औपचारिक लेखन क्या है? टिप्स और सर्वोत्तम अभ्यास

औपचारिक लेखन की परिभाषा

औपचारिक लेखन एक शैली है जो स्पष्टता, वस्तुनिष्ठता, सटीकता और स्थापित परंपराओं का पालन करने को प्राथमिकता देती है।

इसका उपयोग उन स्थितियों में किया जाता है जहां एक पेशेवर और सम्मानजनक स्वर की आवश्यकता होती है और जहां सटीकता और विश्वसनीयता सर्वोपरि होती है। यह व्यक्तिगत पूर्वाग्रह से मुक्त, स्पष्ट, संक्षिप्त और संरचित तरीके से जानकारी या तर्क प्रस्तुत करने के बारे में है।

औपचारिक लेखन के लिए एक अच्छा मार्गदर्शन है

औपचारिक बनाम अनौपचारिक लेखन तुलना

नीचे दी गई तालिका औपचारिक लेखन बनाम अनौपचारिक लेखन की तुलना करने वाली स्थितियों को दिखाती है।

अब, आप कल्पना कर सकते हैं कि औपचारिक लेखन कैसा दिखता है। यहां बताया गया है कि आप कैसे जानते हैं कि आप इसका उपयोग कब करें।

औपचारिक लेखन का उपयोग कब करें

औपचारिक लेखन विभिन्न पेशेवर और शैक्षिक परिदृश्यों में आवश्यक है, जिनमें शामिल हैं:

• व्यावसायिक संचार: रिपोर्ट, प्रस्ताव, आधिकारिक ईमेल, व्यावसायिक पत्र और अनुबंध।
• शैक्षिक पत्र: निबंध, शोध पत्र, थीसिस, शोध प्रबंध और जर्नल लेख।
• कानूनी दस्तावेज: अनुबंध, कानूनी संक्षिप्त विवरण और आधिकारिक बयान।
• सार्वजनिक भाषण और प्रस्तुतियां: पेशेवर वातावरण में तैयार भाषण और प्रस्तुतियां।
• नौकरी के आवेदन: कवर लेटर और रिज्यूमे।
• बाहरी संचार: प्रेस विज्ञप्ति, सार्वजनिक घोषणाएं और आधिकारिक वेबसाइट सामग्री।

इन संदर्भों में औपचारिक लेखन का उपयोग करने से यह सुनिश्चित होता है कि आपके संदेश को गंभीरता से लिया जाए, आपकी पेशेवर छवि बढ़े और गलत व्याख्याओं को कम किया जाए।

पेशेवर लेखन तकनीकें

औपचारिक लेखन में उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए, सीधे-सीधे बात करें और अनावश्यक जार्गन और जटिलता को सक्रिय रूप से हटाएं जो आपके संदेश को अस्पष्ट कर सकते हैं। हर वाक्य उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए, जो सीधे आपके केंद्रीय तर्क या सूचनात्मक लक्ष्य में योगदान देता हो। अस्पष्टता को खत्म करने के लिए सटीकता के साथ शब्दों का चयन करें और प्रमुख शब्दों को परिभाषित करें ताकि आपके पाठक को शुरू से ही पूरी समझ हो।

औपचारिक भाषा दिशानिर्देश

अपने शब्दों का सावधानीपूर्वक चयन करें और विस्तृत शब्दावली का उपयोग करें ताकि ऐसे शब्द मिल सकें जो आप जिस विषय पर लिख रहे हैं, उसके अनुरूप सटीक हों। लेखन में औपचारिक भाषा के लिए एक और नियम सेट है जो बताता है कि आप चीजों को कैसे कहते हैं। तृतीय-पुरुष दृष्टिकोण से लिखें - "मैं" या "आप" के बजाय "वह," "वह," "यह," या "वे" के बारे में बात करें।

इससे आपका लेखन अधिक वस्तुनिष्ठ और कम व्यक्तिगत लगता है। और अधिकांश भाग के लिए, अपने लेखन को अधिक प्रत्यक्ष बनाने के लिए सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें। अंत में, स्लैंग, रोजमर्रा की कहावतों, या ऐसी अभिव्यक्तियों का उपयोग न करें जो केवल कुछ लोगों के लिए ही समझ में आती हों।

