Što je formalno pisanje? Savjeti i najbolje prakse

Definicija formalnog pisanja

Formalno pisanje je stil koji daje prednost jasnoći, objektivnosti, preciznosti i pridržavanju utvrđenih konvencija.

Koristi se u situacijama gdje je potreban profesionalan i pun poštovanja ton te gdje su točnost i vjerodostojnost od najveće važnosti. Radi se o prenošenju informacija ili argumenata na jasan, sažet i strukturiran način, bez osobnih pristranosti.

Dobar vodič za formalno pisanje je

Usporedba formalnog i neformalnog pisanja

Tablica ispod prikazuje situacije koje uspoređuju formalno i neformalno pisanje.

Sada možete zamisliti kako izgleda formalno pisanje. Evo kako znate kada ga koristiti.

Kada koristiti formalno pisanje

Formalno pisanje je ključno u različitim profesionalnim i akademskim scenarijima, uključujući:

• Poslovna komunikacija: Izvješća, prijedlozi, službeni e-mailovi, poslovna pisma i ugovori.
• Akademski radovi: Eseji, istraživački radovi, završni radovi, disertacije i članci u časopisima.
• Pravni dokumenti: Ugovori, pravni podnesci i službene izjave.
• Javni govori i prezentacije: Pripremljeni govori i prezentacije u profesionalnom okruženju.
• Prijave za posao: Motivacijska pisma i životopisi.
• Vanjska komunikacija: Priopćenja za javnost, javne objave i službeni sadržaj web stranica.

Korištenje formalnog pisanja u ovim kontekstima osigurava da se vaša poruka shvati ozbiljno, poboljšava vaš profesionalni imidž i smanjuje pogrešna tumačenja.

Tehnike profesionalnog pisanja

Za izvrsnost u formalnom pisanju, budite izravni i aktivno eliminirajte nepotreban žargon i složenost koji bi mogli zamagliti vašu poruku. Svaka rečenica mora biti svrhovita, izravno doprinoseći vašem glavnom argumentu ili informacijskom cilju. Birajte riječi s preciznošću kako biste eliminirali dvosmislenost i definirajte ključne pojmove kako biste osigurali potpuno razumijevanje vašeg čitatelja od samog početka.

Smjernice za formalni jezik

Pažljivo birajte riječi i koristite širok vokabular kako biste pronašli riječi koje točno odgovaraju onome o čemu pišete. Još jedan skup pravila za formalni jezik u pisanju odnosi se na način na koji izražavate stvari. Pišite iz perspektive treće osobe – govorite o "on", "ona", "ono" ili "oni" umjesto "ja" ili "ti".

To čini vaše pisanje objektivnijim i manje osobnim. I većinom koristite aktivan glas kako bi vaše pisanje bilo izravnije. Konačno, nemojte koristiti sleng, svakodnevne izreke ili izraze koji bi mogli biti razumljivi samo nekim ljudima.

Struktura i organizacija

Dobro organiziran dokument čini veliku razliku. Pomaže ljudima da lako razumiju vašu poruku jer su tok i struktura formalnog pisanja jednostavni za praćenje. Započnite s jasnim uvodom koji ljudima govori o čemu je vaš dokument i što planirate učiniti ili reći.

Zatim, organizirajte svoje pisanje u odlomke, pri čemu svaki odlomak govori samo o jednoj glavnoj ideji. Koristite tematsku rečenicu na početku svakog odlomka kako biste pokazali koja je to ideja. Koristite naslove i podnaslove za razbijanje teksta.

Svakako koristite prijelazne riječi poput "također", "ali" ili "na primjer" kako biste glatko povezali svoje odlomke i ideje. Na kraju, završite snažnim zaključkom koji sažima vaše glavne točke i podsjeća ljude na vašu glavnu poruku.

