什么是正式写作？技巧与最佳实践

正式写作的定义

正式写作是一种优先考虑清晰度、客观性、精确性和遵循既定规范的写作风格。

它用于需要专业和尊重的语调的场合，以及准确性和可信度至关重要的情况。它旨在以清晰、简洁和结构化的方式传达信息或论点，不带个人偏见。

正式写作的一个好指南是

正式与非正式写作的比较

下表展示了正式写作与非正式写作的对比情况。

这使你的写作听起来更客观，不那么个人化。并且在大多数情况下，使用主动语态使你的写作更直接。最后，不要使用俚语、日常用语或只有部分人能理解的表达方式。

现在，你可以想象正式写作的样子。以下是如何知道何时使用它。

何时使用正式写作

正式写作在各种专业和学术场景中至关重要，包括：

• 商业通信： 报告、提案、正式电子邮件、商务信函和合同。
• 学术论文： 论文、研究报告、毕业论文、学位论文和期刊文章。
• 法律文件： 合同、法律简报和官方声明。
• 公开演讲和演示： 在专业环境中准备的演讲和演示。
• 求职申请： 求职信和简历。
• 对外沟通： 新闻稿、公告和官方网站内容。

在这些情境中使用正式写作可确保你的信息被认真对待，提升你的专业形象，并减少误解。

专业写作技巧

要在正式写作中脱颖而出，应当直截了当，主动消除可能模糊信息的不必要行话和复杂性。每个句子都必须有目的性，直接为你的核心论点或信息目标做出贡献。精确选择词语以消除歧义，并定义关键术语，确保读者从一开始就能完全理解。

在商业世界中，正式写作有多种形式，每种都有其自身的标准：

• 商务信函: 商务信函：您对外界的专业声音。它们经过精心打磨，尊重对方，并遵循严格的正式规范。
• 商业报告: 商业报告：写作注重纯粹的客观性和事实呈现，就像维基百科文章一样。风格清晰直接。
• 提案: 提案：与报告一样客观，但具有前瞻性、行动导向的写作风格。提案中大量使用我们，并带有说服性的基调。
• 备忘录: 备忘录：直接明了的语言，避免行话。就像与同事交谈，但您站在舞台上，每个人都能听到您的声音。
• 电子邮件: 电子邮件：最灵活多变，主要反映您与收件人的关系。如果是同事，可以更简单明了。但如果是发给上级，那么正式、专业的写作就至关重要。

通过理解这些区别，您可以在各种专业互动中精准有效地进行沟通。

正式语言指南

谨慎选择词语，使用丰富的词汇来找到准确符合你所写内容的词。正式写作语言的另一套规则是关于你如何表达。从第三人称视角写作——谈论他、她、它或他们，而不是我或你。

这使你的写作听起来更客观，不那么个人化。大多数情况下，使用主动语态使你的写作更直接。最后，不要使用俚语、日常用语或只有部分人能理解的表达方式。

您在公司的职位越高，在格式样式化和选择专业字体方面就有越多的选择权。

结构和组织

一个组织良好的文档会产生巨大差异。它帮助人们轻松理解你的信息，因为流程和正式写作结构易于遵循。以清晰的介绍开始，告诉人们你的文档是关于什么的，以及你计划做什么或说什么。

然后，将你的写作组织成段落，每个段落只讨论一个主要观点。在每段开始使用主题句来展示该观点是什么。使用标题和副标题来分隔文本。

确保使用过渡词如此外、但是或例如来顺畅地连接段落和想法。最后，以有力的结论结束，总结你的主要观点并提醒人们你的主要信息。

文档类型和标准

在商业世界中，正式写作有各种形式，每种都有其自身的标准：

• 商务信函: 您对外界的专业声音。它们经过精心打磨，尊重对方，并遵循严格的正式性惯例。
• 商务报告: 写作注重纯客观性和事实表述，就像维基百科文章一样。风格清晰直接。
• 提案: 与报告一样客观，但具有前瞻性、行动导向的写作风格。提案中大量使用我们，并带有说服性的基调。
• 备忘录: 直接明了的语言，避免行话。就像与同事交谈，但您在舞台上，每个人都能听到您的声音。
• 电子邮件: 最灵活多变，主要反映您与收件人的关系。如果是同事，可以更简单明了。但如果是发给上级，那么正式、专业的写作就至关重要。