संरचना और संगठन

एक अच्छी तरह से संगठित दस्तावेज़ बहुत बड़ा अंतर लाता है। यह लोगों को आपका संदेश आसानी से समझने में मदद करता है क्योंकि प्रवाह और औपचारिक लेखन संरचना का अनुसरण करना आसान होता है। एक स्पष्ट परिचय से शुरू करें जो लोगों को बताता है कि आपका दस्तावेज़ किस बारे में है और आप क्या करने या कहने की योजना बना रहे हैं।

फिर, अपने लेखन को अनुच्छेदों में व्यवस्थित करें, प्रत्येक अनुच्छेद में केवल एक मुख्य विचार पर चर्चा करें। प्रत्येक की शुरुआत में एक विषय वाक्य का उपयोग करें जो दिखाता है कि वह विचार क्या है। अपने पाठ को विभाजित करने के लिए शीर्षक और उपशीर्षक का उपयोग करें।

सुनिश्चित करें कि अपने अनुच्छेदों और विचारों को सहजता से जोड़ने के लिए "भी," "लेकिन," या "उदाहरण के लिए" जैसे संक्रमण शब्दों का उपयोग करें। अंत में, एक मजबूत निष्कर्ष के साथ समाप्त करें जो आपके मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करता है और लोगों को आपके मुख्य संदेश की याद दिलाता है।

दस्तावेज़ प्रकार और मानक

व्यावसायिक जगत में, औपचारिक लेखन विभिन्न रूपों में होता है, प्रत्येक के अपने मानक होते हैं:

• व्यावसायिक पत्र: बाहरी दुनिया के लिए आपकी पेशेवर आवाज़। वे परिष्कृत, सम्मानजनक होते हैं और कड़े औपचारिकता सम्मेलनों का पालन करते हैं।
• व्यावसायिक रिपोर्ट: लेखन शुद्ध वस्तुनिष्ठता और तथ्यात्मक प्रस्तुति पर केंद्रित होता है, जैसे विकिपीडिया लेख। शैली स्पष्ट और सीधी होती है।
• प्रस्ताव: रिपोर्ट की तरह वस्तुनिष्ठ, लेकिन भविष्योन्मुखी, कार्य-उन्मुख लेखन शैली के साथ। प्रस्तावों में बहुत सारे हम शामिल होते हैं और इनमें एक प्रेरक स्वर होता है।
• मेमो: सीधी और सुलभ भाषा, जिसमें जार्गन से बचा जाता है। यह किसी सहकर्मी से बात करने जैसा है, लेकिन आप एक मंच पर हैं, और हर कोई आपकी आवाज़ सुन सकता है।
• ईमेल: सबसे बहुमुखी और मुख्य रूप से उस व्यक्ति के साथ आपके संबंध को दर्शाते हैं जिसे आप ईमेल भेज रहे हैं। यदि यह कोई सहकर्मी है, तो यह अधिक सरल और स्पष्ट हो सकता है। लेकिन अगर यह किसी उच्च अधिकारी को है, तो औपचारिक, पेशेवर लेखन महत्वपूर्ण है।

इन अंतरों को समझकर, आप पेशेवर बातचीत के विविध परिदृश्य में सटीकता और प्रभाव के साथ संवाद कर सकते हैं।

पेशेवर प्रारूपण नियम

आपका प्रारूपण अकेले ही आपके लेखन को तुरंत बेहतर बना सकता है। यहां कुछ प्रमुख औपचारिक लेखन नियम दिए गए हैं जो परिष्कृत और प्रभावी औपचारिक दस्तावेज़ बनाने के लिए आवश्यक हैं:

• पेशेवर फॉन्ट: 12pt में Arial या Times New Roman।
• मार्जिन और स्पेसिंग: मानक 1-इंच मार्जिन और पाठ अधिभार को रोकने के लिए 1.5 या डबल स्पेसिंग।
• पैराग्राफिंग: इंडेंट और पाठकों को आपके विचारों के माध्यम से मार्गदर्शन करने के लिए उदार स्पेस लाइनें।
• सूचियां: अनुक्रमों के लिए संख्यात्मक सूचियां और आइटम के लिए बुलेट पॉइंट।
• शैली निरंतरता: आपके पूरे दस्तावेज़ में एकसमान फॉन्ट, शीर्षक और शैलियां।

आपकी कंपनी में आपका पद जितना ऊंचा होगा, आपके पास अपने प्रारूपण को स्टाइल करने और पेशेवर फॉन्ट चुनने की उतनी ही अधिक स्वतंत्रता होगी।

प्रारूप लेखन में बचने योग्य सामान्य गलतियां

कई सामान्य गलतियां व्यावसायिक लेखन की औपचारिकता को कमजोर कर सकती हैं:

• जार्गन का अत्यधिक उपयोग: हालांकि उद्योग-विशिष्ट शब्द कभी-कभी आवश्यक होते हैं, अत्यधिक जार्गन पाठकों को भ्रमित कर सकता है।
• अस्पष्ट भाषा: अस्पष्ट या अस्पष्ट भाषा से बचें। अपने कथनों में विशिष्ट और सीधे रहें।
• व्याकरण संबंधी त्रुटियां और टाइपो: सावधानीपूर्वक प्रूफरीड करें। व्याकरण संबंधी त्रुटियां और टाइपो आपकी विश्वसनीयता को कम करते हैं।
• भावनात्मक या पक्षपातपूर्ण भाषा: अपना स्वर तटस्थ और वस्तुनिष्ठ रखें। भावनात्मक विस्फोट या पक्षपातपूर्ण वाक्यांशों से बचें।
• अनौपचारिक अभिवादन और समापन: औपचारिक अभिवादन (जैसे, "प्रिय श्री/श्रीमती/डॉ. [अंतिम नाम]") और समापन (जैसे, "सादर," "सम्मानपूर्वक") का उपयोग करें।

इन गलत कदमों से बचें और आपका औपचारिक लेखन लगातार अधिकार और परिष्कार प्रदर्शित करेगा।

शोध पत्र मानक

अकादमिक लेखन में सटीकता और परिशुद्धता की आवश्यकता होती है। शोध पत्र औपचारिक लेखन के प्रमुख उदाहरण हैं:

• थीसिस-संचालित: औपचारिक लेखन वह है जो थीसिस को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है और भविष्य के वर्षों में भी पाठकों के लिए समझने योग्य बनाता है। यहां सब कुछ वस्तुनिष्ठ होने के बारे में है।
• विश्लेषणात्मक और आलोचनात्मक: विवरण से आगे बढ़कर जानकारी का विश्लेषण और आलोचनात्मक मूल्यांकन करें। मौलिक विचार और अंतर्दृष्टि प्रदर्शित करें।
• संरचित तर्क: तार्किक, चरण-दर-चरण तरीके से तर्क प्रस्तुत करें। अपने मामले को बनाने और प्रतितर्कों को संबोधित करने के लिए साक्ष्य का उपयोग करें।
• औपचारिक स्वर और शैली: अत्यधिक औपचारिक, वस्तुनिष्ठ और निर्वैयक्तिक स्वर बनाए रखें। व्यक्तिगत राय और व्यक्तिपरक भाषा से बचें।

यदि आप इन नियमों का पालन करते हैं, तो आपका मुख्य विचार स्पष्ट रहेगा, भले ही लोग इसे वर्षों बाद पढ़ें।

उद्धरण और संदर्भ नियम

अकादमिक लेखन दिशानिर्देशों में उचित उद्धरण महत्वपूर्ण है। वे स्रोतों को श्रेय देते हैं और साहित्यिक चोरी से बचाते हैं:

• सुसंगत उद्धरण शैली: एक मान्यता प्राप्त उद्धरण शैली (जैसे, MLA, APA, शिकागो) चुनें और अपने पूरे पेपर में इसका लगातार पालन करें।
• पाठ-मध्य उद्धरण: अपने पेपर के मुख्य भाग में स्रोतों का संदर्भ देने के लिए पाठ-मध्य उद्धरणों का उपयोग करें।
• संदर्भ सूची/ग्रंथसूची: अपने पेपर के अंत में उद्धृत सभी स्रोतों की एक व्यापक सूची शामिल करें।
• सटीकता और पूर्णता: सुनिश्चित करें कि सभी उद्धरण जानकारी सटीक और पूर्ण है, आपकी चुनी हुई शैली के दिशानिर्देशों का पालन करती है।
• साहित्यिक चोरी से बचाव: समझें कि साहित्यिक चोरी क्या है और इससे बचने के लिए कदम उठाएं। प्रत्यक्ष उद्धरणों, पैराफ्रेज़ किए गए विचारों और डेटा के लिए हमेशा स्रोतों का उल्लेख करें।

