Δύο πράγματα κάνουν μια συνοδευτική επιστολή αποτελεσματική: εξατομίκευση και επαγγελματισμός. Ένα γενικό γράμμα δεν θα ξεχωρίζει. Αλλά η σύνταξη καλών συνοδευτικών επιστολών μπορεί να είναι δύσκολη. Οι άνθρωποι αγωνίζονται με το πού να ξεκινήσουν, πώς να επισημάνουν τις δεξιότητες χωρίς να επαναλάβουν το βιογραφικό τους σημείωμα και πώς να είναι επαγγελματίες αλλά να δείχνουν προσωπικότητα.
Εκεί μπορούν να βοηθήσουν AI εργαλεία για τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής, όπως Eskritor, . Eskritor AI γραφής βοηθά τα άτομα που αναζητούν εργασία να ξεπεράσουν τις προκλήσεις γραφής, εξοικονομεί χρόνο και δημιουργεί ισχυρές συνοδευτικές επιστολές που γίνονται αντιληπτές.
Τι κάνει μια συνοδευτική επιστολή συναρπαστική;
Μια συναρπαστική συνοδευτική επιστολή είναι σχετική . Λέει στον εργοδότη τι πρέπει να γνωρίζει για εσάς και τίποτα περισσότερο.
Κατανόηση της προοπτικής του εργοδότη
Οι εργοδότες έχουν δει τουλάχιστον 72 υποψηφίους για κάθε θέση εργασίας από το 2023 και ο αριθμός αυτός αυξάνεται μόνο. Από την πλευρά του εργοδότη, έχουν περιορισμένο χρόνο και πόρους και πρέπει να επικεντρωθούν στην εξεύρεση βασικών υποψηφίων με σαφείς δυνατότητες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο επαγγελματίες όπως εσείς πρέπει να ξεχωρίζουν με μια συνοδευτική επιστολή.
Εάν η συνοδευτική επιστολή σας δεν μπορεί να δείξει γρήγορα γιατί είστε κατάλληλος, η αίτησή σας πιθανότατα θα απορριφθεί ως άλλος γενικός αιτών.
Ευθυγράμμιση των δεξιοτήτων σας με τις απαιτήσεις εργασίας
Επικεντρωθείτε στην επίδειξη σχετικών δεξιοτήτων, χωρίς να αναφέρετε κάθε προηγούμενη δουλειά. Αναλύστε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας, εντοπίζοντας 3-5 βασικές δεξιότητες ή απαιτήσεις. Στη συνέχεια, παρουσιάστε συγκεκριμένα παραδείγματα από την εμπειρία σας που αποδεικνύουν άμεσα ότι κατέχετε αυτές τις δεξιότητες. Οι άσχετες θέσεις εργασίας αποδυναμώνουν το μήνυμά σας και δυσκολεύουν τους εργοδότες να δουν αν ταιριάζετε.
Οδηγός βήμα προς βήμα για τη σύνταξη μιας αποτελεσματικής συνοδευτικής επιστολής
Η σύνταξη μιας αποτελεσματικής συνοδευτικής επιστολής έχει να κάνει με το να τραβήξετε γρήγορα την προσοχή και να διατηρήσετε αυτήν την προσοχή σε ολόκληρη την επιστολή.
1 Ερευνήστε την εταιρεία και το ρόλο
Το πρώτο βήμα είναι η κατανόηση της εταιρείας και του ρόλου εργασίας, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε τη συνοδευτική επιστολή σας και να δείξετε ότι είστε «συμβατοί» με την εταιρεία. Όταν αντικατοπτρίζετε τις αξίες τους στη συνοδευτική επιστολή σας, τους λέει ότι θα ενσωματωθείτε ομαλά στο εργατικό δυναμικό και ότι η συνεργασία μαζί σας είναι εύκολη.
Ακολουθούν οι πιο γρήγοροι τρόποι για να βρείτε πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία και τη θέση εργασίας για την οποία υποβάλλετε αίτηση:
Για το ρόλο εργασίας :
- Αναζητήστε λέξεις-κλειδιά που τονίζονται στην περιγραφή εργασίας Αυτό είναι το πιο σημαντικό μέρος του ρόλου και σε τι πρέπει να εστιάσετε στη συνοδευτική επιστολή σας.
