Hvað er formleg ritun? Ábendingar og bestu starfsvenjur

Skilgreining á formlegri ritun

Formleg ritun er stíll sem leggur áherslu á skýrleika, hlutlægni, nákvæmni og fylgni við viðurkenndar hefðir.

Hún er notuð í aðstæðum þar sem faglegur og virðulegur tónn er nauðsynlegur og þar sem nákvæmni og trúverðugleiki skipta höfuðmáli. Hún snýst um að miðla upplýsingum eða rökum á skýran, hnitmiðaðan og skipulagðan hátt, laus við persónulega skoðun.

Góð leiðbeining fyrir formlega ritun er

Samanburður á formlegri og óformlegri ritun

Taflan hér að neðan sýnir aðstæður þar sem formleg ritun er borin saman við óformlega ritun.

Nú geturðu ímyndað þér hvernig formleg ritun lítur út. Hér er hvernig þú veist hvenær þú átt að nota hana.

Hvenær á að nota formlega ritun

Formleg ritun er nauðsynleg í ýmsum faglegum og fræðilegum aðstæðum, þar á meðal:

• Viðskiptasamskipti: Skýrslur, tillögur, opinber tölvupóst, viðskiptabréf og samningar.
• Fræðileg skrif: Ritgerðir, rannsóknarskýrslur, lokaverkefni, doktorsritgerðir og fræðigreinar.
• Lagaleg skjöl: Samningar, lagaleg álit og opinberar yfirlýsingar.
• Opinber ræðuhöld og kynningar: Undirbúnar ræður og kynningar í faglegum aðstæðum.
• Atvinnuumsóknir: Kynningarbréf og ferilskrár.
• Ytri samskipti: Fréttatilkynningar, opinberar tilkynningar og opinbert efni á vefsíðum.

Að nota formlega ritun í þessum aðstæðum tryggir að skilaboð þín séu tekin alvarlega, eykur faglega ímynd þína og lágmarkar misskilning.

Fagleg ritunartækni

Til að ná árangri í formlegri ritun skaltu vera hreinskilinn og fjarlægja markvisst óþarfa sérfræðimál og flækjustig sem gæti skyggð á skilaboðin þín. Hver setning verður að hafa tilgang og stuðla beint að meginröksemdafærslu þinni eða upplýsingamarkmiði. Veldu orð af nákvæmni til að útrýma óskýrleika og skilgreindu lykilhugtök til að tryggja fullkominn skilning lesandans frá upphafi.

Leiðbeiningar um formlegt tungumál

Veldu orð þín vandlega og notaðu fjölbreytt orðaforða til að finna orð sem passa nákvæmlega við það sem þú ert að skrifa um. Önnur regla fyrir formlegt tungumál í ritun snýst um hvernig þú segir hlutina. Skrifaðu frá sjónarhorni þriðju persónu – talaðu um "hann", "hún", "það", eða "þau" í stað "ég" eða "þú".

Þetta gerir ritun þína hlutlægari og minna persónulega. Og að mestu leyti skaltu nota germynd til að gera ritun þína beinskeyttari. Að lokum, ekki nota slangur, hversdagsleg orðatiltæki eða orðasambönd sem gætu aðeins verið skiljanleg sumum.

Uppbygging og skipulag

Vel skipulagt skjal gerir gríðarlegan mun. Það hjálpar fólki að skilja skilaboð þín auðveldlega vegna þess að flæðið og formleg uppbygging ritunarinnar er auðvelt að fylgja. Byrjaðu með skýrum inngangi sem segir fólki um hvað skjalið þitt fjallar og hvað þú ætlar að gera eða segja.

Síðan skaltu skipuleggja ritun þína í málsgreinar, þar sem hver málsgrein fjallar aðeins um eina meginhugsun. Notaðu efnissetningu í upphafi hverrar til að sýna hver sú hugmynd er. Notaðu fyrirsagnir og undirfyrirsagnir til að brjóta upp textann þinn.

Gakktu úr skugga um að nota tengiyrði eins og "einnig", "en", eða "til dæmis" til að tengja málsgreinar þínar og hugmyndir á mjúkan hátt. Að lokum, lýktu með sterkri niðurstöðu sem dregur saman meginpunkta þína og minnir fólk á meginskilaboðin þín.

