašem odstopu, kar je pomembno zaradi njihovih evidenc in pravnih razlogov. To je še posebej koristno, če obstajajo nesoglasja o tem, zakaj ste odšli. Uradno pismo vse pojasni.
Vodnik po korakih za pisanje odstopnega pisma
Pisanje odstopnega pisma za službo pomeni biti jasen in jedrnat. To ni kraj za dolge razlage ali čustvene izbruhe. Cilj je izraziti svojo namero, da odidete profesionalno in neposredno, ne da bi pustili prostora za napačno razlago.
1 Začnite z vljudnim pozdravom
Začnite svoje pismo z vljudnim in profesionalnim pozdravom, ki ga nagovorite neposredno po imenu. Na primer: »Spoštovani [ime vodje]« ali »Spoštovani gospod/gospa. [Priimek upravitelja]" . To je standardna praksa poslovnega pisma, ki že od samega začetka določa spoštljiv ton.
Naslov pisma neposredno na vašega nadzornika je ključnega pomena iz več razlogov. Predvsem zagotavlja, da pismo doseže predvidenega prejemnika in zmanjša možnost, da bi ga spregledali ali izgubili.
Ta neposreden naslov pomaga preprečiti morebitne prihodnje nesporazume ali spore, na primer nadzornik, ki trdi, da ni prejel ali prebral vašega odstopa. Jasen zapis o dostavi in potrditvi, začenši z ustreznim pozdravom, je strokovna zaščita za obe strani.
2 Jasno navedite svojo namero o odstopu
Takoj po pozdravu jasno in neposredno navesti, da nameravate odstopiti s položaja. To je treba navesti v prvem odstavku. Izogibajte se pretepanju okoli grmovja ali uporabi nejasnega jezika. Bodite neposredni in natančni. Po tej izjavi določite svoj zadnji delovni dan. Ta datum mora biti usklajen z zahtevanim odpovednim rokom vašega podjetja (npr. dva tedna, en mesec).
Na primer: »Prosimo, sprejmite to pismo kot uradno obvestilo, da odstopam s svojega položaja kot [naziv vašega delovnega mesta] pri [ime podjetja], ki velja [vaš zadnji dan zaposlitve]. "
Biti kratek, ne da bi bil nesramen, pomeni doseči ravnovesje med jedrnatostjo in vljudnostjo. Tukaj je opisano, kako:
- Bodite neposredni, vendar ne nenadni: Uporabljajte jasen in jedrnat jezik, vendar se izogibajte preveč odkritim izrazom Namesto da rečete: "Odnehal sem", uporabite "Odstopam".
- Jasno in takoj navedite svoj namen: Ne odlašajte z objavo svojega odstopa Pojdite naravnost na bistvo v prvem odstavku.
- Izogibajte se nepotrebnim razlagam: Izogibajte se dolgim utemeljitvam za svoj odhod Zadostuje preprosta izjava o vaši nameri, da odstopite.
Z upoštevanjem teh smernic lahko jasno in učinkovito sporočite svoj odstop, hkrati pa ohranite profesionalen in spoštljiv ton.
3 Izrazite hvaležnost
Po navedbi namere o odstopu izrazite iskreno hvaležnost delodajalcu za priložnosti in izkušnje, ki ste jih pridobili v času, ko ste bili v podjetju. To je ključni element strokovnega odstopnega pisma. Izkazuje spoštovanje in priznava vrednost vašega časa tam, ne glede na razloge za odhod.
Na primer: »Hvaležen sem za priložnosti, ki sem jih dobil v času svojega dela v [ime podjetja]. Še posebej cenim izkušnje, ki sem jih pridobil [omeniti določeno področje ali projekt]."
Z izražanjem zahvale sporočite, da odhajate v pozitivnih pogojih in cenite priložnosti, ki so vam na voljo. Prav tako subtilno sporoča, da odhajate v pozitivnem razpoloženju in da bi lahko kakršno koli nepotrebno vmešavanje ali zapleti vašega delodajalca ogrozili ta pozitivni odhod.
To je način, kako reči: "Odhajam v dobrih odnosih; Ohranimo tako."
4 Ponudite podporo med prehodom
Po izrazu hvaležnosti ponudite svojo pomoč v prehodnem obdobju. To dokazuje vašo strokovnost in zavezanost zagotavljanju nemotene primopredaje. Prav tako krepi vaše pozitivne namene in pripravljenost za sodelovanje.