- Μάθετε ποιος είναι ο στόχος αυτής της περιγραφής θέσης εργασίας για την εταιρεία Ποιο πρόβλημα προσπαθεί να λύσει η εταιρεία προσλαμβάνοντας κάποιον σε αυτή τη θέση;
Για την αποστολή και την κουλτούρα της εταιρείας :
- Κοιτάξτε τον ιστότοπο της εταιρείας. μπορεί να έχουν μια σελίδα Σχετικά με εμάς με την ομάδα τους και την κουλτούρα τους.
- Αναζητήστε υπαλλήλους που εργάζονται σε αυτήν την εταιρεία μέσω LinkedIn και διαβάστε τα προφίλ και τις αναρτήσεις τους.
2 Δομήστε τη συνοδευτική επιστολή σας επαγγελματικά
Εάν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή σε μια φόρμα ιστότοπου, προσθέστε 2 κενά μεταξύ της εισαγωγής σας και του σώματος της συνοδευτικής επιστολής σας. Στη συνέχεια, προσθέστε ξανά 3 κενά για τη δήλωση κλεισίματος (π.χ. Με εκτίμηση, Όνομα). Αυτή η μικρή λεπτομέρεια βοηθά στη δομή της συνοδευτικής επιστολής σας ώστε να φαίνεται πιο επαγγελματική.
Εάν η συνοδευτική επιστολή σας είναι μέσω Google Docs ή Microsoft Word, προσθέστε μια κατάλληλη κεφαλίδα με το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διεύθυνση URL του προφίλ LinkedIn (ή οποιονδήποτε άλλο επαγγελματικό σύνδεσμο σχετικά με εσάς). Προσθέστε μια κατάλληλη κεφαλίδα και υποσέλιδο για το έγγραφό σας, ώστε να φαίνεται επαγγελματικό.
Τέλος, κρατήστε τις παραγράφους σας άνετες. Στοχεύστε σε 4 έως 5 γραμμές, ώστε οι παράγραφοι σας να μην φαίνονται πολύ μεγάλες.
3 Δημιουργήστε μια ισχυρή εισαγωγική παράγραφο
Η εισαγωγική παράγραφος είναι η πρώτη σας ευκαιρία να κάνετε μια ισχυρή εντύπωση. Ακολουθούν τρεις τεχνικές για να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη:
- Αντικατοπτρίστε μια βασική απαίτηση: Αναφέρετε άμεσα μια κρίσιμη δεξιότητα ή ευθύνη που αναφέρεται στην περιγραφή της θέσης εργασίας για να δείξετε ότι την έχετε διαβάσει.
- Αναφέρετε μια παραπομπή: Εάν κάποιος εντός της εταιρείας σας παρέπεμψε, αναφέρετε το όνομά του στο άνοιγμα για αξιοπιστία.
- Επισημάνετε ένα σχετικό επίτευγμα: Αναφέρετε ένα σημαντικό επίτευγμα ή επίτευγμα που σχετίζεται άμεσα με τη δουλειά το συντομότερο δυνατό.
Η κύρια ιδέα μιας ισχυρής εισαγωγικής παραγράφου είναι να ξεχωρίσετε δίνοντας προσοχή στη λεπτομέρεια. Ή να είστε εξαιρετικός υποψήφιος και να ανοίξετε τη συνοδευτική επιστολή σας με μια πολύ σχετική εργασιακή εμπειρία.
4 Προβολή σχετικών επιτευγμάτων και δεξιοτήτων
Το 83% των διευθυντών προσλήψεων πιστεύουν ότι μια συνοδευτική επιστολή είναι απαραίτητη, επειδή έτσι κάνετε τη σχετική εργασιακή σας εμπειρία να ξεχωρίζει για να απαντήσετε στην περιγραφή της θέσης εργασίας.
Στη συνοδευτική επιστολή σας, Αντί να λέτε τι μπορείτε να κάνετε, επικεντρωθείτε σε αυτό που έχετε κάνει. Δείτε πώς μπορείτε να προβάλετε αποτελεσματικά τα επιτεύγματα και τις δεξιότητές σας:
- Ποσοτικοποιήστε τα αποτελέσματά σας: Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε αριθμούς για να επισημάνετε τον αντίκτυπο της εργασίας σας Για παράδειγμα, αντί να πείτε "Βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών", πείτε "Αυξημένες βαθμολογίες ικανοποίησης πελατών κατά 15% το 3ο τρίμηνο του 2023".