Vrste dokumenata i standardi

U poslovnom svijetu, formalno pisanje pojavljuje se u različitim oblicima, svaki sa svojim standardima:

• Poslovna pisma: Vaš profesionalni glas prema vanjskom svijetu. Ona su uglađena, puna poštovanja i slijede stroge konvencije formalnosti.
• Poslovni izvještaji: Pisanje se fokusira na čistu objektivnost i činjenično predstavljanje, poput Wikipedija članka. Stil je jasan i izravan.
• Prijedlozi: Objektivni, baš kao i izvještaji, ali s naprijed usmjerenim, akcijski orijentiranim stilom pisanja. Prijedlozi uključuju puno "mi" i imaju uvjerljiv prizvuk.
• Dopisi: Jednostavan i pristupačan jezik, izbjegavanje žargona. To je kao razgovor s kolegom, ali ste na pozornici i svi mogu čuti vaš glas.
• E-mailovi: Najsvestraniji i uglavnom odražavaju odnos s osobom kojoj šaljete e-mail. Ako je to kolega, može biti jednostavnije i jasnije. Ali ako je upućen nadređenom, ključno je formalno, profesionalno pisanje.

Razumijevanjem ovih razlika možete komunicirati s preciznošću i utjecajem kroz raznolik krajolik profesionalnih interakcija.

Pravila profesionalnog formatiranja

Samo vaše formatiranje može trenutno unaprijediti vaše pisanje. Evo nekoliko ključnih pravila formalnog pisanja koja su neophodna za stvaranje uglađenih i učinkovitih formalnih dokumenata:

• Profesionalni font: Arial ili Times New Roman veličine 12pt.
• Margine i razmak: Standardne margine od 1 inča i 1,5 ili dvostruki prored kako bi se spriječilo preopterećenje teksta.
• Odlomci: Uvlake i velikodušan razmak između redaka za vođenje čitatelja kroz vaše ideje.
• Popisi: Numerirani popisi za sekvence i točke za stavke.
• Dosljednost stila: Ujednačeni fontovi, naslovi i stilovi kroz cijeli dokument.

Što je viša vaša pozicija u tvrtki, to imate više izbora u stiliziranju formatiranja i odabiru profesionalnih fontova.

Česte pogreške koje treba izbjegavati u formatiranju pisanja

Nekoliko čestih pogrešaka može narušiti formalnost poslovnog pisanja:

• Prekomjerna upotreba žargona: Iako su termini specifični za industriju ponekad neophodni, pretjerani žargon može zbuniti čitatelje.
• Nejasan jezik: Izbjegavajte nejasan ili dvosmislen jezik. Budite specifični i izravni u svojim izjavama.
• Gramatičke pogreške i tipfeleri: Pažljivo lektorirajte. Gramatičke pogreške i tipfeleri umanjuju vaš kredibilitet.
• Emocionalni ili pristrani jezik: Zadržite neutralan i objektivan ton. Izbjegavajte emocionalne ispade ili pristrano izražavanje.
• Neformalni pozdravi i završeci: Koristite formalne pozdrave (npr. "Poštovani g./gđa./dr. [Prezime]") i završetke (npr. "S poštovanjem," "Srdačno").

Izbjegavajte ove pogreške i vaše formalno pisanje će dosljedno projicirati autoritet i uglađenost.

Standardi znanstvenih radova

Akademsko pisanje zahtijeva strogost i preciznost. Znanstveni radovi su glavni primjeri formalnog pisanja:

• Vođeno tezom: Formalno pisanje je ono što čini tezu jasno definiranom i razumljivom čak i čitateljima koji su godinama u budućnosti. Ovdje je sve usmjereno na objektivnost.
• Analitičko i kritičko: Nadilazi puko opisivanje kako bi se analizirale i kritički vrednovale informacije. Demonstrirajte originalnu misao i uvid.
• Strukturirana argumentacija: Predstavite argumente na logičan način, korak po korak. Koristite dokaze za izgradnju svoje teze i adresirajte protuargumente.
• Formalni ton i stil: Održavajte visoko formalan, objektivan i neosoban ton. Izbjegavajte osobna mišljenja i subjektivni jezik.

