Erokirjeen kirjoittaminen voi olla haastavaa. Monilla on vaikeuksia löytää oikea sävy, päättää, mitä tietoja sisällytetään, ja välttää negatiivisuutta. Mikä pahempaa, huono erokirje voi saada sinut vaikeuksiin ja vaikeuttaa yrityksesi jättämistä.
Siksi AI työkalut, kuten Eskritor, voivat kirjoittaa ammatillisia erokirjeitä, joiden avulla voit lähteä yrityksestäsi armossa ja rauhassa. Nämä työkalut auttavat käyttäjiä keskittymään kiitollisuuden ilmaisemiseen ja positiivisten suhteiden ylläpitämiseen, mikä johtaa sujuvampaan lähtöön.
Näin voit tehdä sen.
Miksi ammatillinen erokirje on tärkeä
Hyvin laadittu erokirje ei ole neuvoteltavissa ammatillisesta lähdöstä. Se ei ole pelkkä muodollisuus; Se on kriittinen työkalu irtautumisen hallintaan ja positiivisten ammatillisten suhteiden ylläpitämiseen.
Eroamisen ja eropyynnön välillä on merkittävä ero. Ammatillinen kirje on lausunto siitä, että eroat, et pyydä lupaa erota tai pyydä vastatarjousta.
Ammatillisten suhteiden ylläpitäminen
Hyvä erokirje auttaa sinua säilyttämään hyvät suhteet vanhaan työnantajaasi. Se jättää positiivisen loppuvaikutelman, josta voi olla hyötyä myöhemmin. Vaikka lähtisit asiaan liittymättömistä syistä, kohtelias kirje osoittaa kunnioitusta. Tämä voi olla tärkeää referenssien saamisen, verkostoitumisen tai jopa yritykseen palaamisen kannalta jonain päivänä.
Sujuva irtisanoutuminen helpottaa myös paluuta ja neuvottelemista vanhalla työpaikallasi . Asiat muuttuvat, ja saatat haluta palata takaisin. Hyvä poistuminen, jota auttaa ammattimainen kirje, helpottaa tätä. Vaikka et palaisikaan takaisin, he antavat sinulle todennäköisemmin hyvän suosituksen tai kirjoittavat suosittelukirjeen, joka auttaa sinua löytämään uuden työpaikan.
Eroaikomuksen dokumentointi
Erokirje on virallinen todistus lähdösti. Tämä on tärkeää HR:lle ja suojaa sekä sinua että työnantajaasi. Se näyttää tarkalleen, milloin olet lähdössä, mikä auttaa esimerkiksi palkanlaskennassa ja etuuksissa.
Sinulle kirje todistaa, että olet virallisesti eronnut, ja suojelee sinua lähtöäsi koskevilta kiistoilta. Työnantajallesi se on tieto irtisanoutumisestasi, mikä on tärkeää heidän rekisterinsä ja oikeudellisten syiden kannalta. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos on erimielisyyksiä siitä, miksi lähdit. Virallinen kirje tekee kaiken selväksi.
Vaiheittainen opas erokirjeen kirjoittamiseen
Irtisanoutumiskirjeen kirjoittamisessa on kyse selkeydestä ja ytimekkyydestä. Se ei ole oikea paikka pitkille selityksille tai tunteenpurkauksille. Tavoitteena on ilmaista aikomuksesi lähteä ammattimaisesti ja suoraviivaisesti, jättämättä tilaa väärintulkinnoille.
1 Aloita kohteliaalla tervehdyksellä
Aloita kirjeesi kohteliaalla ja ammattimaisella tervehdyksellä ja puhuttele esihenkilöäsi tai esimiestäsi suoraan nimeltä. Esimerkiksi: "Hyvä [johtajan nimi]" tai "Hyvä herra/rouva. [Managerin sukunimi]" . Tämä on tavanomainen liikekirjekäytäntö, joka antaa kunnioittavan sävyn alusta alkaen.
Kirjeen osoittaminen suoraan esimiehellesi on ratkaisevan tärkeää useista syistä. Ensisijaisesti se varmistaa, että kirje tavoittaa aiotun vastaanottajan ja minimoi mahdollisuuden, että se jää huomiotta tai katoaa.