- Επικεντρωθείτε στα αποτελέσματα, όχι μόνο στις εργασίες: Αντί για « Υπεύθυνος για τη διαχείριση λογαριασμών κοινωνικών μέσων », ας πούμε, « Ανέπτυξε και εφάρμοσε μια στρατηγική κοινωνικών μέσων που αύξησε την αφοσίωση των οπαδών κατά 25%».
Η αναφορά του αντίκτυπου και των επιτευγμάτων σας αντί για τις προηγούμενες ευθύνες σας είναι σαν μια συντόμευση στην καρδιά του διευθυντή προσλήψεων. Αυτοί οι εργοδότες θέλουν κάποιον που μπορεί να φέρει αποτελέσματα, όχι μόνο να συμπληρώσει μια περιγραφή εργασίας.
5 Εκφράστε τον ενθουσιασμό και την πολιτιστική προσαρμογή
Το να είστε ενθουσιώδεις και να δείχνετε στον εργοδότη σας ότι είστε πολιτιστικά κατάλληλοι για την εταιρεία του έχει να κάνει με την εξισορρόπηση του επαγγελματισμού. Ακόμα κι αν η εργασιακή σας εμπειρία δεν είναι η καλύτερη, το 82% των διευθυντών προσλήψεων λένε ότι μια ισχυρή συνοδευτική επιστολή μπορεί να τους πείσει να καλέσουν έναν αδύναμο υποψήφιο για συνέντευξη.
Χρησιμοποιήστε προτάσεις όπως:
- "Γνωρίζω ότι η [x αξία] είναι σημαντική για το [όνομα εταιρείας] και στην προηγούμενη δουλειά μου, ήμουν [x αξία], και αυτός ήταν ο παράγοντας που έκανε τη διαφορά στη λήψη [y αποτελεσμάτων]."
- "Γνωρίζω αυτή τη βιομηχανία επειδή παρακολουθώ τακτικά [θέμα]."
Αυτές είναι λεπτές προτάσεις που ουσιαστικά αντικαθιστούν, "Είμαι παθιασμένος με αυτό." ή "Είμαι πολύ πρόθυμος να εργαστώ εδώ". Μεταφέροντας ένα γνήσιο ενδιαφέρον για την εταιρεία δείχνοντας πώς συμμετέχετε σε αυτόν τον κλάδο δείχνει στον εργοδότη ότι ενδιαφέρεστε περισσότερο από τη θέση. Είστε εξοικειωμένοι με αυτό.
6 Ολοκληρώστε με μια παρότρυνση για δράση
Το συμπέρασμα είναι η τελευταία σας ευκαιρία να αφήσετε μια θετική εντύπωση και να ενθαρρύνετε τον υπεύθυνο προσλήψεων να αναλάβει δράση. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα ενός συναρπαστικού κλεισίματος:
- «Είμαι διαθέσιμος να επιβιβαστώ σε ένα Google Meet ή Zoom για να συζητήσω περισσότερα».
- "Πες μου τι άλλο χρειάζεσαι από μένα!"
Αυτά τα παραδείγματα εκφράζουν την προθυμία σας να προχωρήσετε χωρίς να είστε υπερβολικά διεκδικητικοί. Αποφύγετε φράσεις όπως «Περιμένω να σας ακούσω σύντομα» ή «Ανυπομονώ για μια συνέντευξη», οι οποίες μπορεί να ακούγονται αλαζονικές.
Τέλος, είναι καλή ιδέα να επαναλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην τελευταία παράγραφο. Αυτό διευκολύνει τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας και είναι μια λεπτή παρότρυνση για δράση. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής τέλους για αιτήσεις εργασίας:
- "Με εκτίμηση, Όνομα (name@gmail.com)"
- "Ό, τι καλύτερο, Όνομα (name@gmail.com)"
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε στις συνοδευτικές επιστολές
Τα συνηθισμένα λάθη δημιουργούν μια αρνητική πρώτη εντύπωση και πολλές φορές θα αποκλείσουν την αίτησή σας. Επικεντρωθείτε λοιπόν στην ποιότητα και προσέξτε αυτά τα λάθη.
