Was ist formelles Schreiben? Tipps und bewährte Praktiken

Definition des formellen Schreibens

Formelles Schreiben ist ein Stil, der Klarheit, Objektivität, Präzision und die Einhaltung etablierter Konventionen priorisiert.

Es wird in Situationen verwendet, in denen ein professioneller und respektvoller Ton erforderlich ist und in denen Genauigkeit und Glaubwürdigkeit von größter Bedeutung sind. Es geht darum, Informationen oder Argumente klar, präzise und strukturiert zu vermitteln, frei von persönlichen Vorurteilen.

Eine gute Richtlinie für formelles Schreiben ist

Vergleich zwischen formellem und informellem Schreiben

Die folgende Tabelle zeigt Situationen, die formelles und informelles Schreiben vergleichen.

Jetzt können Sie sich vorstellen, wie formelles Schreiben aussieht. Hier erfahren Sie, wann Sie es verwenden sollten.

Wann formelles Schreiben verwendet werden sollte

Formelles Schreiben ist in verschiedenen beruflichen und akademischen Szenarien unerlässlich, darunter:

• Geschäftskommunikation: Berichte, Vorschläge, offizielle E-Mails, Geschäftsbriefe und Verträge.
• Akademische Arbeiten: Aufsätze, Forschungsarbeiten, Abschlussarbeiten, Dissertationen und Zeitschriftenartikel.
• Rechtsdokumente: Verträge, Rechtsschriftsätze und offizielle Erklärungen.
• Öffentliches Sprechen und Präsentationen: Vorbereitete Reden und Präsentationen in professionellen Umgebungen.
• Bewerbungen: Anschreiben und Lebensläufe.
• Externe Kommunikation: Pressemitteilungen, öffentliche Bekanntmachungen und offizielle Website-Inhalte.

Die Verwendung von formellem Schreiben in diesen Kontexten stellt sicher, dass Ihre Botschaft ernst genommen wird, verbessert Ihr professionelles Image und minimiert Fehlinterpretationen.

Professionelle Schreibtechniken

Um im formellen Schreiben zu glänzen, seien Sie direkt und beseitigen Sie aktiv unnötigen Fachjargon und Komplexität, die Ihre Botschaft verschleiern könnten. Jeder Satz muss zweckdienlich sein und direkt zu Ihrem zentralen Argument oder Informationsziel beitragen. Wählen Sie Wörter mit Präzision, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden, und definieren Sie Schlüsselbegriffe, um von Anfang an das vollständige Verständnis Ihres Lesers zu gewährleisten.

Richtlinien für formelle Sprache

Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus und nutzen Sie einen umfangreichen Wortschatz, um Wörter zu finden, die genau zu Ihrem Thema passen. Eine weitere Reihe von Regeln für formelle Sprache im Schreiben betrifft die Art und Weise, wie Sie Dinge ausdrücken. Schreiben Sie aus der Perspektive der dritten Person – sprechen Sie über "er", "sie", "es" oder "sie" anstatt "ich" oder "du".

Dies lässt Ihr Schreiben objektiver und weniger persönlich erscheinen. Verwenden Sie zudem überwiegend die aktive Stimme, um Ihr Schreiben direkter zu gestalten. Vermeiden Sie schließlich Slang, alltägliche Redewendungen oder Ausdrücke, die möglicherweise nur für einige Menschen verständlich sind.

Struktur und Organisation

Ein gut organisiertes Dokument macht einen enormen Unterschied. Es hilft Menschen, Ihre Botschaft leicht zu verstehen, da der Fluss und die formelle Schreibstruktur einfach zu verfolgen sind. Beginnen Sie mit einer klaren Einleitung, die den Lesern mitteilt, worum es in Ihrem Dokument geht und was Sie vorhaben zu tun oder zu sagen.

Organisieren Sie dann Ihr Schreiben in Absätze, wobei jeder Absatz nur eine Hauptidee behandelt. Verwenden Sie einen Themensatz am Anfang jedes Absatzes, um zu zeigen, worum es bei dieser Idee geht. Nutzen Sie Überschriften und Unterüberschriften, um Ihren Text zu gliedern.

Achten Sie darauf, Übergangswörter wie "auch", "aber" oder "zum Beispiel" zu verwenden, um Ihre Absätze und Ideen fließend zu verbinden. Schließen Sie schließlich mit einer starken Zusammenfassung ab, die Ihre Hauptpunkte zusammenfasst und die Menschen an Ihre Hauptbotschaft erinnert.