通过理解这些区别，您可以在各种专业互动中精准有效地沟通。

专业格式规则

仅凭格式就能立即提升您的写作水平。以下是创建精致有效的正式文档所必需的一些关键正式写作规则：

• 专业字体: 12号Arial或Times New Roman字体。
• 页边距和间距: 标准1英寸页边距和1.5倍或双倍行距，以防文本过于密集。
• 段落处理: 缩进和适当的行间距，引导读者理解您的观点。
• 列表: 序号列表用于顺序，项目符号用于条目。
• 风格一致性: 整个文档中使用统一的字体、标题和样式。

您在公司的职位越高，在格式设计和选择专业字体方面就有越多的自由。

格式写作中需避免的常见错误

几个常见错误可能会削弱商务写作的正式性：

此外，你选择的语言必须精确且正式。这意味着使用特定于你的学术领域的术语，同时严格避免口语、俚语和缩写，这些会削弱学术工作的严肃性和永恒性。

避免这些错误，您的正式写作将始终展现权威性和专业性。

研究论文标准

这款智能工具通过处理您的主题、关键词或特定写作提示，利用其AI引擎创建原创草稿。在这种情况下，AI工具可以将行业标准的正式写作应用到您的文档中，或者它可以学习如何复制您公司正式文档的写作风格。

如果你遵循这些规则，即使人们在多年后阅读，你的主要观点仍将清晰明了。

• Tone Adjustment: 语调调整：在整个文档中应用一致、准确和专业的正式写作。
• Style Enhancement: 风格增强：先进的风格建议，提高句子的清晰度和精确性。
• Structure Assistance: 结构辅助：帮助您逻辑地组织思想，创建结构良好的文档，包括清晰的引言、连贯的段落和有力的结论。
• Vocabulary Enrichment: 词汇丰富：Eskritor建议更正式的同义词和词汇选择，帮助您摒弃随意语言，采用更学术或商业适用的词汇。
• Multi-Language Capabilities: 多语言能力：支持超过40种语言，这意味着即使在跨语言交流时，您也能保持正式写作标准。

以下是Eskritor与市场其他替代品的功能比较，让您看到差异：

如果您真的想在正式写作方面出色，Eskritor是最佳选择。它帮助您获得正确的语调，构建您的写作，甚至为您撰写整个文档。其他工具也不错，但Eskritor专为正式写作而设计。

现在就试试Eskritor，看看您的正式写作能有多大提升！

引用和参考规则

在学术写作指南中，正确的引用至关重要。它们为来源提供信誉并避免剽窃：

• 一致的引用风格: 选择一种公认的引用风格（如MLA、APA、芝加哥）并在整篇论文中始终如一地遵循。
• 文内引用: 在论文正文中使用文内引用来引用来源。
• 参考文献列表/书目: 在论文末尾包含所有引用来源的完整列表。
• 准确性和完整性: 确保所有引用信息准确完整，遵循你所选风格的指南。
• 避免剽窃: 了解什么构成剽窃并采取措施避免。对于直接引用、改述的想法和数据，始终引用来源。

引用和参考是学术写作的道德支柱。

学术语调和风格

你的焦点应该完全集中在研究和证据本身，而不是在论述中注入个人感受或主观意见。为了保持这种客观立场，应始终使用第三人称视角，这有助于创造必要的距离并强化学术探究的非个人性质。

此外，你选择的语言必须精确且正式。这意味着使用特定于你的学术学科的术语，同时严格避免口语、俚语和缩写，这些会削弱学术工作的严肃性和永恒性。

现在你已经熟悉了这些正式写作风格指南和专业写作技巧，以下是如何使用AI为你进行正式写作。