Co je formální psaní? Tipy a osvědčené postupy

Definice formálního psaní

Formální psaní je styl, který upřednostňuje jasnost, objektivitu, přesnost a dodržování zavedených konvencí.

Používá se v situacích, kde je vyžadován profesionální a uctivý tón a kde jsou přesnost a důvěryhodnost prvořadé. Jde o předávání informací nebo argumentů jasným, stručným a strukturovaným způsobem, bez osobních předsudků.

Dobrým vodítkem pro formální psaní je představit si, že píšete pro publikum, které osobně neznáte.

Srovnání formálního a neformálního psaní

Níže uvedená tabulka ukazuje situace porovnávající formální a neformální psaní.

Nyní si dokážete představit, jak formální psaní vypadá. Zde je návod, jak poznáte, kdy ho používat.

Kdy používat formální psaní

Formální psaní je nezbytné v různých profesionálních a akademických scénářích, včetně:

• Obchodní komunikace: Zprávy, návrhy, oficiální e-maily, obchodní dopisy a smlouvy.
• Akademické práce: Eseje, výzkumné práce, diplomové práce, disertace a odborné články.
• Právní dokumenty: Smlouvy, právní podání a oficiální prohlášení.
• Veřejné projevy a prezentace: Připravené projevy a prezentace v profesionálním prostředí.
• Žádosti o zaměstnání: Motivační dopisy a životopisy.
• Externí komunikace: Tiskové zprávy, veřejná oznámení a oficiální obsah webových stránek.

Používání formálního psaní v těchto kontextech zajišťuje, že vaše sdělení bude bráno vážně, zlepšuje váš profesionální image a minimalizuje nedorozumění.

Techniky profesionálního psaní

Pro vyniknutí ve formálním psaní buďte přímočaří a aktivně eliminujte zbytečný žargon a složitost, které by mohly zastřít vaše sdělení. Každá věta musí být účelná a přímo přispívat k vašemu ústřednímu argumentu nebo informačnímu cíli. Vybírejte slova s přesností, abyste odstranili nejednoznačnost, a definujte klíčové pojmy, aby váš čtenář od začátku plně porozuměl.

Pokyny pro formální jazyk

Pečlivě vybírejte slova a používejte širokou slovní zásobu, abyste našli výrazy, které přesně odpovídají tomu, o čem píšete. Další soubor pravidel pro formální jazyk v psaní se týká způsobu, jakým věci vyjadřujete. Pište z pohledu třetí osoby – mluvte o "on", "ona", "ono" nebo "oni" místo "já" nebo "ty".

To způsobí, že vaše psaní bude znít objektivněji a méně osobně. A většinou používejte činný rod, aby bylo vaše psaní přímější. Nakonec nepoužívejte slang, každodenní rčení nebo výrazy, které by mohly dávat smysl jen některým lidem.

Struktura a organizace

Dobře organizovaný dokument dělá obrovský rozdíl. Pomáhá lidem snadno porozumět vašemu sdělení, protože tok a formální struktura psaní jsou snadno sledovatelné. Začněte jasným úvodem, který lidem řekne, o čem váš dokument je a co plánujete udělat nebo říci.

Poté uspořádejte své psaní do odstavců, přičemž každý odstavec by měl pojednávat pouze o jedné hlavní myšlence. Na začátku každého použijte tematickou větu, která ukáže, o jakou myšlenku jde. Používejte nadpisy a podnadpisy k rozdělení textu.

Ujistěte se, že používáte přechodová slova jako "také", "ale" nebo "například" k plynulému propojení vašich odstavců a myšlenek. Nakonec zakončete silným závěrem, který shrne vaše hlavní body a připomene lidem vaše hlavní sdělení.

Typy dokumentů a standardy

V obchodním světě má formální psaní různé podoby, každá se svými vlastními standardy:

• Obchodní dopisy: Váš profesionální hlas do vnějšího světa. Jsou vybroušené, uctivé a dodržují přísné formální konvence.
• Obchodní zprávy: Psaní se zaměřuje na čistou objektivitu a faktické vyjádření, podobně jako článek na Wikipedii. Styl je jasný a přímý.
• Návrhy: Objektivní, stejně jako zprávy, ale s výhledovým, akčně orientovaným stylem psaní. Návrhy obsahují hodně "my" a mají přesvědčovací podtón.
• Memoranda: Přímočarý a přístupný jazyk, vyhýbající se žargonu. Je to jako mluvit s kolegou, ale jste na pódiu a každý může slyšet váš hlas.
• E-maily: Nejvšestrannější a především odrážejí vztah s osobou, které e-mail posíláte. Pokud je to kolega, může být jednodušší a jasnější. Ale pokud je to nadřízený, pak je klíčové formální, profesionální psaní.

Pochopením těchto rozdílů můžete komunikovat s přesností a dopadem napříč různorodou krajinou profesionálních interakcí.

Pravidla profesionálního formátování

Samotné formátování může okamžitě pozvednout vaše psaní. Zde jsou některá klíčová pravidla formálního psaní, která jsou nezbytná pro vytvoření vybroušených a efektivních formálních dokumentů:

• Profesionální písmo: Arial nebo Times New Roman ve velikosti 12 bodů.
• Okraje a řádkování: Standardní okraje 1 palec a řádkování 1,5 nebo dvojité, aby se předešlo přetížení textem.
• Odstavce: Odsazení a velkorysé mezery mezi řádky pro vedení čtenářů vašimi myšlenkami.
• Seznamy: Číslované seznamy pro sekvence a odrážky pro položky.
• Konzistence stylu: Jednotné písmo, nadpisy a styly v celém dokumentu.

Čím vyšší je vaše pozice ve společnosti, tím větší máte možnost stylizovat své formátování a vybírat profesionální písma.

Běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout při formálním psaní

Několik běžných chyb může oslabit formálnost obchodního psaní:

• Nadměrné používání žargonu: I když jsou někdy oborově specifické termíny nezbytné, přílišný žargon může čtenáře zmást.
• Neurčitý jazyk: Vyhněte se neurčitému nebo dvojznačnému jazyku. Buďte konkrétní a přímí ve svých tvrzeních.
• Gramatické chyby a překlepy: Pečlivě kontrolujte. Gramatické chyby a překlepy snižují vaši důvěryhodnost.
• Emocionální nebo zaujatý jazyk: Udržujte neutrální a objektivní tón. Vyhněte se emocionálním výlevům nebo zaujatým formulacím.
• Neformální oslovení a závěry: Používejte formální oslovení (např. "Vážený pane/paní/doktore [příjmení]") a závěry (např. "S pozdravem," "S úctou").

Vyhněte se těmto chybným krokům a vaše formální psaní bude důsledně vyzařovat autoritu a vytříbenost.

Standardy výzkumných prací

Akademické psaní vyžaduje důslednost a přesnost. Výzkumné práce jsou prvotřídními příklady formálního psaní:

• Založené na tezi: Formální psaní je to, co činí tezi jasně definovanou a srozumitelnou i pro čtenáře, kteří ji budou číst za mnoho let. Vše zde je o objektivitě.
• Analytické a kritické: Jděte za hranice pouhého popisu k analýze a kritickému hodnocení informací. Prokažte originální myšlení a vhled.
• Strukturovaná argumentace: Prezentujte argumenty logickým, postupným způsobem. Používejte důkazy k budování svého případu a řešte protiargumenty.
• Formální tón a styl: Udržujte vysoce formální, objektivní a neosobní tón. Vyhněte se osobním názorům a subjektivnímu jazyku.

Pokud budete dodržovat tato pravidla, vaše hlavní myšlenka bude jasná, i když si ji lidé přečtou za mnoho let.

Pravidla citací a odkazů

Správná citace je v pokynech pro akademické psaní zásadní. Dávají kredit zdrojům a vyhýbají se plagiátorství:

• Konzistentní citační styl: Vyberte si uznávaný citační styl (např. MLA, APA, Chicago) a důsledně se ho držte v celé své práci.
• Citace v textu: Používejte citace v textu k odkazování na zdroje v těle vaší práce.
• Seznam literatury/Bibliografie: Na konci práce uveďte kompletní seznam všech citovaných zdrojů.
• Přesnost a úplnost: Zajistěte, aby všechny citační informace byly přesné a úplné, v souladu s pokyny vámi zvoleného stylu.
• Vyhýbání se plagiátorství: Pochopte, co představuje plagiátorství, a podnikněte kroky k jeho předcházení. Vždy citujte zdroje přímých citací, parafrázovaných myšlenek a dat.

Citace a odkazování jsou etickými základy akademického psaní.

Akademický tón a styl

Vaše zaměření by mělo být výhradně na výzkum a důkazy samotné, nikoli na vnášení osobních pocitů nebo subjektivních názorů do diskurzu. Pro zachování tohoto objektivního postoje důsledně používejte perspektivu třetí osoby, která pomáhá vytvořit nezbytný odstup a posiluje neosobní povahu vědeckého bádání.

Navíc jazyk, který zvolíte, musí být přesný a formální. To znamená používání terminologie specifické pro váš akademický obor a důsledné vyhýbání se hovorovým výrazům, slangu a zkratkám, které podkopávají vážnost a nadčasovost akademické práce.

Nyní, když jste obeznámeni s těmito průvodci formálním stylem psaní a technikami profesionálního psaní, zde je návod, jak můžete využít umělou inteligenci k formálnímu psaní za vás.

Eskritor

Eskritor je špičkový AI asistent pro psaní používaný v akademické sféře i korporátním prostředí k vytváření a zdokonalování textového obsahu.

Tento inteligentní nástroj funguje tak, že zpracuje vaše téma, klíčová slova nebo konkrétní zadání a pomocí svého AI motoru vytvoří originální koncepty. V tomto případě může AI nástroj aplikovat standardní formální styl psaní na vaše dokumenty, nebo se může naučit replikovat styl psaní formálních dokumentů vaší společnosti.

Unikátní funkce Eskritoru pro formální psaní:

• Úprava tónu: Aplikujte konzistentní, přesný a profesionální formální styl v celém dokumentu.
• Vylepšení stylu: Pokročilé stylistické návrhy pro zdokonalení vašich vět pro větší jasnost a přesnost.
• Pomoc se strukturou: Pomáhá logicky uspořádat vaše myšlenky a vytvářet dobře strukturované dokumenty s jasným úvodem, soudržnými odstavci a silnými závěry.
• Obohacení slovní zásoby: Eskritor navrhuje formálnější synonyma a slovní volby, které vám pomohou opustit neformální jazyk a přijmout vhodnější akademický nebo obchodní slovník.
• Vícejazyčné schopnosti: Podpora více než 40 jazyků, což znamená, že můžete udržovat standardy formálního psaní i při komunikaci napříč jazykovými hranicemi.

Zde je srovnání funkcí mezi Eskritorem a dalšími alternativami na trhu, abyste viděli rozdíl:

Pokud chcete být opravdu skvělí ve formálním psaní, Eskritor je nejlepší volbou. Pomůže vám získat správný tón, strukturovat vaše psaní a dokonce za vás napsat celé dokumenty. Ostatní nástroje jsou v pořádku, ale Eskritor je vytvořen přímo pro formální psaní.

Vyzkoušejte Eskritor nyní a uvidíte, o kolik lepší může být vaše formální psaní!