Dokumenttypen und Standards

In der Geschäftswelt tritt formelles Schreiben in verschiedenen Formen auf, jede mit eigenen Standards:

• Geschäftsbriefe: Ihre professionelle Stimme nach außen. Sie sind gepflegt, respektvoll und folgen strengen Formalitätskonventionen.
• Geschäftsberichte: Das Schreiben konzentriert sich auf reine Objektivität und sachliche Darstellung, ähnlich einem Wikipedia-Artikel. Der Stil ist klar und direkt.
• Angebote: Objektiv wie Berichte, aber mit einem zukunftsorientierten, handlungsorientierten Schreibstil. Angebote verwenden viel "wir" und haben einen überzeugenden Unterton.
• Memos: Unkomplizierte und zugängliche Sprache, die Fachjargon vermeidet. Es ist, als würden Sie mit einem Kollegen sprechen, aber Sie stehen auf einer Bühne, und jeder kann Ihre Stimme hören.
• E-Mails: Am vielseitigsten und spiegeln hauptsächlich die Beziehung zur Person wider, an die Sie die E-Mail senden. Bei einem Kollegen kann sie einfacher und klarer sein. Aber wenn sie an einen Vorgesetzten geht, dann ist formelles, professionelles Schreiben entscheidend.

Durch das Verständnis dieser Unterschiede können Sie präzise und wirkungsvoll über die vielfältige Landschaft professioneller Interaktionen kommunizieren.

Professionelle Formatierungsregeln

Allein Ihre Formatierung kann Ihr Schreiben sofort aufwerten. Hier sind einige wichtige formelle Schreibregeln, die für die Erstellung gepflegter und effektiver formeller Dokumente unerlässlich sind:

• Professionelle Schriftart: Arial oder Times New Roman in 12pt.
• Ränder & Zeilenabstand: Standard 1-Zoll-Ränder und 1,5-facher oder doppelter Zeilenabstand, um Textüberladung zu vermeiden.
• Absatzgestaltung: Einrückungen und großzügiger Zeilenabstand, um Leser durch Ihre Ideen zu führen.
• Listen: Nummerierte Listen für Abfolgen und Aufzählungspunkte für Elemente.
• Stilkonsistenz: Einheitliche Schriftarten, Überschriften und Stile im gesamten Dokument.

Je höher Ihre Position im Unternehmen ist, desto mehr Freiheit haben Sie bei der Stilisierung Ihrer Formatierung und der Auswahl von professionellen Schriftarten.

Häufige Fehler, die beim Formatschreiben zu vermeiden sind

Mehrere häufige Fehler können die Formalität des geschäftlichen Schreibens untergraben:

• Übermäßige Verwendung von Fachjargon: Während branchenspezifische Begriffe manchmal notwendig sind, kann übermäßiger Fachjargon Leser verwirren.
• Vage Sprache: Vermeiden Sie vage oder mehrdeutige Sprache. Seien Sie spezifisch und direkt in Ihren Aussagen.
• Grammatikfehler und Tippfehler: Korrekturlesen Sie akribisch. Grammatikfehler und Tippfehler beeinträchtigen Ihre Glaubwürdigkeit.
• Emotionale oder voreingenommene Sprache: Halten Sie Ihren Ton neutral und objektiv. Vermeiden Sie emotionale Ausbrüche oder voreingenommene Formulierungen.
• Informelle Anreden und Schlussformeln: Verwenden Sie formelle Anreden (z.B. "Sehr geehrte(r) Herr/Frau/Dr. [Nachname]") und Schlussformeln (z.B. "Mit freundlichen Grüßen", "Hochachtungsvoll").

Vermeiden Sie diese Fehler, und Ihr formelles Schreiben wird durchgängig Autorität und Professionalität ausstrahlen.

Standards für wissenschaftliche Arbeiten

Akademisches Schreiben erfordert Strenge und Präzision. Forschungsarbeiten sind erstklassige Beispiele für formelles Schreiben:

• Thesenorientiert: Formelles Schreiben sorgt dafür, dass eine These klar definiert und auch für Leser verständlich ist, die Jahre in der Zukunft lesen. Hier geht es um Objektivität.
• Analytisch und kritisch: Gehen Sie über die Beschreibung hinaus, um Informationen zu analysieren und kritisch zu bewerten. Zeigen Sie originelles Denken und Einsicht.
• Strukturierte Argumentation: Präsentieren Sie Argumente in einer logischen, schrittweisen Weise. Verwenden Sie Beweise, um Ihren Fall zu untermauern und gehen Sie auf Gegenargumente ein.
• Formeller Ton und Stil: Bewahren Sie einen hochformellen, objektiven und unpersönlichen Ton. Vermeiden Sie persönliche Meinungen und subjektive Sprache.

Wenn Sie diese Regeln befolgen, wird Ihre Hauptidee klar sein, selbst wenn Menschen sie Jahre später lesen.