Ako slijedite ova pravila, vaša glavna ideja bit će jasna čak i ako je ljudi čitaju godinama kasnije.

Pravila citiranja i referiranja

Pravilno citiranje ključno je u smjernicama akademskog pisanja. One daju zasluge izvorima i izbjegavaju plagiranje:

• Dosljedan stil citiranja: Odaberite priznati stil citiranja (npr. MLA, APA, Chicago) i dosljedno ga se pridržavajte kroz cijeli rad.
• Citati u tekstu: Koristite citate u tekstu za referenciranje izvora unutar tijela vašeg rada.
• Popis literature/Bibliografija: Uključite sveobuhvatan popis svih citiranih izvora na kraju vašeg rada.
• Točnost i potpunost: Osigurajte da su sve informacije o citiranju točne i potpune, slijedeći smjernice vašeg odabranog stila.
• Izbjegavanje plagiranja: Razumijte što čini plagiranje i poduzmite korake da ga izbjegnete. Uvijek citirajte izvore za izravne citate, parafrazirane ideje i podatke.

Citiranje i referiranje su etička okosnica akademskog pisanja.

Akademski ton i stil

Vaš fokus treba biti isključivo na istraživanju i samim dokazima, a ne na unošenju osobnih osjećaja ili subjektivnih mišljenja u diskurs. Da biste održali ovaj objektivni stav, dosljedno koristite perspektivu trećeg lica, što pomaže stvoriti potrebnu distancu i pojačava neosobnu prirodu znanstvenog istraživanja.

Nadalje, jezik koji odaberete mora biti precizan i formalan. To znači korištenje terminologije specifične za vašu akademsku disciplinu uz rigorozno izbjegavanje kolokvijalizma, slenga i kontrakcija koje potkopavaju ozbiljnost i bezvremenost akademskog rada.

Sada kada ste upoznati s ovim vodičima za formalni stil pisanja i tehnikama profesionalnog pisanja, evo kako možete koristiti AI da formalno piše za vas.

Eskritor

Eskritor je najsuvremeniji AI asistent za pisanje koji se koristi u akademskim i korporativnim industrijama za pisanje i usavršavanje sadržaja.

Ovaj inteligentni alat radi tako što obrađuje vašu temu, ključne riječi ili specifični zadatak za pisanje i koristi svoj AI motor za izradu originalnih nacrta. U ovom slučaju, AI alat može primijeniti formalno pisanje prema industrijskim standardima na vaše dokumente, ili može naučiti kako replicirati stil pisanja formalnih dokumenata vaše tvrtke.

Jedinstvene značajke Eskritora za formalno pisanje:

• Prilagodba tona: Primijenite dosljedan, precizan i profesionalan formalni stil pisanja kroz cijeli dokument.
• Poboljšanje stila: Napredni prijedlozi stila za usavršavanje vaših rečenica za jasnoću i preciznost.
• Pomoć pri strukturiranju: Pomaže u logičnom organiziranju vaših misli, pomažući vam stvoriti dobro strukturirane dokumente s jasnim uvodima, koherentnim odlomcima i snažnim zaključcima.
• Obogaćivanje vokabulara: Eskritor predlaže formalnije sinonime i izbore vokabulara kako bi vam pomogao odmaknuti se od neformalnog jezika i usvojiti više akademski ili poslovno prikladan leksikon.
• Višejezične mogućnosti: Podrška za više od 40 jezika, što znači da možete održavati standarde formalnog pisanja čak i kada komunicirate preko jezičnih granica.

Evo usporedbe značajki između Eskritora i drugih alternativa na tržištu kako biste mogli vidjeti razliku:

Ako zaista želite biti izvrsni u formalnom pisanju, Eskritor je najbolji izbor. Pomaže vam postići pravi ton, strukturirati vaše pisanje, pa čak i napisati cijele dokumente za vas. Drugi alati su u redu, ali Eskritor je napravljen upravo za formalno pisanje.

Isprobajte Eskritor sada i vidite koliko bolje vaše formalno pisanje može biti!