उद्धरण और संदर्भ अकादमिक लेखन की नैतिक रीढ़ हैं।

अकादमिक स्वर और शैली

आपका ध्यान पूरी तरह से शोध और साक्ष्य पर होना चाहिए, न कि विमर्श में व्यक्तिगत भावनाओं या व्यक्तिपरक राय डालने पर। इस वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण को बनाए रखने के लिए, लगातार तृतीय-पुरुष परिप्रेक्ष्य का उपयोग करें, जो आवश्यक दूरी बनाने में मदद करता है और विद्वतापूर्ण जांच की निर्वैयक्तिक प्रकृति को मजबूत करता है।

इसके अलावा, आपके द्वारा चुनी गई भाषा सटीक और औपचारिक होनी चाहिए। इसका मतलब है कि अपने अकादमिक विषय के विशिष्ट शब्दावली का उपयोग करना, जबकि बोलचाल की भाषा, स्लैंग और संकुचनों से सख्ती से बचना, जो अकादमिक कार्य की गंभीरता और कालातीतता को कमजोर करते हैं।

अब आप इन औपचारिक लेखन शैली गाइड और पेशेवर लेखन तकनीकों से परिचित हैं, यहां बताया गया है कि आप अपने लिए औपचारिक रूप से लिखने के लिए AI का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

एस्क्रिटर

एस्क्रिटर एक अत्याधुनिक AI लेखन सहायक है जिसका उपयोग शैक्षणिक और कॉर्पोरेट उद्योगों में सामग्री लिखने और परिष्कृत करने के लिए किया जाता है।

यह बुद्धिमान उपकरण आपके विषय, कीवर्ड या विशिष्ट लेखन प्रॉम्प्ट को संसाधित करके और अपने AI इंजन का लाभ उठाकर मौलिक ड्राफ्ट तैयार करता है। इस मामले में, AI उपकरण आपके दस्तावेजों में उद्योग-मानक औपचारिक लेखन लागू कर सकता है, या यह आपकी कंपनी के औपचारिक दस्तावेजों की लेखन शैली को दोहराना सीख सकता है।

औपचारिक लेखन के लिए एस्क्रिटर की अनूठी विशेषताएं:

• टोन समायोजन: अपने पूरे दस्तावेज़ में सुसंगत, सटीक और पेशेवर औपचारिक लेखन लागू करें।
• शैली संवर्धन: स्पष्टता और सटीकता के लिए आपके वाक्यों को परिष्कृत करने के लिए उन्नत शैली सुझाव।
• संरचना सहायता: आपके विचारों को तार्किक रूप से व्यवस्थित करने में मदद करता है, जिससे आप स्पष्ट परिचय, सुसंगत पैराग्राफ और मजबूत निष्कर्ष के साथ अच्छी तरह से संरचित दस्तावेज बना सकते हैं।
• शब्दावली समृद्धि: एस्क्रिटर अधिक औपचारिक पर्यायवाची और शब्दावली विकल्प सुझाता है जो आपको आकस्मिक भाषा से दूर जाने और अधिक विद्वतापूर्ण या व्यावसायिक-उपयुक्त शब्दावली अपनाने में मदद करता है।
• बहु-भाषा क्षमताएं: 40 से अधिक भाषाओं के लिए समर्थन, जिसका अर्थ है कि आप भाषाई सीमाओं के पार संवाद करते समय भी औपचारिक लेखन मानकों को बनाए रख सकते हैं।

यहां एस्क्रिटर और अन्य बाजार विकल्पों के बीच एक विशेषता तुलना दी गई है ताकि आप अंतर देख सकें:

यदि आप वास्तव में औपचारिक लेखन में महान बनना चाहते हैं, तो एस्क्रिटर सबसे अच्छा विकल्प है। यह आपको सही टोन पाने, अपने लेखन को संरचित करने और यहां तक कि आपके लिए पूरे दस्तावेज लिखने में मदद करता है। अन्य उपकरण ठीक हैं, लेकिन एस्क्रिटर विशेष रूप से औपचारिक लेखन के लिए बनाया गया है।

अभी एस्क्रिटर का प्रयास करें और देखें कि आपका औपचारिक लेखन कितना बेहतर हो सकता है!