Що таке формальне письмо? Поради та найкращі практики

Визначення формального письма

Формальне письмо — це стиль, який надає пріоритет ясності, об'єктивності, точності та дотриманню встановлених норм.

Воно використовується в ситуаціях, де потрібен професійний і шанобливий тон, а також де точність і достовірність мають першочергове значення. Йдеться про передачу інформації чи аргументів чітким, лаконічним і структурованим способом, вільним від особистих упереджень.

Хорошим орієнтиром для формального письма є

Порівняння формального та неформального письма

У таблиці нижче показано ситуації, що порівнюють формальне письмо з неформальним.

Тепер ви можете уявити, як виглядає формальне письмо. Ось як дізнатися, коли його використовувати.

Коли використовувати формальне письмо

Формальне письмо є необхідним у різних професійних та академічних сценаріях, включаючи:

• Ділова комунікація: Звіти, пропозиції, офіційні електронні листи, ділові листи та контракти.
• Академічні роботи: Есе, наукові статті, дипломні роботи, дисертації та журнальні статті.
• Юридичні документи: Контракти, юридичні довідки та офіційні заяви.
• Публічні виступи та презентації: Підготовлені промови та презентації в професійному середовищі.
• Заяви про працевлаштування: Супровідні листи та резюме.
• Зовнішні комунікації: Прес-релізи, публічні оголошення та офіційний вміст веб-сайту.

Використання формального письма в цих контекстах гарантує, що ваше повідомлення сприймається серйозно, покращує ваш професійний імідж і мінімізує неправильні тлумачення.

Техніки професійного письма

Щоб досягти успіху у формальному письмі, будьте прямолінійними та активно усувайте непотрібний жаргон і складність, які можуть затьмарити ваше повідомлення. Кожне речення повинно мати мету, безпосередньо сприяючи вашому центральному аргументу чи інформаційній цілі. Обирайте слова точно, щоб усунути двозначність, і визначайте ключові терміни, щоб забезпечити повне розуміння вашого читача з самого початку.

Рекомендації щодо формальної мови

Ретельно обирайте слова та використовуйте широкий словниковий запас, щоб знайти слова, які точно відповідають тому, про що ви пишете. Інший набір правил для формальної мови в письмі стосується того, як ви висловлюєте думки. Пишіть від третьої особи – говоріть про "він", "вона", "воно" або "вони" замість "я" чи "ви".

Це робить ваше письмо більш об'єктивним і менш особистим. І здебільшого використовуйте активний стан, щоб зробити ваше письмо більш прямим. Нарешті, не використовуйте сленг, повсякденні вислови чи вирази, які можуть бути зрозумілими лише деяким людям.

Структура та організація

Добре організований документ має величезне значення. Він допомагає людям легко зрозуміти ваше повідомлення, оскільки потік і структура формального письма легко сприймаються. Почніть із чіткого вступу, який розповідає людям, про що ваш документ і що ви плануєте зробити чи сказати.

Потім організуйте своє письмо на абзаци, де кожен абзац розкриває лише одну головну ідею. Використовуйте тематичне речення на початку кожного, щоб показати, якою є ця ідея. Використовуйте заголовки та підзаголовки, щоб розбити ваш текст.

Обов'язково використовуйте перехідні слова, такі як "також", "але" або "наприклад", щоб плавно з'єднувати ваші абзаци та ідеї. Нарешті, завершіть сильним висновком, який підсумовує ваші основні тези та нагадує людям про ваше головне повідомлення.

Типи документів та стандарти

У діловому світі формальне письмо має різні форми, кожна з власними стандартами:

• Ділові листи: Ваш професійний голос для зовнішнього світу. Вони відшліфовані, шанобливі та дотримуються суворих формальних конвенцій.
• Ділові звіти: Письмо зосереджується на чистій об'єктивності та фактичному представленні, як стаття у Вікіпедії. Стиль чіткий і прямий.
• Пропозиції: Об'єктивні, як і звіти, але з орієнтованим на майбутнє, дієвим стилем письма. Пропозиції містять багато "ми" і мають переконливий підтекст.
• Службові записки: Прямолінійна та доступна мова, без жаргону. Це як розмова з колегою, але ви на сцені, і всі можуть чути ваш голос.
• Електронні листи: Найбільш універсальні та в основному відображають відносини з людиною, якій ви надсилаєте лист. Якщо це колега, лист може бути простішим і чіткішим. Але якщо це керівництво, то ключовим є формальне, професійне письмо.

Розуміючи ці відмінності, ви зможете спілкуватися точно та впливово в різноманітному ландшафті професійних взаємодій.

Правила професійного форматування

Саме форматування може миттєво підвищити якість вашого письма. Ось кілька ключових правил формального письма, які є важливими для створення відшліфованих та ефективних формальних документів:

• Професійний шрифт: Arial або Times New Roman розміром 12 пунктів.
• Поля та інтервали: Стандартні поля 1 дюйм та інтервал 1,5 або подвійний, щоб уникнути перевантаження тексту.
• Абзаци: Відступи та щедрі проміжки між рядками для направлення читачів через ваші ідеї.
• Списки: Нумеровані списки для послідовностей та маркери для пунктів.
• Стильова послідовність: Однакові шрифти, заголовки та стилі в усьому документі.

Чим вища ваша посада в компанії, тим більше вибору у вас є щодо стилізації форматування та вибору професійних шрифтів.