Γενικό περιεχόμενο
Το πρώτο και πιο κατάφωρο λάθος που μπορείτε να κάνετε είναι να έχετε μια γενική εναρκτήρια δήλωση στη συνοδευτική επιστολή σας. Αυτό δείχνει ότι δεν διαβάσατε την περιγραφή της θέσης εργασίας και ότι η συνοδευτική επιστολή σας στερείται προσπάθειας. Από την πλευρά του εργοδότη, εάν πρόκειται να είστε τεμπέλης στην αρχή της συνοδευτικής επιστολής, πώς μπορούν να σας εμπιστευτούν ότι είστε καλός υπάλληλος;
Θυμηθείτε, η προσαρμογή είναι το κλειδί. Μην αναζητάτε απλώς "επαγγελματική μορφή συνοδευτικής επιστολής" στο Google και αντιγράφετε-επικολλάτε αυτήν τη δομή. Προσαρμόστε την αρχική παράγραφο σε κάθε εφαρμογή και επισημάνετε τις συγκεκριμένες δεξιότητες και εμπειρίες που σας κάνουν να ταιριάζετε.
Υπερβολικά επίσημος ή απλός τόνος
Ένας υπερβολικά επίσημος τόνος είναι άκαμπτος και απρόσωπος, ενώ το να είσαι εξαιρετικά casual είναι αντιεπαγγελματικό. Στοχεύστε είτε σε ένα μείγμα και των δύο, δηλαδή σαφή και συνοπτική γλώσσα, αποφεύγοντας την αργκό ή την ορολογία. Αποφύγετε τη χρήση άσκοπα περίπλοκων λέξεων όταν μια απλή έκδοση είναι πιο κατανοητή.
Ορθογραφικά και γραμματικά λάθη
Τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη βλάπτουν την αξιοπιστία σας. Ακόμη και ένα μόνο τυπογραφικό λάθος μπορεί να είναι ένα dealbreaker . Υποδηλώνουν έλλειψη προσοχής στη λεπτομέρεια και μπορούν να κάνουν τον αναγνώστη να αμφισβητήσει τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.
Μπορείτε να αποφύγετε εντελώς τα λάθη γραφής χρησιμοποιώντας AI εργαλεία γραφής όπως Eskritor .
Αξιοποίηση Eskritor για τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής
Eskritor είναι ένας AI συγγραφέας περιεχομένου, σχεδιασμένος να βοηθά στη δημιουργική, ακαδημαϊκή και επιχειρηματική γραφή όπως συνοδευτικές επιστολές.
AI - Παραγωγή περιεχομένου με υποστήριξη
Eskritor μπορεί να σας βοηθήσει να συντάξετε εξατομικευμένες συνοδευτικές επιστολές βελτιώνοντας τον τόνο και το στυλ γραφής σας. Το AI μπορεί να προσαρμόσει τη συνοδευτική επιστολή σας ώστε να ακούγεται καλύτερα, χρησιμοποιώντας τις σωστές λέξεις για να αναδείξει την προσωπικότητά σας ενώ παραμένετε επαγγελματίες.
Με Eskritor, μπορείτε να εστιάσετε στη σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής σας περίπου και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε Eskritor για να την κάνετε να φαίνεται ευπαρουσίαστη αργότερα.
Προσαρμόσιμα πρότυπα
Eskritor διαθέτει επίσης μια ποικιλία προτύπων ειδικά για τον κλάδο που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για συνοδευτικές επιστολές. Εάν δημιουργείτε μια συνοδευτική επιστολή για μάρκετινγκ, θα σας ρωτήσει Eskritor τι είδους πληροφορίες σχετικά με το μάρκετινγκ θέλετε να συμπεριλάβετε στη συνοδευτική επιστολή σας, όπως τάσεις του κλάδου, πληροφορίες εμπειρογνωμόνων και ούτω καθεξής.
Αυτά τα εξαιρετικά σχετικά πρότυπα είναι βέβαιο ότι θα κάνουν τη συνοδευτική επιστολή σας να ξεχωρίζει, παρέχοντας άμεση αξία στον εργοδότη σας με μια τάση ή στατιστικά στοιχεία του κλάδου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επεξεργαστείτε τη συνοδευτική επιστολή για να την κάνετε πιο συγκεκριμένη σχετικά με τα επιτεύγματα και τις εμπειρίες σας για να την κάνετε προσωπική.