Zitier- und Referenzregeln

Korrektes Zitieren ist entscheidend in den Richtlinien für akademisches Schreiben. Sie geben den Quellen Anerkennung und vermeiden Plagiate:

• Konsistenter Zitierstil: Wählen Sie einen anerkannten Zitierstil (z.B. MLA, APA, Chicago) und halten Sie sich durchgängig in Ihrer Arbeit daran.
• Textzitate: Verwenden Sie Textzitate, um im Hauptteil Ihrer Arbeit auf Quellen zu verweisen.
• Literaturverzeichnis/Bibliografie: Fügen Sie am Ende Ihrer Arbeit eine umfassende Liste aller zitierten Quellen ein.
• Genauigkeit und Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Zitierinformationen genau und vollständig sind und den Richtlinien Ihres gewählten Stils entsprechen.
• Plagiatsvermeidung: Verstehen Sie, was ein Plagiat ausmacht, und ergreifen Sie Maßnahmen, um es zu vermeiden. Zitieren Sie immer Quellen für direkte Zitate, paraphrasierte Ideen und Daten.

Zitieren und Referenzieren sind das ethische Rückgrat des akademischen Schreibens.

Akademischer Ton und Stil

Ihr Fokus sollte ausschließlich auf der Forschung und den Beweisen selbst liegen, nicht darauf, persönliche Gefühle oder subjektive Meinungen in den Diskurs einzubringen. Um diese objektive Haltung zu wahren, verwenden Sie konsequent die dritte Person, was hilft, eine notwendige Distanz zu schaffen und den unpersönlichen Charakter wissenschaftlicher Untersuchungen zu verstärken.

Darüber hinaus muss die von Ihnen gewählte Sprache präzise und formell sein. Das bedeutet, Terminologie zu verwenden, die für Ihre akademische Disziplin spezifisch ist, während Sie konsequent Umgangssprache, Slang und Kontraktionen vermeiden, die die Ernsthaftigkeit und Zeitlosigkeit akademischer Arbeit untergraben.

Jetzt, da Sie mit diesen formellen Schreibstilrichtlinien und professionellen Schreibtechniken vertraut sind, erfahren Sie, wie Sie KI nutzen können, um formal für Sie zu schreiben.

Eskritor

Eskritor ist ein hochmoderner KI-Schreibassistent, der in der Wissenschaft und in Unternehmen eingesetzt wird, um Inhalte zu verfassen und zu verfeinern.

Dieses intelligente Tool verarbeitet Ihr Thema, Schlüsselwörter oder spezifische Schreibaufgaben und nutzt seine KI-Engine, um originelle Entwürfe zu erstellen. In diesem Fall kann das KI-Tool branchenübliches formelles Schreiben auf Ihre Dokumente anwenden oder lernen, wie es den Schreibstil der formellen Dokumente Ihres Unternehmens nachbilden kann.

Einzigartige Funktionen von Eskritor für formelles Schreiben:

• Tonanpassung: Wenden Sie durchgängig konsistentes, präzises und professionelles formelles Schreiben in Ihrem Dokument an.
• Stilverbesserung: Fortschrittliche Stilvorschläge zur Verfeinerung Ihrer Sätze für mehr Klarheit und Präzision.
• Strukturhilfe: Unterstützt bei der logischen Organisation Ihrer Gedanken und hilft Ihnen, gut strukturierte Dokumente mit klaren Einleitungen, kohärenten Absätzen und starken Schlussfolgerungen zu erstellen.
• Wortschatzerweiterung: Eskritor schlägt formellere Synonyme und Vokabeloptionen vor, um Ihnen zu helfen, von umgangssprachlicher Sprache zu einem eher wissenschaftlichen oder geschäftsangemessenen Wortschatz überzugehen.
• Mehrsprachige Fähigkeiten: Unterstützung für über 40 Sprachen, was bedeutet, dass Sie formelle Schreibstandards auch bei der Kommunikation über sprachliche Grenzen hinweg beibehalten können.

Hier ist ein Funktionsvergleich zwischen Eskritor und anderen Marktlösungen, damit Sie den Unterschied sehen können:

Wenn Sie wirklich gut im formellen Schreiben sein möchten, ist Eskritor die beste Wahl. Es hilft Ihnen, den richtigen Ton zu treffen, Ihr Schreiben zu strukturieren und sogar ganze Dokumente für Sie zu verfassen. Andere Tools sind in Ordnung, aber Eskritor ist speziell für formelles Schreiben konzipiert.

Probieren Sie Eskritor jetzt aus und sehen Sie, wie viel besser Ihr formelles Schreiben sein kann!