Поширені помилки, яких слід уникати у форматному письмі

Кілька поширених помилок можуть підірвати формальність ділового письма:

• Надмірне використання жаргону: Хоча галузеві терміни іноді необхідні, надмірний жаргон може заплутати читачів.
• Розпливчаста мова: Уникайте розпливчастих або двозначних формулювань. Будьте конкретними та прямими у своїх твердженнях.
• Граматичні помилки та опечатки: Ретельно перевіряйте текст. Граматичні помилки та опечатки зменшують вашу довіру.
• Емоційна або упереджена мова: Зберігайте нейтральний та об'єктивний тон. Уникайте емоційних спалахів або упереджених формулювань.
• Неформальні привітання та закінчення: Використовуйте формальні привітання (наприклад, "Шановний пане/пані/докторе [Прізвище]") та закінчення (наприклад, "З повагою", "З пошаною").

Уникайте цих помилок, і ваше формальне письмо постійно проектуватиме авторитет і відшліфованість.

Стандарти наукових робіт

Академічне письмо вимагає ретельності та точності. Наукові статті є головними прикладами формального письма:

• Орієнтованість на тезу: Формальне письмо — це те, що робить тезу чітко визначеною та зрозумілою навіть для читачів у майбутньому. Тут все стосується об'єктивності.
• Аналітичність і критичність: Виходьте за межі опису, щоб аналізувати та критично оцінювати інформацію. Демонструйте оригінальне мислення та проникливість.
• Структурована аргументація: Представляйте аргументи логічно, крок за кроком. Використовуйте докази для побудови своєї позиції та розгляду контраргументів.
• Формальний тон і стиль: Підтримуйте високоформальний, об'єктивний та безособовий тон. Уникайте особистих думок і суб'єктивної мови.

Якщо ви дотримуєтеся цих правил, ваша головна ідея буде зрозумілою, навіть якщо люди читатимуть її через роки.

Правила цитування та посилань

Правильне цитування є вирішальним у рекомендаціях з академічного письма. Воно віддає належне джерелам і допомагає уникнути плагіату:

• Послідовний стиль цитування: Виберіть визнаний стиль цитування (наприклад, MLA, APA, Chicago) і дотримуйтесь його послідовно у всій роботі.
• Внутрішньотекстові посилання: Використовуйте внутрішньотекстові посилання для цитування джерел у тексті вашої роботи.
• Список літератури/Бібліографія: Включіть вичерпний список усіх цитованих джерел у кінці вашої роботи.
• Точність і повнота: Переконайтеся, що вся інформація про цитування є точною та повною, дотримуючись рекомендацій обраного вами стилю.
• Уникнення плагіату: Розумійте, що становить плагіат, і вживайте заходів для його уникнення. Завжди цитуйте джерела для прямих цитат, перефразованих ідей та даних.

Цитування та посилання є етичною основою академічного письма.

Академічний тон і стиль

Ваша увага має бути зосереджена виключно на дослідженні та самих доказах, а не на внесенні особистих почуттів чи суб'єктивних думок у дискурс. Щоб зберегти цю об'єктивну позицію, послідовно використовуйте перспективу третьої особи, яка допомагає створити необхідну дистанцію та підкреслює безособовий характер наукового дослідження.

Крім того, мова, яку ви обираєте, повинна бути точною та формальною. Це означає використання термінології, специфічної для вашої академічної дисципліни, при цьому ретельно уникаючи розмовних виразів, сленгу та скорочень, які підривають серйозність і позачасовість академічної роботи.

Тепер, коли ви ознайомилися з цими посібниками з формального стилю письма та методами професійного письма, ось як ви можете використовувати ШІ для формального письма.

Eskritor

Eskritor — це передовий помічник з написання на базі штучного інтелекту, який використовується в академічних та корпоративних галузях для написання та вдосконалення контенту.

Цей інтелектуальний інструмент працює, обробляючи вашу тему, ключові слова або конкретне завдання з написання та використовуючи свій ШІ-двигун для створення оригінальних чернеток. У цьому випадку інструмент ШІ може застосовувати стандартне офіційне письмо до ваших документів або навчитися відтворювати стиль написання офіційних документів вашої компанії.

Унікальні особливості Eskritor для офіційного письма:

• Налаштування тону: Застосовуйте послідовний, точний та професійний офіційний стиль у всьому документі.
• Покращення стилю: Розширені пропозиції щодо стилю для вдосконалення ваших речень для ясності та точності.
• Допомога зі структурою: Допомагає логічно організувати ваші думки, допомагаючи створювати добре структуровані документи з чіткими вступами, зв'язними абзацами та сильними висновками.
• Збагачення словникового запасу: Eskritor пропонує більш формальні синоніми та вибір лексики, щоб допомогти вам відійти від повсякденної мови та прийняти більш науковий або діловий лексикон.
• Багатомовні можливості: Підтримка понад 40 мов, що означає, що ви можете дотримуватися стандартів офіційного письма навіть при спілкуванні через мовні кордони.

Ось порівняння функцій між Eskritor та іншими ринковими альтернативами, щоб ви могли побачити різницю:

Якщо ви дійсно хочете досягти майстерності в офіційному письмі, Eskritor — найкращий вибір. Він допомагає вам отримати правильний тон, структурувати ваше письмо і навіть писати цілі документи за вас. Інші інструменти непогані, але Eskritor створений саме для офіційного письма.

Спробуйте Eskritor зараз і побачте, наскільки кращим може бути ваше офіційне письмо!