Sähköpostiviestin kirjoittaminen työpaikka- tai työharjoitteluhakemusta varten vaatii huomiota yksityiskohtiin ja ammattitaitoa. Tässä on vaiheittainen opas tehokkaan työhakemussähköpostin kirjoittamiseen:
- Käytä selkeää otsikkoa: Sähköpostin otsikon tulisi olla selkeä ja täsmällinen. Siinä on mainittava tehtävänimike ja nimesi.
- Osoittakaa vastaanottajalle: Käytä asianmukaista tervehdystä, kuten ”Hyvä palkkaava johtaja” tai ”Hyvä [Company Name] HR-tiimi”.
- Esittele itsesi: Ensimmäisessä kappaleessa esittelet itsesi ja mainitset haettavan työpaikan. Kerro myös lyhyesti, miten sait tietää avoimesta työpaikasta.
- Korosta pätevyyttäsi: Korosta seuraavissa kappaleissa pätevyytesi, taitosi ja kokemuksesi, jotka tekevät sinusta sopivan tähän työhön. Sisällytä mukaan mittareihin perustuvia saavutuksia, jotta voit osoittaa olevasi arvokas voimavara yritykselle.
- Ilmaise innostuksesi: Osoita innostuksesi työtä ja yritystä kohtaan. Selitä, miksi olet kiinnostunut tehtävästä ja mitä toivot voivasi antaa.
- Anna yhteystietosi: Varmista, että annat yhteystietosi, kuten puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Liitä myös linkkejä LinkedIn-profiiliisi tai henkilökohtaiselle verkkosivustollesi.
- Sulje sähköposti: Kiitä vastaanottajaa hakemuksesi huomioon ottamisesta ja ilmaise halukkuutesi vastata hänen mahdollisiin kysymyksiinsä. Käytä ammattimaista allekirjoitusta, kuten ”Terveisin” tai ”Ystävällisin terveisin”.
- Liitä mukaan ansioluettelosi ja saatekirjeesi: Muista liittää ansioluettelosi ja saatekirje sähköpostiin. Voit myös liittää ne PDF-liitteinä tai antaa niihin linkkejä sähköpostissa.
- Tarkista: Ennen kuin painat lähetä-painiketta, tarkista sähköpostisi virheiden ja kirjoitusvirheiden varalta. Haluat tehdä erinomaisen ensivaikutelman ja kiinnittää huomiota yksityiskohtiin.
- Tutustu erilaisiin työhakemussähköpostiesimerkkeihin internetissä kokeneilta ammattilaisilta.
Tässä on työhakemussähköpostinäyte:
Aihe: Hakemus markkinointipäällikön virkaan
Arvoisa vuokrauspäällikkö, tai kenelle tahansa,
Kirjoitan hakemukseni XYZ-yrityksen markkinointipäällikön tehtävään, jonka näin yrityksenne verkkosivustolla. Olen markkinoinnin ammattilainen, jolla on viiden vuoden kokemus menestyksekkäiden markkinointikampanjoiden kehittämisestä ja toteuttamisesta.
Nykyisessä työssäni ABC-yhtiön markkinointiasiantuntijana olen saanut laajaa kokemusta digitaalisesta markkinoinnista, sosiaalisen median hallinnasta ja sisällön luomisesta. Olen myös taitava markkinatutkimuksissa ja -analyyseissä, ja minulla on vahvat kokemukset brändin tunnettuuden lisäämisestä ja myynnin edistämisestä.
Olen innoissani mahdollisuudesta tuoda taitoni ja kokemukseni XYZ-yhtiön palvelukseen ja edistää markkinointitiiminne menestystä. Olen myös vaikuttunut yrityksenne missiosta ja arvoista, ja uskon, että intohimoni markkinointiin sopii hyvin yhteen yrityksenne tavoitteiden kanssa.
Liitteenä on ansioluetteloni ja saatekirjeeni tarkastelua varten. Kiitos, että harkitsitte hakemustani. Odotan innolla tilaisuutta keskustella pätevyydestäni tarkemmin.
Ystävällisin terveisin,
[Your Full Name]
Mitä ovat työhakemuksen sähköpostivinkit?
1. Valmistele asiakirjat
Ensimmäinen vaihe hakemussähköpostin laatimisessa on saada sähköpostiin liitettävät asiakirjat valmiiksi lähetettäväksi. Näihin kuuluvat todennäköisesti ansioluettelosi ja saatekirjeesi sekä muita asiakirjoja, kuten esimerkkejä työstäsi.