Βελτίωση γραμματικής και στυλ
Eskritor είναι επίσης γραμματικός έλεγχος, επομένως οι συνοδευτικές επιστολές σας είναι χωρίς λάθη και γυαλισμένες πριν τις υποβάλετε.
Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο γραφής AI όπως το Eskritor, διατηρήστε τις συνοδευτικές επιστολές σας συνεπείς, καθώς δεν θα εξαντληθείτε σωματικά από την επανειλημμένη σύνταξη συνοδευτικών επιστολών. Μπορείτε να Eskritor ζητήσετε να γράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας με επίσημο, απλό, αντικειμενικό ή περιγραφικό τόνο και θα ξαναγράφει αξιόπιστα τη συνοδευτική επιστολή σας κάθε φορά.
Αποδοτικότητα χρόνου
Η χρήση Eskritor μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο κατά την υποβολή αίτησης για θέσεις εργασίας. Μπορείτε να εξοικονομήσετε έως και 10 λεπτά γραφής ανά συνοδευτική επιστολή λόγω του πόσο πιο γρήγοροι είναι Eskritor . Αυτός ο επιπλέον χρόνος σάς επιτρέπει να εστιάσετε περισσότερο σε άλλες εργασίες αναζήτησης εργασίας, όπως η έρευνα εταιρειών ή η προετοιμασία για συνεντεύξεις.
Τελικές συμβουλές για μια επιτυχημένη συνοδευτική επιστολή
Αυτές είναι οι δύο τελευταίες συμβουλές συνοδευτικής επιστολής για όσους αναζητούν εργασία για να ξεχωρίσετε από άλλες συνοδευτικές επιστολές και να σας δώσουν συνέντευξη.
Αυθεντικότητα
Οι εργοδότες μπορούν συχνά να «αισθανθούν» πότε κάτι δεν είναι γνήσιο. Τα συνήθη σημάδια είναι υπερβολικά ενθουσιώδη στη συνοδευτική επιστολή. Ή υπερβολικά επιτεύγματα, ειδικά αν προκύπτουν από ομαδική προσπάθεια.
Αυτός είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο η χρήση AI εργαλείων όπως το Eskritor είναι ιδανική για τη σύνταξη συνοδευτικών επιστολών. Eskritor σας βοηθά να παραμείνετε συνεπείς με τις συνοδευτικές επιστολές σας, να θυμάστε το στυλ γραφής και τον τόνο και να διασφαλίσετε ότι οι συνοδευτικές επιστολές σας ακούγονται συνεπείς καθ'όλη τη διάρκεια της ημέρας.
Παρακολούθηση
Ο προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης εκ των προτέρων μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα ξεχάσετε και θα διατηρήσετε μια συνεπή προσέγγιση.
Ο κατάλληλος χρόνος για την επικοινωνία παρακολούθησης εξαρτάται από τον εργοδότη. Ορισμένοι εργοδότες δηλώνουν ρητά το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα για την εξέταση των αιτήσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να σεβαστείτε το δηλωμένο χρονικό πλαίσιο και να περιμένετε ανάλογα. Ωστόσο, εάν ο εργοδότης δεν έχει παράσχει συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα ή δεν είναι πολύ επικοινωνιακός, μπορείτε να ξεκινήσετε μια παρακολούθηση ήδη δύο εργάσιμες ημέρες μετά την υποβολή της αίτησής σας.
Συμπέρασμα
Μια καλοφτιαγμένη συνοδευτική επιστολή είναι προσωπική, δείχνει προσοχή στη λεπτομέρεια και περιέχει μόνο πληροφορίες που σχετίζονται με τον εργοδότη. Θυμηθείτε, τα συνηθισμένα λάθη στη συνοδευτική επιστολή σας, όπως ένα γενικό άνοιγμα, θα επιδεινώσουν σημαντικά την αίτησή σας. Στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά εργασίας, οι εργοδότες έχουν εύκολα 50+ επιλογές αίτησης και μια κακογραμμένη συνοδευτική επιστολή μπορεί να οδηγήσει σε άμεση απόλυση.
Εάν δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε εξατομικευμένες συνοδευτικές επιστολές, χρησιμοποιήστε Eskritor για να δημιουργήσετε συνεπείς, υψηλής ποιότητας συνοδευτικές επιστολές για όλες τις αιτήσεις εργασίας σας.
Ντουμπάι, Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα