Czym jest pisanie formalne? Wskazówki i najlepsze praktyki

Definicja pisania formalnego

Pisanie formalne to styl, który priorytetowo traktuje jasność, obiektywizm, precyzję i przestrzeganie ustalonych konwencji.

Jest stosowane w sytuacjach, w których wymagany jest profesjonalny i pełen szacunku ton oraz gdzie dokładność i wiarygodność są najważniejsze. Chodzi o przekazywanie informacji lub argumentów w jasny, zwięzły i uporządkowany sposób, wolny od osobistych uprzedzeń.

Dobrą wskazówką dla pisania formalnego jest

Porównanie pisania formalnego i nieformalnego

Poniższa tabela pokazuje sytuacje porównujące pisanie formalne i nieformalne.

Teraz możesz sobie wyobrazić, jak wygląda pisanie formalne. Oto jak rozpoznać, kiedy go używać.

Kiedy stosować pisanie formalne

Pisanie formalne jest niezbędne w różnych scenariuszach zawodowych i akademickich, w tym:

• Komunikacja biznesowa: Raporty, propozycje, oficjalne e-maile, listy biznesowe i umowy.
• Prace akademickie: Eseje, prace badawcze, prace dyplomowe, rozprawy doktorskie i artykuły naukowe.
• Dokumenty prawne: Umowy, pisma prawne i oficjalne oświadczenia.
• Wystąpienia publiczne i prezentacje: Przygotowane przemówienia i prezentacje w środowisku zawodowym.
• Aplikacje o pracę: Listy motywacyjne i życiorysy.
• Komunikacja zewnętrzna: Komunikaty prasowe, ogłoszenia publiczne i oficjalna treść strony internetowej.

Stosowanie pisania formalnego w tych kontekstach zapewnia, że Twoja wiadomość jest traktowana poważnie, poprawia Twój profesjonalny wizerunek i minimalizuje błędne interpretacje.

Techniki profesjonalnego pisania

Aby doskonalić się w formalnym pisaniu, bądź bezpośredni i aktywnie eliminuj niepotrzebny żargon i złożoność, które mogą zaciemniać twój przekaz. Każde zdanie musi być celowe, przyczyniając się bezpośrednio do twojego głównego argumentu lub celu informacyjnego. Dobieraj słowa z precyzją, aby wyeliminować dwuznaczności i definiuj kluczowe terminy, aby zapewnić czytelnikowi pełne zrozumienie od samego początku.

Wytyczne dotyczące formalnego języka

Wybieraj słowa starannie i korzystaj z szerokiego słownictwa, aby znaleźć wyrazy, które dokładnie pasują do tego, o czym piszesz. Inny zestaw zasad dotyczących formalnego języka w pisaniu dotyczy tego, jak wyrażasz myśli. Pisz z perspektywy trzeciej osoby – mów o "on", "ona", "ono" lub "oni" zamiast "ja" czy "ty".

To sprawia, że twoje pisanie brzmi bardziej obiektywnie i mniej osobiście. A w większości przypadków używaj strony czynnej, aby twoje pisanie było bardziej bezpośrednie. Wreszcie, nie używaj slangu, codziennych powiedzeń ani wyrażeń, które mogą być zrozumiałe tylko dla niektórych osób.

Struktura i organizacja

Dobrze zorganizowany dokument robi ogromną różnicę. Pomaga ludziom łatwo zrozumieć twój przekaz, ponieważ przepływ i formalna struktura pisania są łatwe do śledzenia. Zacznij od jasnego wstępu, który informuje ludzi, o czym jest twój dokument i co planujesz zrobić lub powiedzieć.

Następnie zorganizuj swoje pisanie w akapity, gdzie każdy akapit omawia tylko jedną główną myśl. Użyj zdania tematycznego na początku każdego, aby pokazać, czym jest ta myśl. Używaj nagłówków i podtytułów, aby podzielić tekst.

Upewnij się, że używasz słów przejściowych, takich jak "również", "ale" lub "na przykład", aby płynnie łączyć akapity i pomysły. Na koniec zakończ mocnym podsumowaniem, które zbiera twoje główne punkty i przypomina ludziom o twoim głównym przesłaniu.

