Η συγγραφή ενός ηλεκτρονικού μηνύματος για μια αίτηση εργασίας ή πρακτικής άσκησης απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια και επαγγελματισμό. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για το πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αίτηση εργασίας:
- Χρησιμοποιήστε μια σαφή γραμμή θέματος: Η γραμμή θέματος του email πρέπει να είναι σαφής και συγκεκριμένη. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τίτλο εργασίας και το όνομά σας.
- Απευθυνθείτε στον παραλήπτη: Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο χαιρετισμό, όπως “Αγαπητέ διευθυντή πρόσληψης” ή “Αγαπητή ομάδα ανθρώπινου δυναμικού [Company Name] “.
- Παρουσιάσου: Στην πρώτη παράγραφο, παρουσιάστε τον εαυτό σας και αναφέρετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Επίσης, εξηγήστε εν συντομία πώς μάθατε για την κενή θέση εργασίας.
- Επισημάνετε τα προσόντα σας: Τονίστε τα προσόντα, τις δεξιότητες και την εμπειρία σας που σας καθιστούν κατάλληλο για τη θέση εργασίας. Συμπεριλάβετε επιτεύγματα που βασίζονται σε μετρήσεις για να αποδείξετε ότι είστε πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο για την εταιρεία.
- Εκφράστε τον ενθουσιασμό σας: Δείξτε τον ενθουσιασμό σας για τη δουλειά και την εταιρεία. Εξηγήστε γιατί ενδιαφέρεστε για τη θέση και τι ελπίζετε να συνεισφέρετε.
- Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας: Φροντίστε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Επίσης, συμπεριλάβετε συνδέσμους προς το προφίλ σας στο LinkedIn ή τον προσωπικό σας ιστότοπο.
- Κλείστε το email: Ευχαριστήστε τον παραλήπτη που εξέτασε την αίτησή σας και εκφράστε την προθυμία σας να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχει. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική υπογραφή, όπως “Με εκτίμηση” ή “Ειλικρινά”.
- Επισυνάψτε το βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική σας επιστολή: Φροντίστε να επισυνάψετε το βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή σας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Είναι επίσης δυνατό να τα συμπεριλάβετε ως συνημμένα αρχεία PDF ή να παρέχετε συνδέσμους προς αυτά στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Διαβάζω: Πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής, φροντίστε να διαβάσετε το email σας για τυχόν λάθη ή τυπογραφικά λάθη. Θέλετε να κάνετε μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση και να δείξετε προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Ελέγξτε διάφορα παραδείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης εργασίας στο διαδίκτυο από έμπειρους επαγγελματίες.
Ακολουθεί ένα δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης εργασίας:
Θέμα: Αίτηση για θέση διευθυντή μάρκετινγκ
Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων, ή σε όποιον αφορά,
Γράφω για να υποβάλω αίτηση για τη θέση Διευθυντή Μάρκετινγκ στην εταιρεία XYZ, την οποία είδα στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας. Είμαι επαγγελματίας μάρκετινγκ με πενταετή εμπειρία στην ανάπτυξη και εκτέλεση επιτυχημένων εκστρατειών μάρκετινγκ.
Στον τρέχοντα ρόλο μου ως ειδικός μάρκετινγκ στην εταιρεία ABC, έχω αποκτήσει εκτεταμένη εμπειρία στο ψηφιακό μάρκετινγκ, τη διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και τη δημιουργία περιεχομένου. Είμαι επίσης ειδικός στην έρευνα και ανάλυση αγοράς και έχω ισχυρό ιστορικό στην αύξηση της αναγνωρισιμότητας της μάρκας και στην προώθηση των πωλήσεων.
Είμαι ενθουσιασμένος με την ευκαιρία να προσφέρω τις δεξιότητες και την εμπειρία μου στην εταιρεία XYZ και να συμβάλω στην επιτυχία της ομάδας μάρκετινγκ. Επίσης, έχω εντυπωσιαστεί από την αποστολή και τις αξίες της εταιρείας και πιστεύω ότι το πάθος μου για το μάρκετινγκ ταιριάζει απόλυτα με τους στόχους της εταιρείας σας.
Σας επισυνάπτω το βιογραφικό μου σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή μου προς εξέταση. Σας ευχαριστώ που εξετάσατε την αίτησή μου. Ανυπομονώ να μου δοθεί η ευκαιρία να συζητήσουμε περαιτέρω τα προσόντα μου.
Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,
[Your Full Name]
Ποιες είναι οι συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αίτηση εργασίας;
1. Προετοιμάστε τα έγγραφά σας
Το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός email αίτησης είναι να ετοιμάσετε τα έγγραφα που θα συμπεριλάβετε στο email. Αυτά θα περιλαμβάνουν πιθανότατα το βιογραφικό σας σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή σας, καθώς και πρόσθετα έγγραφα που απαιτούνται για τη θέση, όπως παραδείγματα της εργασίας σας.
Θα πρέπει να στέλνετε τα έγγραφά σας ως PDF και όχι ως έγγραφο Word, ώστε να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης μπορεί να τα ανοίξει και να τα δει. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας στον τίτλο κάθε εγγράφου, ώστε ο θεατής να βλέπει γρήγορα σε ποιον ανήκουν τα έγγραφα.
