Čo je formálne písanie? Tipy a osvedčené postupy

Definícia formálneho písania

Formálne písanie je štýl, ktorý uprednostňuje jasnosť, objektivitu, presnosť a dodržiavanie zavedených konvencií.

Používa sa v situáciách, kde je potrebný profesionálny a úctivý tón a kde sú presnosť a dôveryhodnosť prvoradé. Ide o sprostredkovanie informácií alebo argumentov jasným, stručným a štruktúrovaným spôsobom, bez osobných predsudkov.

Dobrým sprievodcom pre formálne písanie je

Porovnanie formálneho a neformálneho písania

Tabuľka nižšie ukazuje situácie porovnávajúce formálne písanie a neformálne písanie.

Teraz si viete predstaviť, ako vyzerá formálne písanie. Tu je návod, ako spoznáte, kedy ho používať.

Kedy používať formálne písanie

Formálne písanie je nevyhnutné v rôznych profesionálnych a akademických scenároch, vrátane:

• Obchodná komunikácia: Správy, návrhy, oficiálne e-maily, obchodné listy a zmluvy.
• Akademické práce: Eseje, výskumné práce, záverečné práce, dizertácie a články v odborných časopisoch.
• Právne dokumenty: Zmluvy, právne podania a oficiálne vyhlásenia.
• Verejné prejavy a prezentácie: Pripravené prejavy a prezentácie v profesionálnom prostredí.
• Žiadosti o zamestnanie: Motivačné listy a životopisy.
• Externá komunikácia: Tlačové správy, verejné oznámenia a oficiálny obsah webových stránok.

Používanie formálneho písania v týchto kontextoch zabezpečuje, že vaša správa bude braná vážne, zlepšuje váš profesionálny imidž a minimalizuje nesprávne interpretácie.

Techniky profesionálneho písania

Aby ste vynikli vo formálnom písaní, buďte priami a aktívne eliminujte zbytočný žargón a zložitosť, ktoré by mohli zatieniť vašu správu. Každá veta musí byť účelná a priamo prispievať k vášmu ústrednému argumentu alebo informačnému cieľu. Vyberajte slová presne, aby ste odstránili nejednoznačnosť, a definujte kľúčové pojmy, aby ste zabezpečili úplné porozumenie čitateľa od samého začiatku.

Pokyny pre formálny jazyk

Starostlivo si vyberajte slová a používajte širokú slovnú zásobu, aby ste našli slová, ktoré presne vystihujú to, o čom píšete. Ďalší súbor pravidiel pre formálny jazyk v písaní sa týka toho, ako veci vyjadrujete. Píšte z pohľadu tretej osoby – hovorte o "on", "ona", "to" alebo "oni" namiesto "ja" alebo "ty".

Vďaka tomu bude vaše písanie znieť objektívnejšie a menej osobne. A väčšinou používajte činný rod, aby bolo vaše písanie priamejšie. Nakoniec, nepoužívajte slang, každodenné výrazy alebo frázy, ktoré by mohli dávať zmysel len niektorým ľuďom.

Štruktúra a organizácia

Dobre organizovaný dokument robí obrovský rozdiel. Pomáha ľuďom ľahko pochopiť vašu správu, pretože tok a formálna štruktúra písania sú ľahko sledovateľné. Začnite jasným úvodom, ktorý ľuďom povie, o čom váš dokument je a čo plánujete urobiť alebo povedať.

Potom rozdeľte svoje písanie do odsekov, pričom každý odsek hovorí len o jednej hlavnej myšlienke. Na začiatku každého použite tematickú vetu, aby ste ukázali, o akú myšlienku ide. Používajte nadpisy a podnadpisy na rozdelenie textu.

Nezabudnite používať prechodové slová ako "tiež", "ale" alebo "napríklad" na plynulé prepojenie odsekov a myšlienok. Nakoniec zakončite silným záverom, ktorý zhrnie vaše hlavné body a pripomenie ľuďom vaše hlavné posolstvo.

Typy dokumentov a štandardy

V obchodnom svete má formálne písanie rôzne formy, každá so svojimi vlastnými štandardmi:

• Obchodné listy: Váš profesionálny hlas smerom k vonkajšiemu svetu. Sú uhladené, úctivé a dodržiavajú prísne formálne konvencie.
• Obchodné správy: Písanie sa zameriava na čistú objektivitu a faktické zobrazenie, podobne ako článok na Wikipédii. Štýl je jasný a priamy.
• Návrhy: Objektívne, rovnako ako správy, ale s výhľadovým, na akciu orientovaným štýlom písania. Návrhy obsahujú veľa "my" a majú presvedčivý podtón.
• Memorandá: Priamočiary a prístupný jazyk, vyhýbajúci sa žargónu. Je to ako rozhovor s kolegom, ale ste na pódiu a každý môže počuť váš hlas.
• E-maily: Najuniverzálnejšie a prevažne odzrkadľujú vzťah s osobou, ktorej e-mail posielate. Ak ide o kolegu, môže byť jednoduchší a jasnejší. Ale ak je adresovaný nadriadenému, potom je kľúčové formálne, profesionálne písanie.

Pochopením týchto rozdielov môžete komunikovať s presnosťou a vplyvom naprieč rôznorodou krajinou profesionálnych interakcií.

Pravidlá profesionálneho formátovania

Samotné formátovanie môže okamžite pozdvihnúť vaše písanie. Tu sú niektoré kľúčové pravidlá formálneho písania, ktoré sú nevyhnutné pre vytvorenie uhladených a efektívnych formálnych dokumentov:

• Profesionálne písmo: Arial alebo Times New Roman vo veľkosti 12 bodov.
• Okraje a medzery: Štandardné 1-palcové okraje a 1,5 alebo dvojité riadkovanie na zabránenie preťaženiu textu.
• Odseky: Odsadenie a veľkorysé medzery medzi riadkami na vedenie čitateľov vašimi myšlienkami.
• Zoznamy: Číslované zoznamy pre postupnosti a odrážky pre položky.
• Konzistentnosť štýlu: Jednotné písma, nadpisy a štýly v celom dokumente.

Čím vyššia je vaša pozícia vo vašej spoločnosti, tým väčšiu voľnosť máte pri štylizácii formátovania a výbere profesionálnych písiem.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri formátovaní písania

Niekoľko bežných chýb môže oslabiť formálnosť obchodného písania:

• Nadmerné používanie žargónu: Hoci odborné termíny sú niekedy nevyhnutné, nadmerný žargón môže čitateľov zmiasť.
• Nejasný jazyk: Vyhnite sa nejasným alebo dvojzmyselným vyjadreniam. Buďte konkrétni a priami vo svojich vyjadreniach.
• Gramatické chyby a preklepy: Dôkladne kontrolujte text. Gramatické chyby a preklepy znižujú vašu dôveryhodnosť.
• Emocionálny alebo zaujatý jazyk: Udržujte neutrálny a objektívny tón. Vyhnite sa emocionálnym výbuchom alebo zaujatým formuláciám.
• Neformálne oslovenia a závery: Používajte formálne oslovenia (napr. "Vážený pán/pani/doktor [priezvisko]") a závery (napr. "S pozdravom," "S úctou").

Vyhnite sa týmto chybám a vaše formálne písanie bude konzistentne vyžarovať autoritu a uhľadenosť.

Štandardy pre výskumné práce

Akademické písanie vyžaduje dôslednosť a presnosť. Výskumné práce sú prvotriednym príkladom formálneho písania:

• Založené na téze: Formálne písanie je to, čo robí tézu jasne definovanou a zrozumiteľnou aj pre čitateľov, ktorí sú roky v budúcnosti. Všetko sa tu týka objektívnosti.
• Analytické a kritické: Prekročte rámec popisu, aby ste analyzovali a kriticky hodnotili informácie. Preukážte originálne myslenie a vhľad.
• Štruktúrovaná argumentácia: Prezentujte argumenty logickým, postupným spôsobom. Použite dôkazy na podporu vašej tézy a riešte protiargumenty.
• Formálny tón a štýl: Udržujte vysoko formálny, objektívny a neosobný tón. Vyhnite sa osobným názorom a subjektívnemu jazyku.

Ak budete dodržiavať tieto pravidlá, vaša hlavná myšlienka bude jasná, aj keď ju ľudia budú čítať o niekoľko rokov neskôr.

Pravidlá citácie a odkazovania

Správna citácia je kľúčová v pokynoch pre akademické písanie. Dávajú kredit zdrojom a vyhýbajú sa plagiátorstvu:

• Konzistentný citačný štýl: Vyberte si uznávaný citačný štýl (napr. MLA, APA, Chicago) a dôsledne sa ho držte v celej práci.
• Citácie v texte: Používajte citácie v texte na odkazovanie na zdroje v rámci hlavnej časti vašej práce.
• Zoznam literatúry/Bibliografia: Zahrňte komplexný zoznam všetkých citovaných zdrojov na konci vašej práce.
• Presnosť a úplnosť: Zabezpečte, aby všetky citačné informácie boli presné a úplné, dodržiavajúc pokyny vášho zvoleného štýlu.
• Vyhýbanie sa plagiátorstvu: Pochopte, čo predstavuje plagiátorstvo a podniknite kroky na jeho vyhnutie. Vždy citujte zdroje pre priame citáty, parafrázované myšlienky a údaje.

Citácia a odkazovanie sú etickým základom akademického písania.

Akademický tón a štýl

Vaše zameranie by malo byť priamo na výskum a samotné dôkazy, nie na vkladanie osobných pocitov alebo subjektívnych názorov do diskurzu. Na udržanie tohto objektívneho postoja dôsledne používajte perspektívu tretej osoby, ktorá pomáha vytvoriť potrebný odstup a posilňuje neosobný charakter vedeckého bádania.

Okrem toho, jazyk, ktorý si vyberiete, musí byť presný a formálny. To znamená využívanie terminológie špecifickej pre vašu akademickú disciplínu a zároveň dôsledné vyhýbanie sa hovorovým výrazom, slangu a skratkám, ktoré podkopávajú vážnosť a nadčasovosť akademickej práce.

Teraz, keď ste oboznámení s týmito príručkami formálneho štýlu písania a technikami profesionálneho písania, tu je spôsob, ako môžete využiť umelú inteligenciu na formálne písanie za vás.

Eskritor

Eskritor je špičkový asistent pre písanie s umelou inteligenciou používaný v akademickom prostredí a korporátnych odvetviach na písanie a zdokonaľovanie obsahových materiálov.

Tento inteligentný nástroj funguje spracovaním vašej témy, kľúčových slov alebo konkrétneho zadania a využíva svoj AI engine na vytvorenie originálnych konceptov. V tomto prípade môže AI nástroj aplikovať štandardné formálne písanie na vaše dokumenty, alebo sa môže naučiť replikovať štýl písania formálnych dokumentov vašej spoločnosti.

Jedinečné funkcie Eskritora pre formálne písanie:

• Úprava tónu: Aplikujte konzistentné, presné a profesionálne formálne písanie v celom dokumente.
• Vylepšenie štýlu: Pokročilé návrhy štýlu na zdokonalenie vašich viet pre jasnosť a presnosť.
• Pomoc so štruktúrou: Pomáha logicky organizovať vaše myšlienky, pomáha vám vytvárať dobre štruktúrované dokumenty s jasnými úvodmi, súvislými odsekmi a silnými závermi.
• Obohatenie slovnej zásoby: Eskritor navrhuje formálnejšie synonymá a výber slovnej zásoby, ktoré vám pomôžu odpútať sa od neformálneho jazyka a prijať viac akademický alebo obchodne vhodný lexikón.
• Viacjazyčné schopnosti: Podpora pre viac ako 40 jazykov, čo znamená, že môžete dodržiavať štandardy formálneho písania aj pri komunikácii naprieč jazykovými hranicami.

Tu je porovnanie funkcií medzi Eskritorom a inými alternatívami na trhu, aby ste videli rozdiel:

Ak naozaj chcete byť skvelí vo formálnom písaní, Eskritor je najlepšou voľbou. Pomáha vám získať správny tón, štruktúrovať vaše písanie a dokonca písať celé dokumenty za vás. Ostatné nástroje sú v poriadku, ale Eskritor je vytvorený práve pre formálne písanie.

Vyskúšajte Eskritor teraz a uvidíte, o koľko lepšie môže byť vaše formálne písanie!