Tämä suora osoite auttaa välttämään tulevia väärinkäsityksiä tai kiistoja, kuten sen, että esimies väittää, ettei hän ole vastaanottanut tai lukenut irtisanoutumistasi. Selkeä toimitus ja kuittaus, alkaen asianmukaisesta tervehdyksestä, on ammatillinen suoja molemmille osapuolille.
2 Ilmoita selkeästi aikomuksestasi erota
Ilmoita välittömästi tervehdyksen jälkeen selkeästi ja suoraan aikomuksestasi erota tehtävästäsi. Tämä on mainittava ensimmäisessä kappaleessa. Vältä kiertelemistä tai epämääräisen kielen käyttöä. Ole suora ja ytimekäs. Määritä tämän lausunnon jälkeen viimeinen työpäiväsi. Tämän päivämäärän tulee olla linjassa yrityksesi vaaditun irtisanomisajan kanssa (esim. kaksi viikkoa, yksi kuukausi).
Esimerkiksi: "Hyväksy tämä kirje virallisena ilmoituksena siitä, että eroan tehtävästäni [Tehtävänimikkeesi] [Yrityksen nimi] [Viimeinen työpäiväsi] alkaen. "
Lyhyt oleminen olematta töykeä tarkoittaa tasapainon löytämistä lyhyyden ja kohteliaisuuden välillä. Toimi näin:
- Ole suora, mutta älä äkillinen: Käytä selkeää ja ytimekästä kieltä, mutta vältä liian suorasukaisia muotoiluja Sen sijaan, että sanoisit "Lopetan", käytä "Irtisanoudun".
- Ilmoita aikomuksestasi selkeästi ja välittömästi: Älä viivyttele irtisanoutumistasi Mene suoraan asiaan ensimmäisessä kappaleessa.
- Vältä tarpeettomia selityksiä: Vältä pitkien perustelujen antamista lähtöllesi Pelkkä ilmoitus aikomuksestasi erota riittää.
Noudattamalla näitä ohjeita voit viestiä eroilmoituksestasi selkeästi ja tehokkaasti säilyttäen samalla ammattimaisen ja kunnioittavan sävyn.
3 Ilmaise kiitollisuutta
Kun olet ilmoittanut aikomuksestasi erota, ilmaise vilpitön kiitollisuus työnantajallesi mahdollisuuksista ja kokemuksista, joita sait yrityksessä ollessasi. Tämä on olennainen osa ammatillista erokirjettä. Se osoittaa kunnioitusta ja tunnustaa siellä vietetyn ajan arvon riippumatta lähtösi syistä.
Esimerkiksi: "Olen kiitollinen mahdollisuuksista, joita olen saanut [Yrityksen nimi] palveluksessa. Arvostan erityisesti kokemusta, jonka sain [mainitse tietyn alueen tai projektin]."
Ilmaisemalla kiitoksen välität, että lähdet positiivisin ehdoin ja arvostat sinulle tarjottuja mahdollisuuksia. Se myös viestii hienovaraisesti, että lähdet positiivisessa mielentilassa ja että työnantajasi tarpeettomat häiriöt tai komplikaatiot voivat vaarantaa positiivisen lähdön.
Se on tapa sanoa: "Lähden hyvissä väleissä; pidetään se sellaisena."
4 Tarjoa tukea siirtymän aikana
Kiitollisuuden ilmaisun jälkeen tarjoa apuasi siirtymäkauden aikana. Tämä osoittaa ammattitaitosi ja sitoutumisesi sujuvan luovutuksen varmistamiseen. Se vahvistaa myös positiivisia aikomuksiasi ja halukkuuttasi tehdä yhteistyötä.
Esimerkiksi: "Autan mielelläni kaikin mahdollisin tavoin varmistaakseni sujuvan siirtymisen lähtöni aikana. Olen käytettävissä auttamaan korvaajani kouluttamisessa ja suorittamaan kaikki jäljellä olevat tehtävät ennen viimeistä päivääni."
Siirtymätuen tarjoaminen voi sisältää tehtäviä, kuten sijaisen kouluttamista, työprosessien dokumentointia tai meneillään olevien projektien päättämistä. Tämä tarjous ei velvoita sinua ottamaan kohtuutonta työtaakkaa, mutta se osoittaa halukkuutesi olla avuksi siirtymän aikana.
5 Sulje positiiviseen sävyyn
Erokirjeesi sulkeminen on viimeinen tilaisuutesi jättää positiivinen, pysyvä vaikutelma. Päätä kirje vilpittömällä onnentoivotuksella yrityksen tulevalle menestykselle ja kasvulle. Tämä vahvistaa ammattimaista käyttäytymistäsi ja jättää oven auki tuleville mahdollisuuksille.
Esimerkiksi: "Toivotan sinulle ja [Yrityksen nimi] kaikkea hyvää tulevaisuudessa. " tai "Toivotan yritykselle menestystä jatkossakin tulevissa pyrkimyksissään. "
Pidä se lyhyenä, aitona ja positiivisena. Vältä sarkastisia tai negatiivisia huomautuksia, vaikka kokemuksesi ei olisikaan ihanteellinen. Positiivisen sävyn säilyttäminen loppuun asti on ratkaisevan tärkeää pitkäaikaisen suhteen kannalta ja komplikaatioiden välttämiseksi.
6 Kirjaudu ulos oikein
Viimeinen vaihe on allekirjoittaa kirjeesi ammattimaisella päätöksellä. Tämä lisää muodollisuutta ja viimeistelee asiakirjan. Käytä tavallista työkirjeen päätöstä, kuten:
- Kunnioittaen
- Kunnioittavasti
- Parhain terveisin
"Ystävällisin terveisin" on yleensä yleisin ja laajimmin hyväksytty päätös.
Kirjoita sulkemisen jälkeen koko nimesi alla olevalle riville. Jos lähetät kirjeen paperiversion, jätä loppuosan ja kirjoittamasi nimen väliin tilaa käsinkirjoitetulle allekirjoituksellesi. Jos lähetät kirjeen sähköisesti, voit joko kirjoittaa nimesi tai käyttää tarvittaessa digitaalista allekirjoitusta.
Vinkkejä tehokkaan erokirjeen kirjoittamiseen
Erokirjeen kirjoittaminen voi tuntua pelottavalta, mutta sen ei tarvitse olla. Tässä on muutamia tehokkaita erokirjeen kirjoitusvinkkejä, joita voit noudattaa luodaksesi ammattimaisen ja tehokkaan asiakirjan.
Pidä se lyhyenä ja ammattimaisena
Lyhyys on avainasemassa. Vältä tarpeettomia yksityiskohtia tai pitkiä selityksiä. Pidä kiinni olennaisista tiedoista: aikomuksestasi erota, viimeisestä päivästäsi ja kiitoksen ilmauksista. Säilytä kunnioittava ja ammattimainen sävy koko kirjeen ajan.
On tärkeää muistaa, että sinulla ei useimmissa tapauksissa ole lakisääteistä velvollisuutta selittää, miksi eroat. Voit yksinkertaisesti ilmoittaa aikomuksestasi lähteä. Tämä voi lievittää painetta joutua perustelemaan päätöksesi.
Käytä selkeää ja muodollista rakennetta
Hyvin jäsennelty kirje on helppo lukea ja ymmärtää. Jos työskentelet suuressa yrityksessä, käytä erokirjeessäsi muodollisempaa sävyä ja rakennetta. Samoin, jos työpaikkakulttuurisi on löyhempää, muuta kirjoitussävyäsi vastaamaan työpaikkaa.
Et halua, että erokirje tuntuu epäkunnioittavalta, koska se ei noudata työpaikan viestintästandardeja.
Vältä tunteellisia tai negatiivisia kommentteja
Erokirje ei ole oikea paikka purkaa turhautumista tai ilmaista epäkohtia. Vaikka sinulla olisi voimakkaita valituksia, niiden kirjoittaminen voi johtaa mahdollisiin komplikaatioihin, eikä se ole koskaan hyvä idea.
Keskity ilmaisemaan kiitollisuutta sinulle annetuista mahdollisuuksista ja säilytä positiivinen sävy. Tämä lähestymistapa auttaa säilyttämään ammatillisen maineesi ja välttää tarpeettomien ristiriitojen luomisen.
Kuinka Eskritor yksinkertaistaa erokirjeen kirjoittamista
Eskritor on yksi monista AI työkaluista erokirjeiden kirjoittamiseen. Se auttaa käyttäjiä luomaan erityyppistä kirjallista sisältöä, mukaan lukien ammattimaisia asiakirjoja, kuten erokirjeitä.
AI -Luodut erokirjemallit
Eskritor kirjoitusprosessi antaa sinulle erityiset erokirjemallit, jotka on räätälöity eri toimialoille ja ammatillisille ympäristöille. Näin varmistat, että kirjeesi on linjassa työpaikkasi viestintästandardien kanssa, olipa kyseessä sitten yritysympäristö, pienyritys tai voittoa tavoittelematon organisaatio.
Lisäksi, jos sinulla on jo karkea luonnos erokirjeestäsi, Eskritor voi auttaa sinua tarkentamaan kirjoitustasi. Kun tunnistat ja poistat kaikki negatiiviset tai liian tunteelliset kommentit, sinulle jää hiottu ja ammattimainen erokirje muutamassa minuutissa.
Kieliopin ja tyylin hienosäätö
Eskritor :n edistyneet muokkaustyökalut korjaavat kieliopin automaattisesti, parantavat lauseen selkeyttä ja varmistavat, että sävysi pysyy ammattimaisena. Muista, että selkeä ja ytimekäs kieli on ratkaisevan tärkeää erokirjeissä.
Aikaa säästävät ja helppokäyttöiset työkalut
Eskritor avulla voit nopeasti laatia, muokata ja viimeistellä erokirjeesi huolehtimatta virheistä tai muotoiluongelmista. Sen sijaan, että käyttäisit arvokasta aikaa tuskailemalla siitä, onko käsin kirjoittamasi kirje tarpeeksi hyvä, Eskritor tarjoaa virtaviivaisen ja tehokkaan ratkaisun.
Se on helpompi tie hiottuun, ammattimaiseen erokirjeeseen, jonka avulla voit keskittyä siirtymäsi muihin osa-alueisiin.
Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää
Kun keskitytään uuden mahdollisuuden jännitykseen tai vaikeasta tilanteesta poistumisen helpotukseen, on helppo tehdä virheitä erokirjettä kirjoittaessa. Tässä on joitain yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää:
Olennaisten yksityiskohtien unohtaminen
Ilmoita aina viimeinen työpäiväsi ja varmista, että se on linjassa yrityksesi irtisanomisajan kanssa. Anna myös yhteystietosi (sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero) siltä varalta, että työnantajasi haluaa tavoittaa sinut lähtösi jälkeen.
Liian tunteellisen kirjeen kirjoittaminen
Vältä sisältämästä henkilökohtaisia epäkohtia, negatiivisia kommentteja kollegoista tai johdosta tai liian tunteellisia ilmaisuja. Vaikka on ymmärrettävää tuntea voimakkaita tunteita lähdöstä, niiden ilmaiseminen erokirjeessä voi olla haitallista:
- Vahingoittunut ammatillinen maine: Negatiiviset kommentit voivat tahrata mainettasi ja vaikeuttaa tulevien referenssien saamista.
- Oikeudelliset vaikutukset: Joissakin tapauksissa herjaavat lausunnot voivat johtaa oikeustoimiin.
- Menetetyt mahdollisuudet: Negatiivinen kirje voi vaarantaa tulevaisuuden mahdollisuudet samassa yrityksessä tai samalla toimialalla.
On aina parasta pitää kirje asiallisena, ytimekkäänä ja ammattimaisena.
Lähetyksen viivästyminen
Erokirjeen lähettäminen viipymättä on välttämätöntä. Toimituksen viivästyminen voi aiheuttaa työnantajallesi vaikeuksia suunnitella lähtöäsi ja löytää korvaajaa.
Normaalin irtisanomisajan (yleensä kaksi viikkoa) noudattaminen on ammatillista kohteliaisuutta ja mahdollistaa sujuvamman siirtymisen.
Johtopäätös
Ammatillinen erokirje on enemmän kuin pelkkä muodollisuus. Se on tilaisuus ylläpitää positiivisia suhteita työnantajaan ja kollegoihin ja jättää pysyvä positiivinen vaikutelma.
Noudattamalla tässä artikkelissa annettuja vaiheittaisia ohjeita voit laatia selkeän, ytimekkään ja ammattimaisen erokirjeen.
Niille, joilla on vaikeuksia erokirjeensä kanssa, kokeile Eskritor ! Erokirjeesimerkkien ja mallien avulla voit kirjoittaa räätälöidyn, virheettömän kirjeen muutamassa minuutissa.
Dubai, Yhdistyneet arabiemiirikunnat