Asiakirjat kannattaa lähettää mieluummin PDF-tiedostona kuin Word-asiakirjana, jotta vastaanottaja voi avata ja tarkastella niitä. Liitä koko nimesi jokaisen asiakirjan otsikkoon, jotta katsoja näkee nopeasti, kenelle asiakirjat kuuluvat.
2. Laadi hakemussähköposti
Seuraavaksi laadit sähköpostiviestin, jonka lähetät hakemusasiakirjojen kanssa. Käytä joko sähköpostia saatekirjeenä tai liitä sähköpostiin kopio saatekirjeestäsi.
Sisällytä kirjeeseen tervehdys, jossa osoitat vastaanottajan, yksi tai kaksi kappaletta, joissa kuvailet, miksi kirjoitat ja mitä pätevyyttä sinulla on, sekä loppukappale, jossa ilmoitat yhteystietosi ja kiität vastaanottajaa hänen käyttämästään ajasta.
Mainitse myös sähköpostin liitteenä olevat asiakirjat. Sähköpostin lisätietona on se, miten kuulit avoimesta työpaikasta ja jos/kun aiot seurata sitä.
3. Valitse tiivis otsikkorivi
Hakemuksesi otsikkorivi on tärkeä, sillä sen avulla palkkaavat johtajat näkevät nopeasti, mitä sähköpostiviesti sisältää. Koska henkilöstöpäälliköt saavat niin paljon sähköpostiviestejä työpaikoista, mahdollisimman selkeä ja ytimekäs otsikkorivi lisää mahdollisuuksiasi kiinnittää katsojan huomio.
Harkitse otsikkoa, kuten ”Nimesi – haettava tehtävä” tai jotain vastaavaa, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen, mistä sähköpostiviestissäsi on kyse.
4. Sisällytä allekirjoituksesi
Liitä sähköpostiviestisi loppuun sähköpostin allekirjoitus, joka sisältää koko nimesi ja yhteystietosi, kuten puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, verkkoportfoliosi ja kaikki sosiaalisen median profiilit, jotka haluat jakaa rekrytoijan kanssa.
5. Tarkista sähköpostisi ennen lähettämistä
Ennen lähettämistä on tärkeää tarkistaa ja oikolukea sähköpostiviestisi varmistaaksesi tarkkuuden, ammattimaisuuden sekä oikean kieliopin ja oikeinkirjoituksen. Harkitse Grammarlyn kaltaisen online-kirjoitusavustajan lisäämistä selaimeesi, jotta se havaitsee virheet ja tekee parannusehdotuksia.
On myös hyvä idea lähettää testisähköposti itsellesi varmistaaksesi, että sähköpostisi näyttää hyvältä ja että siinä on kaikki tarvittavat liitteet. Kun olet varma, että hakemuksesi on täydellinen, lähetä sähköpostiviesti rekrytoijalle.
6. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Hakemuksen lähettämiseen käyttämäsi sähköpostitilin on oltava ammattimainen. Jos haet paljon työpaikkoja, saatat jopa haluta perustaa sähköpostitilin vain työnhakua varten. Pystyt helposti seuraamaan hakemuksiasi, koska niitä ei sekoiteta henkilökohtaiseen sähköpostiisi. Jos käytät online-sähköpostipalvelua (esimerkiksi Gmailia), voit käyttää viestejäsi millä tahansa laitteella. Kun perustat tilin, yritä käyttää nimesi muunnelmaa, esimerkiksi firstname.lastname@email.com.
7. Valitse ansioluettelosi tiedostonimi
Kun tallennat ansioluettelosi, lisää nimesi otsikkoon, jotta työnantaja tietää, kenen ansioluettelosta on kyse.
8. Osoita, että ymmärsit työnkuvauksen hyvin
Työnhakijana sinun pitäisi tuntea kaikki hakemaasi työtä koskevat näkökohdat, ja sinun on osoitettava tämä mahdolliselle työnantajalle. Vältä kliseisiä lauseita, kuten ”Tämä on unelmieni työpaikka”. Käytä hakemuskirjeessäsi virallisempaa kieltä. Yksityiskohdat mainitaan työpaikkailmoituksessa.
Mikä on työhakemuksen sähköpostimalli?
Työhakemussähköpostimalli on valmiiksi suunniteltu muoto, jota käytät oppaana kirjoittaessasi sähköpostia työhakemusta varten. Malli sisältää työhakemussähköpostin keskeiset osat, kuten otsikkorivin, tervehdyksen, johdannon, rungon ja lopetuksen.
