מהי כתיבה פורמלית? טיפים ושיטות מומלצות

הגדרת כתיבה פורמלית

כתיבה פורמלית היא סגנון המעניק עדיפות לבהירות, אובייקטיביות, דיוק והיצמדות למוסכמות מקובלות.

היא משמשת במצבים בהם נדרש טון מקצועי ומכבד ובהם דיוק ואמינות הם בעלי חשיבות עליונה. מדובר בהעברת מידע או טיעונים באופן ברור, תמציתי ומובנה, ללא הטיה אישית.

מדריך טוב לכתיבה פורמלית הוא

השוואה בין כתיבה פורמלית לבלתי פורמלית

הטבלה להלן מציגה מצבים המשווים בין כתיבה פורמלית לכתיבה בלתי פורמלית.

כעת, אתה יכול לדמיין איך נראית כתיבה פורמלית. הנה איך תדע מתי להשתמש בה.

מתי להשתמש בכתיבה פורמלית

כתיבה פורמלית חיונית במגוון תרחישים מקצועיים ואקדמיים, כולל:

• תקשורת עסקית: דוחות, הצעות, אימיילים רשמיים, מכתבים עסקיים וחוזים.
• מאמרים אקדמיים: חיבורים, מאמרי מחקר, תזות, דיסרטציות ומאמרים בכתבי עת.
• מסמכים משפטיים: חוזים, סיכומים משפטיים והצהרות רשמיות.
• נאומים ומצגות: נאומים מוכנים ומצגות בסביבות מקצועיות.
• בקשות עבודה: מכתבי פנייה וקורות חיים.
• תקשורת חיצונית: הודעות לעיתונות, הכרזות ציבוריות ותוכן רשמי באתרי אינטרנט.

שימוש בכתיבה פורמלית בהקשרים אלה מבטיח שהמסר שלך יילקח ברצינות, משפר את התדמית המקצועית שלך, ומצמצם פרשנויות שגויות.

טכניקות כתיבה מקצועיות

כדי להצטיין בכתיבה פורמלית, היה ישיר ופעל באופן אקטיבי להסרת ז'רגון ומורכבות מיותרים שעלולים להסתיר את המסר שלך. כל משפט חייב להיות בעל מטרה, תורם ישירות לטיעון המרכזי שלך או למטרה האינפורמטיבית. בחר מילים בדייקנות כדי למנוע עמימות והגדר מונחים מרכזיים כדי להבטיח הבנה מלאה של הקורא מההתחלה.

הנחיות לשפה פורמלית

בחר את המילים שלך בקפידה והשתמש באוצר מילים רחב כדי למצוא מילים המתאימות במדויק לנושא עליו אתה כותב. מערכת כללים נוספת לשפה פורמלית בכתיבה נוגעת לאופן שבו אתה אומר דברים. כתוב מנקודת מבט של גוף שלישי – דבר על "הוא", "היא", "זה" או "הם" במקום "אני" או "אתה".

זה גורם לכתיבה שלך להישמע יותר אובייקטיבית ופחות אישית. וברוב המקרים, השתמש בקול פעיל כדי להפוך את הכתיבה שלך לישירה יותר. לבסוף, אל תשתמש בסלנג, ביטויים יומיומיים, או ביטויים שעשויים להיות מובנים רק לחלק מהאנשים.

מבנה וארגון

מסמך מאורגן היטב יוצר הבדל עצום. הוא עוזר לאנשים להבין את המסר שלך בקלות כי הזרימה ומבנה הכתיבה הפורמלית קלים למעקב. התחל עם מבוא ברור שמספר לאנשים על מה המסמך שלך ומה אתה מתכנן לעשות או לומר.

לאחר מכן, ארגן את הכתיבה שלך לפסקאות, כאשר כל פסקה עוסקת ברעיון מרכזי אחד בלבד. השתמש במשפט נושא בתחילת כל פסקה כדי להראות מהו הרעיון. השתמש בכותרות וכותרות משנה כדי לפצל את הטקסט שלך.

הקפד להשתמש במילות מעבר כמו "גם", "אבל" או "לדוגמה" כדי לחבר בצורה חלקה בין הפסקאות והרעיונות שלך. לבסוף, סיים עם מסקנה חזקה המסכמת את הנקודות העיקריות שלך ומזכירה לאנשים את המסר המרכזי שלך.