Tegundir skjala og staðlar

Í viðskiptaheiminum tekur formleg ritun á sig ýmsar myndir, hver með sínum eigin stöðlum:

• Viðskiptabréf: Fagleg rödd þín til umheimsins. Þau eru fáguð, virðuleg og fylgja ströngum formlegum hefðum.
• Viðskiptaskýrslur: Ritun einblínir á hreina hlutlægni og staðreyndalega framsetningu, eins og Wikipedia-grein. Stíllinn er skýr og beinn.
• Tillögur: Hlutlægar, rétt eins og skýrslur, en með framtíðarsýn og aðgerðamiðaðan ritunarhætti. Tillögur innihalda mikið af við og hafa sannfærandi undirtón.
• Minnisblöð: Bein og aðgengileg tungumálanotkun, forðast sérhæfð orð. Það er eins og að tala við samstarfsmann, en þú ert á sviði og allir geta heyrt rödd þína.
• Tölvupóstar: Fjölhæfastir og endurspegla aðallega sambandið við þann sem þú sendir tölvupóstinn til. Ef það er samstarfsmaður, getur það verið einfaldara og skýrara. En ef það er til yfirmanns, þá er formleg, fagleg ritun lykilatriði.

Með því að skilja þessa greinarmun getur þú tjáð þig af nákvæmni og áhrifum í fjölbreyttu landslagi faglegra samskipta.

Faglegar reglur um framsetningu

Framsetningin ein og sér getur strax lyft ritun þinni. Hér eru nokkrar lykilreglur um formlega ritun sem eru nauðsynlegar til að skapa fáguð og áhrifarík formleg skjöl:

• Fagleg leturgerð: Arial eða Times New Roman í 12pt.
• Spássíur og línubil: Staðlaðar 1-tommu spássíur og 1,5 eða tvöfalt línubil til að koma í veg fyrir ofhleðslu texta.
• Málsgreinar: Inndráttur og rúmt línubil til að leiða lesendur í gegnum hugmyndir þínar.
• Listar: Númeraðir listar fyrir röð og punktalistar fyrir atriði.
• Samræmi í stíl: Einsleitar leturgerðir, fyrirsagnir og stílar í gegnum allt skjalið.

Því hærri stöðu sem þú hefur í fyrirtækinu þínu, því meira val hefurðu við að stílisera framsetningu þína og velja faglegar leturgerðir.

Algengar villur sem ber að forðast í formlegri ritun

Nokkrar algengar villur geta grafið undan formleika viðskiptaritunar:

• Ofnotkun sérfræðiorða: Þó að sértæk orð séu stundum nauðsynleg, getur óhófleg notkun þeirra ruglað lesendur.
• Óskýrt tungumál: Forðastu óljóst eða tvírætt orðalag. Vertu nákvæm/ur og bein/n í yfirlýsingum þínum.
• Málfræðivillur og innsláttarvillur: Yfirfarðu vandlega. Málfræðivillur og innsláttarvillur draga úr trúverðugleika þínum.
• Tilfinningalegt eða hlutdrægt tungumál: Haltu tóni þínum hlutlausum og hlutlægum. Forðastu tilfinningaleg útbrot eða hlutdrægt orðalag.
• Óformleg ávörp og kveðjur: Notaðu formleg ávörp (t.d. "Kæri hr./frú/dr. [Eftirnafn]") og kveðjur (t.d. "Virðingarfyllst," "Með kveðju").

Forðastu þessi mistök og formleg ritun þín mun stöðugt útgeisla yfirvald og fágun.

Staðlar fyrir rannsóknargreinar

Fræðileg ritun krefst nákvæmni og nákvæmni. Rannsóknargreinar eru frábær dæmi um formlega ritun:

• Byggð á tilgátu: Formleg ritun er það sem gerir tilgátu skýrt skilgreinda og skiljanlega jafnvel fyrir lesendur sem eru árum seinna. Allt hér snýst um að vera hlutlægur.
• Greiningarleg og gagnrýnin: Farðu lengra en lýsingu til að greina og meta upplýsingar á gagnrýninn hátt. Sýndu frumhugsun og innsýn.
• Skipulögð röksemdafærsla: Kynntu rök á rökréttan, skref-fyrir-skref hátt. Notaðu sönnunargögn til að byggja upp málflutning þinn og taktu á mótrökum.
• Formlegur tónn og stíll: Viðhaltu mjög formlegum, hlutlægum og ópersónulegum tóni. Forðastu persónulegar skoðanir og huglægt tungumál.

Ef þú fylgir þessum reglum, verður aðalhugmynd þín skýr jafnvel þótt fólk lesi hana mörgum árum síðar.