2. Συντάξτε το email της αίτησής σας
Το επόμενο βήμα είναι να συντάξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλετε με τα έγγραφα της αίτησής σας. Χρησιμοποιήστε είτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως συνοδευτική επιστολή είτε συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της συνοδευτικής σας επιστολής μαζί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό που απευθύνεται στον παραλήπτη, μία ή δύο παραγράφους που περιγράφουν τον λόγο για τον οποίο γράφετε και τα προσόντα σας, και μια καταληκτική παράγραφο που περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και ευχαριστίες για τον χρόνο του παραλήπτη.
Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε τα έγγραφα που επισυνάπτονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρόσθετες πληροφορίες στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το πώς μάθατε για την κενή θέση εργασίας και αν/πότε θα συνεχίσετε.
3. Επιλέξτε μια συνοπτική γραμμή θέματος
Η γραμμή θέματος της αίτησής σας είναι σημαντική, καθώς επιτρέπει στους υπεύθυνους προσλήψεων να δουν γρήγορα τι περιλαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεδομένου ότι οι υπεύθυνοι προσλήψεων λαμβάνουν τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για θέσεις εργασίας, η όσο το δυνατόν πιο σαφής και περιεκτική γραμμή θέματος αυξάνει τις πιθανότητές σας να τραβήξετε την προσοχή του θεατή.
Σκεφτείτε μια γραμμή θέματος όπως “Το όνομά σας – Θέση για την οποία κάνετε αίτηση” ή κάτι παρόμοιο για να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης γνωρίζει ακριβώς περί τίνος πρόκειται το email σας.
4. Συμπεριλάβετε την υπογραφή σας
Συμπεριλάβετε στο τέλος του email σας μια υπογραφή email που αποτελείται από το ονοματεπώνυμό σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως ο αριθμός τηλεφώνου, το email σας, το ηλεκτρονικό χαρτοφυλάκιο και τυχόν προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που επιθυμείτε να μοιραστείτε με τον υπεύθυνο προσλήψεων.
5. Ελέγξτε το email σας πριν το στείλετε
Πριν πατήσετε το κουμπί αποστολή, είναι σημαντικό να ελέγξετε και να διορθώσετε το email σας για να διασφαλίσετε την ακρίβεια, τον επαγγελματισμό και τη σωστή γραμματική και ορθογραφία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε στο πρόγραμμα περιήγησής σας έναν ηλεκτρονικό βοηθό γραφής, όπως το Grammarly, για να εντοπίζει τα λάθη και να κάνει προτάσεις βελτίωσης.
Είναι επίσης μια καλή ιδέα να στείλετε ένα δοκιμαστικό email στον εαυτό σας για να βεβαιωθείτε ότι το email σας φαίνεται καλό και έχει όλα τα κατάλληλα συνημμένα. Μόλις βεβαιωθείτε ότι η αίτησή σας είναι τέλεια, στείλτε το email στον υπεύθυνο προσλήψεων.
6. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε για την αποστολή της αίτησής σας θα πρέπει να είναι επαγγελματικός. Εάν κάνετε πολλές αιτήσεις για θέσεις εργασίας, ίσως να θέλετε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για την αναζήτηση εργασίας. Θα μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τις αιτήσεις σας, επειδή δεν θα αναμειγνύονται με το προσωπικό σας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν χρησιμοποιείτε μια διαδικτυακή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείουGmail, για παράδειγμα), θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας από οποιαδήποτε συσκευή. Όταν δημιουργείτε το λογαριασμό, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε μια παραλλαγή του ονόματός σας, όπως firstname.lastname@email.com.
7. Επιλέξτε ένα όνομα αρχείου για το βιογραφικό σας
Όταν αποθηκεύετε το βιογραφικό σας σημείωμα, συμπεριλάβετε το όνομά σας στον τίτλο, ώστε ο εργοδότης να γνωρίζει ποιανού είναι το βιογραφικό σημείωμα.
8. Δείξτε ότι κατανοήσατε καλά την περιγραφή της θέσης εργασίας
Ως υποψήφιος για εργασία, θα πρέπει να γνωρίζετε όλες τις πτυχές της θέσης εργασίας για την οποία υποβάλλετε αίτηση, και θα πρέπει να το δείξετε αυτό στον πιθανό εργοδότη σας. Αποφύγετε φράσεις-κλισέ όπως “Αυτή είναι η δουλειά των ονείρων μου”. Χρησιμοποιήστε πιο επίσημη γλώσσα στην επιστολή της αίτησής σας. Οι λεπτομέρειες θα αναφέρονται στην προκήρυξη της θέσης εργασίας.
Τι είναι το πρότυπο email αίτησης εργασίας;
Ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αίτηση εργασίας είναι μια προ-σχεδιασμένη μορφή που χρησιμοποιείτε ως οδηγό όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλετε αίτηση για μια θέση εργασίας. Το πρότυπο περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία ενός ηλεκτρονικού μηνύματος αίτησης εργασίας, όπως η γραμμή θέματος, ο χαιρετισμός, η εισαγωγή, το σώμα και το κλείσιμο.