Na primer: »Z veseljem vam pomagam na kakršen koli način, da zagotovim nemoten prehod med odhodom. Na voljo sem, da pomagam usposobiti svojo zamenjavo in opraviti vse neporavnane naloge pred mojim zadnjim dnem.
Ponudba podpore za prehod lahko vključuje opravila, kot so usposabljanje zamenjave, dokumentiranje delovnih procesov ali pomoč pri zaključku vseh tekočih projektov. Ta ponudba vas ne zavezuje, da prevzamete nerazumno delovno obremenitev, vendar kaže vašo pripravljenost, da ste v pomoč med prehodom.
5 Zaprite na pozitivni noti
Zaključek vašega odstopnega pisma je vaša zadnja priložnost, da pustite pozitiven in trajen vtis. Pismo zaključite z iskrenimi željami za prihodnji uspeh in rast podjetja. To krepi vaše profesionalno vedenje in pušča odprta vrata za prihodnje možnosti.
Na primer: »Vam in [Ime podjetja] želim vse najboljše v prihodnosti. " ali "Podjetju želim nadaljnji uspeh v prihodnjih prizadevanjih. "
Naj bo kratka, pristna in pozitivna. Izogibajte se sarkastičnim ali negativnim pripombam, tudi če je bila vaša izkušnja manj kot idealna. Ohranjanje pozitivnega tona do samega konca je ključnega pomena za dolgoročno razmerje in izogibanje zapletom na vaši strani.
6 Pravilno se odjavite
Zadnji korak je, da pismo podpišete s strokovnim zaključkom. S tem dodamo formalni pridih in dokončate dokument. Uporabite standardno zaključevanje poslovnega pisma, na primer:
- S spoštovanjem
- Spoštljivo
- Lep pozdrav
"S spoštovanjem" je na splošno najpogostejši in splošno sprejet zaključek.
Po zaključku vnesite svoje polno ime v spodnjo vrstico. Če pošiljate papirno kopijo pisma, pustite prostor med zaključkom in vnesenim imenom za lastnoročni podpis. Če pismo pošiljate elektronsko, lahko vnesete svoje ime ali po potrebi uporabite digitalni podpis.
Nasveti za pisanje učinkovitega odstopnega pisma
Pisanje odstopnega pisma se lahko zdi zastrašujoče, vendar ni nujno, da je. Tukaj je nekaj učinkovitih nasvetov za pisanje odstopnih pisem, ki jih lahko upoštevate, da ustvarite strokoven in učinkovit dokument.
Naj bo kratko in profesionalno
Jedrnatost je ključna. Izogibajte se nepotrebnim podrobnostim ali dolgim razlagam. Držite se bistvenih informacij: vašega namena, da odstopite, svojega zadnjega dne in izrazov zahvale. Ohranite spoštljiv in profesionalen ton v celotnem pismu.
Pomembno je vedeti, da v večini primerov niste zakonsko dolžni pojasniti , zakaj odstopate. Lahko preprosto navedete svoj namen, da odidete. To lahko ublaži pritisk, da morate upravičiti svojo odločitev.
Uporabite jasno in formalno strukturo
Dobro strukturirano pismo je enostavno brati in razumeti. Če delate za veliko korporacijo, v odstopnem pismu uporabite bolj formalen ton in strukturo. Podobno, če je vaša kultura na delovnem mestu bolj ohlapna, spremenite ton pisanja, da se ujema z delovnim mestom.
Ne želite, da se odstopno pismo počuti nespoštljivo, ker ne spoštuje komunikacijskih standardov na delovnem mestu.
Izogibajte se čustvenim ali negativnim komentarjem
Odstopno pismo ni kraj za izpuščanje frustracij ali zračnih pritožb. Tudi če imate močne pritožbe, jih lahko pisno dajanje povzroči morebitne zaplete za vas in nikoli ni dobra ideja.
Osredotočite se na izražanje hvaležnosti za priložnosti, ki ste jih dobili, in ohranite pozitiven ton. Ta pristop pomaga ohraniti vaš poklicni ugled in se izogne ustvarjanju nepotrebnih konfliktov.