Reglur um tilvitnanir og heimildir

Réttar tilvitnanir eru mikilvægar í leiðbeiningum um fræðilega ritun. Þær veita heimildum viðurkenningu og forðast ritstuld:

• Samræmdur tilvitnunarstíll: Veldu viðurkenndan tilvitnunarstíl (t.d. MLA, APA, Chicago) og haltu þig við hann í gegnum alla ritgerðina.
• Tilvitnanir í texta: Notaðu tilvitnanir í texta til að vísa til heimilda innan meginmáls ritgerðarinnar.
• Heimildaskrá/Bókaskrá: Hafðu ítarlegan lista yfir allar heimildir sem vitnað er í í lok ritgerðarinnar.
• Nákvæmni og heildstæðni: Tryggðu að allar upplýsingar um tilvitnanir séu nákvæmar og heildstæðar, samkvæmt leiðbeiningum þíns valda stíls.
• Forðast ritstuld: Skildu hvað telst ritstuld og gerðu ráðstafanir til að forðast það. Vísaðu alltaf til heimilda fyrir beinar tilvitnanir, endursagðar hugmyndir og gögn.

Tilvitnanir og heimildir eru siðferðilegur grunnur fræðilegrar ritunar.

Fræðilegur tónn og stíll

Áhersla þín ætti að vera eingöngu á rannsóknina og sönnunargögnin sjálf, ekki á að setja persónulegar tilfinningar eða huglægar skoðanir inn í umræðuna. Til að viðhalda þessari hlutlægu afstöðu skaltu stöðugt nota þriðju persónu sjónarhorn, sem hjálpar til við að skapa nauðsynlega fjarlægð og styrkir ópersónulegt eðli fræðilegrar rannsóknar.

Ennfremur verður tungumálið sem þú velur að vera nákvæmt og formlegt. Þetta þýðir að nota hugtök sem eru sértæk fyrir þitt fræðasvið en forðast hversdagslegt mál, slangur og styttingar sem grafa undan alvöru og tímaleysi fræðilegs verks.

Nú þegar þú þekkir þessar formlegu ritunarleiðbeiningar og tækni í faglegri ritun, hér er hvernig þú getur notað gervigreind til að skrifa formlega fyrir þig.

Eskritor

Eskritor er nýstárlegur gervigreindarritunarstuðningur sem notaður er í fræðasamfélaginu og fyrirtækjageiranum til að skrifa og fínpússa efni.

Þetta snjalla tól virkar með því að vinna úr efninu þínu, lykilorðum eða sérstökum ritunarleiðbeiningum og nýtir gervigreindarvél sína til að búa til frumleg drög. Í þessu tilfelli getur gervigreindartólið beitt stöðluðum formlegum ritunarhætti á skjölin þín, eða það getur lært að líkja eftir ritunarhætti formlegra skjala fyrirtækisins þíns.

Einstakir eiginleikar Eskritor fyrir formlega ritun:

• Tónabreyting: Beitir samræmdum, nákvæmum og faglegum formlegum ritunarhætti í gegnum allt skjalið þitt.
• Stílbæting: Þróaðar stílábendingar til að fínpússa setningar þínar fyrir skýrleika og nákvæmni.
• Uppbyggingaraðstoð: Hjálpar við að skipuleggja hugsanir þínar á rökréttan hátt, aðstoðar þig við að búa til vel uppbyggð skjöl með skýrum inngangi, samhangandi málsgreinum og sterkum niðurstöðum.
• Orðaforðaauðgun: Eskritor stingur upp á formlegri samheiti og orðavali til að hjálpa þér að komast frá hversdagslegu máli og tileinka þér fræðilegri eða viðskiptahæfari orðaforða.
• Fjöltyngdar möguleikar: Stuðningur við yfir 40 tungumál, sem þýðir að þú getur viðhaldið formlegum ritstaðli jafnvel þegar þú átt í samskiptum yfir tungumálamörk.

Hér er samanburður á eiginleikum milli Eskritor og annarra markaðsvalkosta svo þú getir séð muninn:

Ef þú vilt virkilega vera frábær í formlegri ritun er Eskritor besti kosturinn. Það hjálpar þér að ná réttum tóni, byggja upp ritun þína og jafnvel skrifa heildstæð skjöl fyrir þig. Önnur tól eru í lagi, en Eskritor er sérstaklega hannað fyrir formlega ritun.

Prófaðu Eskritor núna og sjáðu hversu miklu betri formleg ritun þín getur orðið!