סוגי מסמכים וסטנדרטים

בעולם העסקי, כתיבה פורמלית מופיעה בצורות שונות, כל אחת עם הסטנדרטים שלה:

• מכתבים עסקיים: הקול המקצועי שלך כלפי העולם החיצוני. הם מלוטשים, מכבדים, ועוקבים אחר מוסכמות פורמליות קפדניות.
• דוחות עסקיים: הכתיבה מתמקדת באובייקטיביות טהורה והצגת עובדות, כמו ערך בוויקיפדיה. הסגנון ברור וישיר.
• הצעות: אובייקטיביות, בדיוק כמו דוחות, אך עם סגנון כתיבה צופה פני עתיד ומוכוון פעולה. הצעות משלבות הרבה "אנחנו" ויש להן גוון משכנע.
• תזכירים: שפה ישירה ונגישה, הנמנעת מז'רגון. זה כמו לדבר עם עמית, אך אתה על במה, וכולם יכולים לשמוע את קולך.
• אימיילים: הכי ורסטיליים ובעיקר משקפים את היחסים עם האדם שאליו אתה שולח את האימייל. אם זה עמית, הוא יכול להיות פשוט וברור יותר. אבל אם זה לממונה, אז כתיבה פורמלית ומקצועית היא המפתח.

על ידי הבנת הבדלים אלה, תוכל לתקשר בדיוק ובהשפעה לאורך הנוף המגוון של אינטראקציות מקצועיות.

כללי עיצוב מקצועיים

העיצוב שלך לבדו יכול להעלות מיד את הכתיבה שלך. הנה כמה כללי כתיבה פורמלית חיוניים ליצירת מסמכים פורמליים מלוטשים ואפקטיביים:

• גופן מקצועי: אריאל או טיימס ניו רומן בגודל 12.
• שוליים ורווחים: שוליים סטנדרטיים של אינץ' אחד ורווח של 1.5 או כפול למניעת עומס טקסט.
• פסקאות: הזחה ורווח נדיב בין שורות להנחיית הקוראים דרך הרעיונות שלך.
• רשימות: רשימות ממוספרות לרצפים ונקודות לפריטים.
• עקביות בסגנון: גופנים, כותרות וסגנונות אחידים לאורך כל המסמך שלך.

ככל שהתפקיד שלך בחברה גבוה יותר, כך יש לך יותר בחירה בעיצוב הפורמט שלך ובבחירת גופנים מקצועיים.

טעויות נפוצות שיש להימנע מהן בכתיבת פורמט

מספר טעויות נפוצות עלולות לפגוע בפורמליות של כתיבה עסקית:

• שימוש יתר בז'רגון: בעוד שמונחים ספציפיים לתעשייה הם לפעמים הכרחיים, ז'רגון מוגזם עלול לבלבל קוראים.
• שפה עמומה: הימנע משפה עמומה או דו-משמעית. היה ספציפי וישיר בהצהרותיך.
• שגיאות דקדוק וטעויות הקלדה: הגהה קפדנית. שגיאות דקדוק וטעויות הקלדה פוגעות באמינות שלך.
• שפה רגשית או מוטה: שמור על טון ניטרלי ואובייקטיבי. הימנע מהתפרצויות רגשיות או ניסוחים מוטים.
• פניות וסיומות לא פורמליות: השתמש בפניות פורמליות (למשל, "לכבוד מר/גב'/ד"ר [שם משפחה]") וסיומות (למשל, "בכבוד רב," "בברכה").

הימנע מטעויות אלה והכתיבה הפורמלית שלך תשדר באופן עקבי סמכות וליטוש.

סטנדרטים למאמרי מחקר

כתיבה אקדמית דורשת קפדנות ודיוק. מאמרי מחקר הם דוגמאות מובהקות לכתיבה פורמלית:

• מונחית-תזה: כתיבה פורמלית היא מה שהופך תזה למוגדרת בבירור ומובנת גם לקוראים שנמצאים שנים בעתיד. הכל כאן נוגע להיות אובייקטיבי.
• אנליטית וביקורתית: לך מעבר לתיאור כדי לנתח ולהעריך מידע באופן ביקורתי. הדגם מחשבה מקורית ותובנה.
• טיעון מובנה: הצג טיעונים באופן לוגי, שלב אחר שלב. השתמש בראיות לבניית הטיעון שלך והתייחס לטיעוני נגד.
• טון וסגנון פורמלי: שמור על טון פורמלי, אובייקטיבי ולא אישי. הימנע מדעות אישיות ושפה סובייקטיבית.

אם תעקוב אחר כללים אלה, הרעיון המרכזי שלך יהיה ברור גם אם אנשים יקראו אותו שנים מאוחר יותר.