Rodzaje dokumentów i standardy

W świecie biznesu formalne pisanie przybiera różne formy, z których każda ma swoje własne standardy:

• Listy biznesowe: Twój profesjonalny głos skierowany do świata zewnętrznego. Są dopracowane, pełne szacunku i przestrzegają ścisłych konwencji formalnych.
• Raporty biznesowe: Pisanie koncentruje się na czystej obiektywności i faktycznym przedstawieniu, jak artykuł w Wikipedii. Styl jest jasny i bezpośredni.
• Propozycje: Obiektywne, podobnie jak raporty, ale z perspektywicznym, zorientowanym na działanie stylem pisania. Propozycje zawierają dużo "my" i mają perswazyjny podtekst.
• Notatki służbowe: Prosty i przystępny język, unikający żargonu. To jak rozmowa z kolegą, ale jesteś na scenie i wszyscy mogą usłyszeć Twój głos.
• E-maile: Najbardziej wszechstronne i głównie odzwierciedlają relację z osobą, do której wysyłasz e-mail. Jeśli to kolega, może być bardziej prosty i jasny. Ale jeśli to do przełożonego, kluczowe jest formalne, profesjonalne pisanie.

Zrozumienie tych różnic pozwala komunikować się precyzyjnie i skutecznie w różnorodnym krajobrazie profesjonalnych interakcji.

Zasady profesjonalnego formatowania

Samo formatowanie może natychmiast podnieść jakość Twojego pisania. Oto kilka kluczowych zasad formalnego pisania, które są niezbędne do tworzenia dopracowanych i skutecznych formalnych dokumentów:

• Profesjonalna czcionka: Arial lub Times New Roman w rozmiarze 12 punktów.
• Marginesy i odstępy: Standardowe marginesy 1-calowe oraz odstępy 1,5 lub podwójne, aby zapobiec przeładowaniu tekstu.
• Akapity: Wcięcia i hojne odstępy między wierszami, aby prowadzić czytelników przez Twoje pomysły.
• Listy: Listy numerowane dla sekwencji i punktory dla elementów.
• Spójność stylu: Jednolite czcionki, nagłówki i style w całym dokumencie.

Im wyższa jest Twoja pozycja w firmie, tym większy masz wybór w stylizowaniu formatowania i wyborze profesjonalnych czcionek.

Typowe błędy do uniknięcia w pisaniu formalnym

Kilka typowych błędów może podważyć formalność pisania biznesowego:

• Nadużywanie żargonu: Choć terminy specyficzne dla branży są czasem konieczne, nadmierny żargon może dezorientować czytelników.
• Niejasny język: Unikaj niejasnego lub dwuznacznego języka. Bądź konkretny i bezpośredni w swoich wypowiedziach.
• Błędy gramatyczne i literówki: Dokładnie sprawdzaj tekst. Błędy gramatyczne i literówki umniejszają Twoją wiarygodność.
• Emocjonalny lub stronniczy język: Utrzymuj neutralny i obiektywny ton. Unikaj emocjonalnych wybuchów lub stronniczych sformułowań.
• Nieformalne powitania i zakończenia: Używaj formalnych powitań (np. "Szanowny Panie/Pani/Doktorze [Nazwisko]") i zakończeń (np. "Z poważaniem", "Z wyrazami szacunku").

Unikaj tych potknięć, a Twoje formalne pisanie będzie konsekwentnie emanować autorytetem i profesjonalizmem.

Standardy prac naukowych

Pisanie akademickie wymaga rygoru i precyzji. Prace naukowe są doskonałymi przykładami formalnego pisania:

• Oparte na tezie: Formalne pisanie sprawia, że teza jest jasno zdefiniowana i zrozumiała nawet dla czytelników w przyszłości. Wszystko tutaj dotyczy obiektywizmu.
• Analityczne i krytyczne: Wykraczaj poza opis, aby analizować i krytycznie oceniać informacje. Wykaż oryginalną myśl i wnikliwość.
• Ustrukturyzowana argumentacja: Przedstawiaj argumenty w logiczny, krok po kroku sposób. Używaj dowodów, aby budować swoją tezę i odnosić się do kontrargumentów.
• Formalny ton i styl: Utrzymuj wysoce formalny, obiektywny i bezosobowy ton. Unikaj osobistych opinii i subiektywnego języka.

Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad, twoja główna idea będzie jasna, nawet jeśli ludzie przeczytają ją po latach.

Zasady cytowania i odniesień

Właściwe cytowanie jest kluczowe w wytycznych pisania akademickiego. Daje uznanie źródłom i pozwala uniknąć plagiatu:

• Spójny styl cytowania: Wybierz uznany styl cytowania (np. MLA, APA, Chicago) i konsekwentnie stosuj go w całej pracy.
• Cytowania w tekście: Używaj cytatów w tekście, aby odwoływać się do źródeł w treści swojej pracy.
• Lista źródeł/Bibliografia: Dołącz kompleksową listę wszystkich cytowanych źródeł na końcu swojej pracy.
• Dokładność i kompletność: Upewnij się, że wszystkie informacje o cytowaniu są dokładne i kompletne, zgodnie z wytycznymi wybranego stylu.
• Unikanie plagiatu: Zrozum, co stanowi plagiat i podejmij kroki, aby go uniknąć. Zawsze cytuj źródła bezpośrednich cytatów, sparafrazowanych pomysłów i danych.

Cytowanie i odniesienia stanowią etyczny kręgosłup pisania akademickiego.

Akademicki ton i styl

Twoja uwaga powinna być skupiona wyłącznie na badaniach i samych dowodach, a nie na wprowadzaniu osobistych uczuć czy subiektywnych opinii do dyskursu. Aby utrzymać to obiektywne stanowisko, konsekwentnie stosuj perspektywę trzeciej osoby, co pomaga stworzyć niezbędny dystans i wzmacnia bezosobowy charakter naukowych dociekań.

Ponadto, język, którego używasz, musi być precyzyjny i formalny. Oznacza to wykorzystywanie terminologii specyficznej dla twojej dyscypliny akademickiej, jednocześnie rygorystycznie unikając kolokwializmów, slangu i skrótów, które podważają powagę i ponadczasowość pracy akademickiej.

Teraz, gdy znasz te formalne przewodniki stylu pisania i profesjonalne techniki pisania, oto jak możesz wykorzystać AI do formalnego pisania za ciebie.

Eskritor

Eskritor to nowoczesny asystent pisania oparty na sztucznej inteligencji, używany w środowisku akademickim i korporacyjnym do tworzenia i dopracowywania treści.

To inteligentne narzędzie działa poprzez przetwarzanie twojego tematu, słów kluczowych lub konkretnego polecenia pisania i wykorzystuje swój silnik AI do tworzenia oryginalnych szkiców. W tym przypadku narzędzie AI może zastosować standardy formalnego pisania do twoich dokumentów lub nauczyć się naśladować styl pisania formalnych dokumentów twojej firmy.

Unikalne funkcje Eskritor do formalnego pisania:

• Dostosowanie tonu: Zastosuj spójny, dokładny i profesjonalny styl formalnego pisania w całym dokumencie.
• Ulepszenie stylu: Zaawansowane sugestie stylistyczne, aby dopracować twoje zdania pod kątem jasności i precyzji.
• Pomoc w strukturze: Pomaga w logicznym organizowaniu myśli, wspierając tworzenie dobrze ustrukturyzowanych dokumentów z jasnymi wstępami, spójnymi akapitami i mocnymi wnioskami.
• Wzbogacanie słownictwa: Eskritor sugeruje bardziej formalne synonimy i wybory słownictwa, pomagając odejść od potocznego języka i przyjąć bardziej naukowy lub biznesowo odpowiedni leksykon.
• Możliwości wielojęzyczne: Wsparcie dla ponad 40 języków, co oznacza, że możesz utrzymać standardy formalnego pisania nawet podczas komunikacji ponad granicami językowymi.

Oto porównanie funkcji między Eskritor a innymi alternatywami na rynku, abyś mógł zobaczyć różnicę:

Jeśli naprawdę chcesz doskonalić formalne pisanie, Eskritor jest najlepszym wyborem. Pomaga uzyskać odpowiedni ton, strukturyzować pisanie, a nawet pisać całe dokumenty za ciebie. Inne narzędzia są w porządku, ale Eskritor jest stworzony specjalnie do formalnego pisania.

Wypróbuj Eskritor już teraz i przekonaj się, o ile lepsze może być twoje formalne pisanie!