Hakemussähköpostimallin käyttäminen auttaa sinua järjestämään ajatuksesi ja varmistamaan, että sisällytät kaikki tarvittavat tiedot, jotta voit perustella vahvasti, miksi olet ihanteellinen ehdokas tehtävään. On kuitenkin tärkeää muistaa, että sähköpostiviesti on mukautettava hakemaanne työpaikkaan ja yritykseen sopivaksi ja että siinä on korostettava asiaankuuluvaa pätevyyttä ja kokemusta.
Tässä on malliesimerkki:
Aihe: [Position] Hakemus – [Your Name]
Hyvä herra/rouva/rouva [Hiring Manager’s Name],
Kirjoitan hakemukseni osoitteessa [Company Name] sijaitsevaan [Position] tehtävään. Minulla on [Number of Years] vuoden kokemus alalta [relevant field or industry], joten olen varma, että minulla on tarvittavat taidot ja pätevyys, jotta voin menestyä tässä tehtävässä.
Edellisessä tehtävässäni osoitteessa [Previous Company], [brief description of your responsibilities and achievements]. Olen taitava [relevant skills] ja minulla on kokemusta [relevant tools or software]. Olen myös nopea oppimaan ja pystyn sopeutumaan uusiin tekniikoihin ja menettelyihin.
Olen intohimoinen [industry or field] -sivuston suhteen ja olen innoissani mahdollisuudesta edistää [Company Name]-sivuston menestystä. Olen myös vaikuttunut yrityksen missiosta ja arvoista ja uskon, että taitoni ja kokemukseni sopivat hyvin yhteen yrityksen tavoitteiden kanssa.
Liitteenä on ansioluetteloni ja saatekirjeeni tarkastelua varten. Jos tarvitset lisätietoja, ota minuun yhteyttä. Kiitos, että harkitsitte hakemustani.
Ystävällisin terveisin,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
Miten kirjoittaa seurantasähköposti työpaikan hakemisen jälkeen?
Seuranta mahdollisen työnantajan kanssa työpaikan hakemisen jälkeen osoittaa, että olet innostunut ja kiinnostunut tehtävästä. Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, miten kirjoittaa seurantasähköposti työpaikan hakemisen jälkeen:
- Odota vähintään viikko hakemuksen jättämisen jälkeen, ennen kuin lähetät seurantasähköpostia. Näin työnantajalla on riittävästi aikaa tarkistaa hakemuksesi.
- Käytä selkeää otsikkoa, josta käy ilmi sähköpostin tarkoitus. Esimerkiksi ”Following Up on [Position] Application” tai ”Checking on Application Status”.
- Aloita kohteliaalla tervehdyksellä, kuten ”Hyvä [Hiring Manager’s Name].”.”
- Muistuta työnantajaa hakemuksestasi mainitsemalla hakemaasi työpaikkaa ja hakemuksen jättöpäivää.
- Ilmaise jatkuva kiinnostuksesi tehtävään ja yritykseen.
- Kysy, onko sinulla antaa lisätietoja tai onko palkkaamisprosessille arvioitu aikataulu.
- Kiitä työnantajaa hänen ajastaan ja huomiostaan.
- Liitä mukaan yhteystietosi siltä varalta, että työnantaja tarvitsee sinua.
Tässä on esimerkki seurantasähköpostista:
Aihe: Markkinointikoordinaattorihakemuksen jatkotoimet
Rakas [Hiring Manager’s Name],
Toivon, että tämä sähköposti on teille hyvä, kirjoitan seuratakseni äskettäistä hakemustani XYZ-yrityksen markkinointikoordinaattorin tehtävään. Jätin hakemukseni osoitteessa [Date of Application], ja olen erittäin kiinnostunut tästä mahdollisuudesta.
Ensinnäkin olen innoissani mahdollisuudesta liittyä XYZ-yhtiön tiimiin ja edistää yhtiön menestystä. Uskon myös, että taitoni ja kokemukseni tekevät minusta vahvan ehdokkaan tehtävään.
Halusin kysyä, voinko antaa lisätietoja tai onko palkkaamisprosessille arvioitu aikataulu. Olen käytettävissäsi vastaamaan kaikkiin mahdollisiin kysymyksiisi ja voin pyynnöstä antaa viitteitä.
Kiitos ajastanne ja harkinnastanne. Odotan innolla yhteydenottoanne.
Ystävällisin terveisin,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
