Mi a formális írás? Tippek és bevált gyakorlatok

A hivatalos írás meghatározása

A hivatalos írás olyan stílus, amely előtérbe helyezi a világosságot, objektivitást, pontosságot és a bevett konvenciók betartását.

Olyan helyzetekben használják, ahol professzionális és tiszteletteljes hangnem szükséges, és ahol a pontosság és hitelesség elsődleges fontosságú. Lényege az információk vagy érvek világos, tömör és strukturált módon történő közvetítése, személyes elfogultságtól mentesen.

A hivatalos írás jó irányelve

Hivatalos és nem hivatalos írás összehasonlítása

Az alábbi táblázat a hivatalos és nem hivatalos írás helyzeteit hasonlítja össze.

Most már el tudod képzelni, hogyan néz ki a hivatalos írás. Íme, hogyan tudhatod, mikor kell használnod.

Mikor használjunk hivatalos írást

A hivatalos írás elengedhetetlen különböző szakmai és tudományos helyzetekben, többek között:

• Üzleti kommunikáció: Jelentések, javaslatok, hivatalos e-mailek, üzleti levelek és szerződések.
• Tudományos dolgozatok: Esszék, kutatási dolgozatok, szakdolgozatok, disszertációk és folyóiratcikkek.
• Jogi dokumentumok: Szerződések, jogi beadványok és hivatalos nyilatkozatok.
• Nyilvános beszéd és prezentációk: Előkészített beszédek és prezentációk szakmai környezetben.
• Állásjelentkezések: Motivációs levelek és önéletrajzok.
• Külső kommunikáció: Sajtóközlemények, nyilvános bejelentések és hivatalos weboldal tartalmak.

A hivatalos írás használata ezekben a kontextusokban biztosítja, hogy üzenetét komolyan vegyék, javítja szakmai megítélését, és minimalizálja a félreértelmezéseket.

Professzionális írástechnikák

A hivatalos írásban való kiválósághoz légy egyenes és aktívan küszöböld ki a szükségtelen szakzsargont és bonyolultságot, amely elhomályosíthatja az üzenetedet. Minden mondatnak céltudatosnak kell lennie, közvetlenül hozzájárulva a központi érveidhez vagy információs célodhoz. Válassz pontos szavakat a kétértelműség kiküszöbölésére, és határozd meg a kulcsfogalmakat, hogy biztosítsd olvasód teljes megértését már a kezdetektől.

Hivatalos nyelvi irányelvek

Gondosan válaszd meg szavaidat és használj széles szókincset, hogy megtaláld azokat a kifejezéseket, amelyek pontosan illenek ahhoz, amiről írsz. A hivatalos nyelv írásban való használatának másik szabálycsoportja arról szól, hogyan mondasz dolgokat. Írj harmadik személyű nézőpontból – beszélj a "ő", "az", vagy "ők" használatával az "én" vagy "te" helyett.

Ez objektívebbé és kevésbé személyessé teszi az írásod. És többnyire használj cselekvő szerkezetet, hogy írásod közvetlenebb legyen. Végül, ne használj szlenget, hétköznapi mondásokat vagy olyan kifejezéseket, amelyek csak bizonyos emberek számára érthetőek.

Szerkezet és szervezés

Egy jól szervezett dokumentum hatalmas különbséget jelent. Segít az embereknek könnyen megérteni az üzenetedet, mert a gondolatmenet és a hivatalos írás szerkezete könnyen követhető. Kezdd egy világos bevezetéssel, amely elmondja az embereknek, miről szól a dokumentumod és mit tervezel tenni vagy mondani.

Ezután szervezd az írásod bekezdésekbe, ahol minden bekezdés csak egy fő gondolatról szól. Használj témamondatot minden bekezdés elején, hogy megmutasd, mi ez a gondolat. Használj címsorokat és alcímeket a szöveg tagolására.

Ügyelj arra, hogy átmeneti szavakat használj, mint például "továbbá", "de" vagy "például", hogy zökkenőmentesen összekapcsold a bekezdéseidet és gondolataidat. Végül zárd erős következtetéssel, amely összefoglalja a fő pontjaidat és emlékezteti az embereket a fő üzenetedre.