Η χρήση ενός προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αίτηση εργασίας σάς βοηθά να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να διασφαλίσετε ότι θα συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να τεκμηριώσετε επαρκώς γιατί είστε ο ιδανικός υποψήφιος για τη θέση εργασίας. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε να εξατομικεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τη συγκεκριμένη θέση εργασίας και την εταιρεία στην οποία υποβάλλετε αίτηση και να τονίσετε τα σχετικά προσόντα και την εμπειρία σας.
Ακολουθεί ένα πρότυπο παράδειγμα:
Θέμα: [Position] Αίτηση – [Your Name]
Αξιότιμε κύριε/κυρία [Hiring Manager’s Name],
Γράφω για να υποβάλω αίτηση για τη θέση [Position] στο [Company Name]. Με [Number of Years] χρόνια εμπειρίας στο [relevant field or industry], είμαι σίγουρος ότι έχω τις δεξιότητες και τα προσόντα που απαιτούνται για να διαπρέψω σε αυτόν τον ρόλο.
Στον προηγούμενο ρόλο μου στο [Previous Company], ήμουν [brief description of your responsibilities and achievements]. Είμαι ειδικός στο [relevant skills] και έχω εμπειρία στο [relevant tools or software]. Επίσης, μαθαίνω γρήγορα και μπορώ να προσαρμόζομαι σε νέες τεχνολογίες και διαδικασίες.
Είμαι παθιασμένη με το [industry or field] και είμαι ενθουσιασμένη με την ευκαιρία να συμβάλω στην επιτυχία του [Company Name]. Επίσης, έχω εντυπωσιαστεί από την αποστολή και τις αξίες της εταιρείας και πιστεύω ότι οι δεξιότητες και η εμπειρία μου ταιριάζουν με τους στόχους της εταιρείας.
Σας επισυνάπτω το βιογραφικό μου σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή μου προς εξέταση. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. Σας ευχαριστώ που εξετάσατε την αίτησή μου.
Ειλικρινά,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
Πώς να γράψω ένα Follow-Up Email μετά την υποβολή αίτησης για εργασία;
Η επικοινωνία με έναν πιθανό εργοδότη μετά την υποβολή αίτησης για μια θέση εργασίας αποδεικνύει τον ενθουσιασμό και το ενδιαφέρον σας για τη θέση εργασίας. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για το πώς να γράψετε ένα email παρακολούθησης μετά την υποβολή αίτησης για μια θέση εργασίας:
- Περιμένετε τουλάχιστον μια εβδομάδα μετά την υποβολή της αίτησης πριν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης. Αυτό δίνει στον εργοδότη αρκετό χρόνο για να εξετάσει την αίτησή σας.
- Χρησιμοποιήστε μια σαφή γραμμή θέματος που υποδεικνύει τον σκοπό του email σας. Για παράδειγμα, “Follow Up on [Position] Application” ή “Checking on Application Status”.
- Ξεκινήστε με έναν ευγενικό χαιρετισμό, όπως “Αγαπητή [Hiring Manager’s Name].”
- Υπενθυμίστε στον εργοδότη την αίτησή σας, αναφέροντας τη θέση για την οποία υποβάλατε αίτηση και την ημερομηνία υποβολής της αίτησής σας.
- Εκφράστε το συνεχές ενδιαφέρον σας για τη θέση και την εταιρεία.
- Ρωτήστε αν υπάρχουν πρόσθετες πληροφορίες που πρέπει να παράσχετε ή αν υπάρχει ένα εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία πρόσληψης.
- Ευχαριστήστε τον εργοδότη για το χρόνο και την προσοχή του.
- Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που ο εργοδότης χρειαστεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα email παρακολούθησης:
Θέμα: Αίτηση συντονιστή μάρκετινγκ
Αγαπητή [Hiring Manager’s Name],
Ελπίζω αυτό το email να σας βρίσκει καλά, σας γράφω για να δώσω συνέχεια στην πρόσφατη αίτησή μου για τη θέση Συντονιστή Μάρκετινγκ στην εταιρεία XYZ. Υπέβαλα την αίτησή μου στη διεύθυνση [Date of Application], και ενδιαφέρομαι πολύ για αυτή την ευκαιρία.
Πρώτον, είμαι ενθουσιασμένος με τη δυνατότητα να ενταχθώ στην ομάδα της εταιρείας XYZ και να συμβάλω στην επιτυχία της εταιρείας. Επίσης, πιστεύω ότι οι δεξιότητες και η εμπειρία μου με καθιστούν ισχυρό υποψήφιο για τη θέση.
Ήθελα να ενημερωθώ και να δω αν μπορώ να σας δώσω κάποια πρόσθετη πληροφορία ή αν υπάρχει ένα εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία πρόσληψης. Είμαι διαθέσιμος να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχετε και μπορώ να παρέχω συστάσεις κατόπιν αιτήματος.
Σας ευχαριστούμε για το χρόνο και την προσοχή σας. Ανυπομονώ να σας ακούσω.
Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