Kako Eskritor poenostavi pisanje odstopnih pisem
Eskritor je eno od mnogih AI orodij za pisanje odstopnih pisem. Uporabnikom pomaga ustvariti različne vrste pisnih vsebin, vključno s strokovnimi dokumenti, kot so odstopna pisma.
AI - Ustvarjene predloge odstopnih pisem
Postopek pisanja Eskritor vam bo dal posebne predloge odstopnih pisem, prilagojene različnim panogam in poklicnim okoljem. To zagotavlja, da je vaše pismo usklajeno s komunikacijskimi standardi vašega delovnega mesta, ne glede na to, ali gre za poslovno okolje, majhno podjetje ali neprofitno organizacijo.
Poleg tega, če že imate grob osnutek odstopnega pisma, vam lahko Eskritor pomaga izboljšati pisanje. Z prepoznavanjem in odstranjevanjem kakršnih koli negativnih ali preveč čustvenih komentarjev boste v samo nekaj minutah dobili uglajeno in profesionalno odstopno pismo.
Izpopolnjevanje slovnice in sloga
Napredna orodja za urejanje Eskritor samodejno popravijo slovnico, izboljšajo jasnost stavkov in zagotovijo, da vaš ton ostane profesionalen. Ne pozabite, da je jasen in jedrnat jezik ključnega pomena pri odstopnih pismih.
Orodja, ki prihranijo čas in so enostavna za uporabo
Z Eskritor lahko hitro pripravite, uredite in dokončate svoje odstopno pismo, ne da bi vas skrbelo za napake ali težave z oblikovanjem. Namesto da bi porabili dragocen čas za mučenje o tem, ali je vaše ročno vtipkano pismo dovolj dobro, Eskritor ponuja poenostavljeno in učinkovito rešitev.
To je lažja pot do poliranega, profesionalnega odstopnega pisma, ki vam omogoča, da se osredotočite na druge vidike prehoda.
Pogoste napake, ki se jim je treba izogniti
Ko se osredotočite na navdušenje nad novo priložnostjo ali olajšanje ob odhodu iz težke situacije, je enostavno narediti napake pri pisanju odstopnega pisma. Tukaj je nekaj pogostih napak, ki se jim je treba izogniti:
Pozabite vključiti bistvene podrobnosti
Vedno določite svoj zadnji delovni dan in zagotovite, da je usklajen z odpovednim rokom vašega podjetja. Navedite tudi svoje kontaktne podatke (e-poštni naslov in / ali telefonsko številko) v primeru, da vas mora delodajalec poklicati po odhodu.
Pisanje preveč čustvenega pisma
Izogibajte se vključevanju osebnih pritožb, negativnih komentarjev o sodelavcih ali vodstvu ali preveč čustvenih izrazov. Čeprav je razumljivo, da ob odhodu čutite močna čustva, je njihovo izražanje v odstopnem pismu lahko škodljivo:
- Poškodovan poklicni ugled: Negativni komentarji lahko omadeževajo vaš ugled in otežujejo pridobivanje prihodnjih referenc.
- Pravne posledice: V nekaterih primerih bi lahko obrekljive izjave privedle do pravnega postopka.
- Izgubljene priložnosti: Negativno pismo bi lahko ogrozilo prihodnje priložnosti z istim podjetjem ali v isti panogi.
Vedno je najbolje, da je pismo dejansko, jedrnato in profesionalno.
Zavlačevanje predložitve
Takojšnja oddaja odstopnega pisma je bistvenega pomena. Zavlačevanje predložitve lahko delodajalcu povzroči težave pri načrtovanju vašega odhoda in iskanju zamenjave.
Upoštevanje standardnega odpovednega roka (običajno dva tedna) je profesionalna vljudnost in omogoča bolj gladek prehod.
Sklep
Strokovno odstopno pismo je več kot le formalnost. To je priložnost, da ohranite pozitivne odnose s svojim delodajalcem in sodelavci ter pustite trajen pozitiven vtis.
Če sledite navodilom po korakih v tem članku, lahko ustvarite jasno, jedrnato in strokovno odstopno pismo.
Za tiste, ki imajo težave s svojim odstopnim pismom, poskusite Eskritor ! S primeri in predlogami odstopnih pisem, med katerimi lahko izbirate, lahko v nekaj minutah napišete prilagojeno pismo brez napak.
Dubaj, ZAE