Dokumentumtípusok és szabványok

Az üzleti világban a hivatalos írás különböző formákban jelenik meg, mindegyiknek megvannak a saját szabványai:

• Üzleti levelek: Az Ön professzionális hangja a külvilág felé. Kifinomultak, tisztelettudóak és szigorú formai konvenciókat követnek.
• Üzleti jelentések: Az írás a tiszta objektivitásra és a tényszerű ábrázolásra összpontosít, mint egy Wikipédia-cikk. A stílus világos és közvetlen.
• Javaslatok: Objektívek, akárcsak a jelentések, de előretekintő, cselekvésorientált írásstílussal. A javaslatok sok mi-t tartalmaznak, és meggyőző felhangot hordoznak.
• Emlékeztetők: Egyenes és könnyen érthető nyelv, a zsargon kerülésével. Olyan, mintha egy kollégához beszélne, de színpadon áll, és mindenki hallhatja a hangját.
• E-mailek: A legsokoldalúbbak, és főként tükrözik a kapcsolatot azzal a személlyel, akinek az e-mailt küldi. Ha kollégának szól, egyszerűbb és világosabb lehet. De ha felettesnek szól, akkor a formális, professzionális írás kulcsfontosságú.

Ezen különbségek megértésével pontosan és hatékonyan kommunikálhat a szakmai interakciók változatos területén.

Professzionális formázási szabályok

Már a formázás önmagában is azonnal emelheti írása színvonalát. Íme néhány kulcsfontosságú hivatalos írási szabály, amelyek elengedhetetlenek a kifinomult és hatékony hivatalos dokumentumok létrehozásához:

• Professzionális betűtípus: Arial vagy Times New Roman 12-es méretben.
• Margók és sorköz: Szabványos 1 hüvelykes margók és 1,5-ös vagy dupla sorköz a szöveg túlterhelésének megelőzésére.
• Bekezdések: Behúzás és bőséges sortávolság, hogy vezesse az olvasókat az ötletein keresztül.
• Listák: Számozott listák a sorozatokhoz és felsorolásjelek a tételekhez.
• Stílus következetessége: Egységes betűtípusok, címsorok és stílusok a dokumentum egészében.

Minél magasabb pozícióban van a vállalatánál, annál több választási lehetősége van a formázás stílusának kialakításában és a professzionális betűtípusok kiválasztásában.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni a formális írásban

Több gyakori hiba is alááshatja az üzleti írás formalitását:

• Szakzsargon túlzott használata: Bár az iparág-specifikus kifejezések néha szükségesek, a túlzott szakzsargon összezavarhatja az olvasókat.
• Homályos nyelvezet: Kerülje a homályos vagy kétértelmű nyelvezetet. Legyen konkrét és közvetlen a kijelentéseiben.
• Nyelvtani hibák és elírások: Alaposan ellenőrizze a szöveget. A nyelvtani hibák és elírások rontják a hitelességét.
• Érzelmi vagy elfogult nyelvezet: Tartsa a hangnemet semlegesnek és objektívnek. Kerülje az érzelmi kitöréseket vagy elfogult megfogalmazásokat.
• Informális megszólítások és elköszönések: Használjon formális megszólításokat (pl. "Tisztelt [Vezetéknév] Úr/Asszony/Dr.") és elköszönéseket (pl. "Tisztelettel," "Üdvözlettel").

Kerülje el ezeket a hibákat, és hivatalos írása következetesen tekintélyt és kifinomultságot fog sugározni.

Kutatási dolgozatok szabványai

A tudományos írás szigort és precizitást követel. A kutatási dolgozatok a formális írás kiváló példái:

• Tézis-vezérelt: A formális írás az, ami a tézist világosan meghatározottá és érthetővé teszi még az évekkel későbbi olvasók számára is. Itt minden az objektivitásról szól.
• Elemző és kritikus: Lépj túl a leíráson, hogy elemezd és kritikusan értékeld az információt. Mutass eredeti gondolkodást és meglátást.
• Strukturált érvelés: Mutasd be érveidet logikus, lépésről-lépésre haladó módon. Használj bizonyítékokat álláspontod alátámasztására és válaszolj az ellenérvekre.
• Formális hangnem és stílus: Tarts fenn egy nagyon formális, objektív és személytelen hangnemet. Kerüld a személyes véleményeket és a szubjektív nyelvezetet.

Ha követed ezeket a szabályokat, a fő gondolatod világos lesz még akkor is, ha évekkel később olvassák.