כללי ציטוט והפניה

ציטוט נכון הוא קריטי בהנחיות לכתיבה אקדמית. הם נותנים קרדיט למקורות ומונעים פלגיאט:

• סגנון ציטוט עקבי: בחר סגנון ציטוט מוכר (למשל, MLA, APA, שיקגו) והקפד עליו באופן עקבי לאורך כל המאמר שלך.
• ציטוטים בגוף הטקסט: השתמש בציטוטים בגוף הטקסט כדי להפנות למקורות בתוך גוף המאמר שלך.
• רשימת מקורות/ביבליוגרפיה: כלול רשימה מקיפה של כל המקורות המצוטטים בסוף המאמר שלך.
• דיוק ושלמות: ודא שכל מידע הציטוט מדויק ושלם, בהתאם להנחיות של הסגנון שבחרת.
• הימנעות מפלגיאט: הבן מה מהווה פלגיאט ונקוט צעדים כדי להימנע ממנו. תמיד צטט מקורות לציטוטים ישירים, רעיונות מנוסחים מחדש ונתונים.

ציטוט והפניה הם עמוד השדרה האתי של הכתיבה האקדמית.

טון וסגנון אקדמי

המיקוד שלך צריך להיות ישירות על המחקר והראיות עצמן, ולא על הכנסת רגשות אישיים או דעות סובייקטיביות לשיח. כדי לשמור על עמדה אובייקטיבית זו, השתמש באופן עקבי בנקודת מבט של גוף שלישי, מה שעוזר ליצור מרחק הכרחי ומחזק את האופי הלא-אישי של חקר אקדמי.

יתר על כן, השפה שאתה בוחר חייבת להיות מדויקת ופורמלית. משמעות הדבר היא שימוש במונחים ספציפיים לתחום האקדמי שלך תוך הימנעות קפדנית מביטויים עממיים, סלנג וקיצורים שפוגעים ברצינות ובאל-זמניות של עבודה אקדמית.

עכשיו כשאתה מכיר את מדריכי סגנון הכתיבה הפורמלית הללו וטכניקות כתיבה מקצועיות, הנה כיצד תוכל להשתמש בבינה מלאכותית לכתיבה פורמלית עבורך.

Eskritor

Eskritor הוא עוזר כתיבה מתקדם מבוסס בינה מלאכותית המשמש באקדמיה ובתעשיות תאגידיות לכתיבה ושיפור של תכנים.

כלי חכם זה פועל על ידי עיבוד הנושא שלך, מילות מפתח, או הנחיית כתיבה ספציפית ומינוף מנוע הבינה המלאכותית שלו ליצירת טיוטות מקוריות. במקרה זה, כלי הבינה המלאכותית יכול ליישם כתיבה פורמלית בסטנדרט תעשייתי למסמכים שלך, או ללמוד כיצד לשחזר את סגנון הכתיבה של המסמכים הפורמליים של החברה שלך.

תכונות ייחודיות של Eskritor לכתיבה פורמלית:

• התאמת טון: יישום כתיבה פורמלית עקבית, מדויקת ומקצועית לאורך כל המסמך שלך.
• שיפור סגנון: הצעות סגנון מתקדמות לשיפור המשפטים שלך לבהירות ודיוק.
• סיוע במבנה: מסייע בארגון המחשבות שלך באופן לוגי, עוזר לך ליצור מסמכים מובנים היטב עם מבואות ברורים, פסקאות קוהרנטיות, ומסקנות חזקות.
• העשרת אוצר מילים: Eskritor מציע מילים נרדפות פורמליות יותר ובחירות אוצר מילים כדי לעזור לך להתרחק משפה יומיומית ולאמץ לקסיקון מתאים יותר לאקדמיה או לעסקים.
• יכולות רב-לשוניות: תמיכה ביותר מ-40 שפות, כלומר אתה יכול לשמור על סטנדרטים של כתיבה פורמלית גם בתקשורת חוצת גבולות לשוניים.

הנה השוואת תכונות בין Eskritor לבין אלטרנטיבות אחרות בשוק כדי שתוכל לראות את ההבדל:

אם אתה באמת רוצה להצטיין בכתיבה פורמלית, Eskritor הוא הבחירה הטובה ביותר. הוא עוזר לך להשיג את הטון הנכון, לבנות את הכתיבה שלך, ואפילו לכתוב מסמכים שלמים עבורך. כלים אחרים הם בסדר, אבל Eskritor נוצר במיוחד לכתיבה פורמלית.

נסה את Eskritor עכשיו וראה עד כמה הכתיבה הפורמלית שלך יכולה להשתפר!