Hivatkozási és referencia szabályok

A megfelelő hivatkozás kulcsfontosságú a tudományos írás irányelveiben. Elismerést adnak a forrásoknak és elkerülik a plágiumot:

• Következetes hivatkozási stílus: Válassz egy elismert hivatkozási stílust (pl. MLA, APA, Chicago) és következetesen tartsd magad hozzá a dolgozatod egészében.
• Szövegközi hivatkozások: Használj szövegközi hivatkozásokat a források megjelölésére a dolgozatod szövegében.
• Irodalomjegyzék/Bibliográfia: Szerepeltess egy átfogó listát minden hivatkozott forrásról a dolgozatod végén.
• Pontosság és teljesség: Biztosítsd, hogy minden hivatkozási információ pontos és teljes legyen, követve a választott stílus irányelveit.
• Plágium elkerülése: Értsd meg, mi minősül plágiumnak, és tegyél lépéseket annak elkerülésére. Mindig hivatkozz a forrásokra közvetlen idézetek, átfogalmazott ötletek és adatok esetén.

A hivatkozás és a referenciák a tudományos írás etikai alapjai.

Tudományos hangnem és stílus

Figyelmednek határozottan a kutatásra és magára a bizonyítékokra kell összpontosulnia, nem pedig arra, hogy személyes érzéseket vagy szubjektív véleményeket vigyél a diskurzusba. Ezen objektív álláspont fenntartásához következetesen használd a harmadik személyű perspektívát, ami segít létrehozni a szükséges távolságot és megerősíti a tudományos vizsgálódás személytelen jellegét.

Továbbá, a választott nyelvnek precíznek és formálisnak kell lennie. Ez azt jelenti, hogy az akadémiai szakterületedre jellemző terminológiát használsz, miközben szigorúan kerülöd a köznyelvi kifejezéseket, szlenget és rövidítéseket, amelyek aláássák a tudományos munka komolyságát és időtállóságát.

Most, hogy megismerkedtél ezekkel a formális írási stílus útmutatókkal és szakmai írástechnikákkal, íme, hogyan használhatsz mesterséges intelligenciát, hogy formálisan írjon neked.

Eskritor

Az Eskritor egy élvonalbeli AI írássegéd, amelyet az akadémiai és vállalati szektorokban használnak tartalmak írására és finomítására.

Ez az intelligens eszköz úgy működik, hogy feldolgozza a témádat, kulcsszavaidat vagy konkrét írási feladatodat, és AI motorját használva eredeti vázlatokat készít. Ebben az esetben az AI eszköz iparági szabványoknak megfelelő hivatalos stílust alkalmazhat dokumentumaidra, vagy megtanulhatja, hogyan másolja le vállalatod hivatalos dokumentumainak írási stílusát.

Az Eskritor egyedi funkciói a hivatalos íráshoz:

• Hangnem beállítása: Következetes, pontos és professzionális hivatalos stílus alkalmazása a teljes dokumentumban.
• Stílus fejlesztése: Fejlett stílusjavaslatok a mondatok tisztaságának és pontosságának finomítására.
• Szerkezeti segítség: Segít gondolataid logikus rendszerezésében, jól strukturált dokumentumok létrehozásában világos bevezetéssel, koherens bekezdésekkel és erős következtetésekkel.
• Szókincs gazdagítása: Az Eskritor hivatalosabb szinonimákat és szókincset javasol, hogy segítsen eltávolodni a hétköznapi nyelvhasználattól, és egy tudományosabb vagy üzletileg megfelelőbb szókincset alkalmazni.
• Többnyelvű képességek: Több mint 40 nyelv támogatása, ami azt jelenti, hogy a hivatalos írási normákat akkor is fenntarthatod, amikor nyelvi határokon átívelő kommunikációt folytatsz.

Íme egy funkcióösszehasonlítás az Eskritor és más piaci alternatívák között, hogy lásd a különbséget:

Ha igazán jó akarsz lenni a hivatalos írásban, az Eskritor a legjobb választás. Segít a megfelelő hangnem eltalálásában, az írás strukturálásában, és akár teljes dokumentumokat is megír neked. Más eszközök is megfelelőek, de az Eskritor kifejezetten a hivatalos írásra készült.

Próbáld ki most az Eskritor-t, és nézd meg, mennyivel jobb lehet a hivatalos írásod!