Какво е формално писане? Съвети и добри практики

Дефиниция на формалното писане

Формалното писане е стил, който дава приоритет на яснотата, обективността, прецизността и придържането към установените конвенции.

Използва се в ситуации, където се изисква професионален и уважителен тон и където точността и достоверността са от първостепенно значение. Става въпрос за предаване на информация или аргументи по ясен, кратък и структуриран начин, без лични пристрастия.

Добро ръководство за формално писане е

Сравнение между формално и неформално писане

Таблицата по-долу показва ситуации, сравняващи формалното писане с неформалното писане.

Сега можете да си представите как изглежда формалното писане. Ето как да разберете кога да го използвате.

Кога да използвате формално писане

Формалното писане е от съществено значение в различни професионални и академични сценарии, включително:

• Бизнес комуникации: Доклади, предложения, официални имейли, бизнес писма и договори.
• Академични трудове: Есета, научни статии, дипломни работи, дисертации и статии в списания.
• Юридически документи: Договори, правни становища и официални изявления.
• Публично говорене и презентации: Подготвени речи и презентации в професионална среда.
• Кандидатстване за работа: Мотивационни писма и автобиографии.
• Външна комуникация: Прессъобщения, публични обяви и официално съдържание на уебсайтове.

Използването на формално писане в тези контексти гарантира, че вашето послание се приема сериозно, подобрява професионалния ви имидж и свежда до минимум погрешните тълкувания.

Техники за професионално писане

За да се отличите във формалното писане, бъдете директни и активно елиминирайте ненужния жаргон и сложност, които могат да затъмнят вашето послание. Всяко изречение трябва да има цел, допринасяйки директно за вашия централен аргумент или информационна цел. Избирайте думите с точност, за да елиминирате двусмислието и дефинирайте ключовите термини, за да гарантирате пълното разбиране на читателя от самото начало.

Насоки за формален език

Избирайте внимателно думите си и използвайте богат речник, за да намерите думи, които точно отговарят на това, за което пишете. Друг набор от правила за формален език в писането е свързан с начина, по който изразявате нещата. Пишете от гледна точка на трето лице – говорете за "той", "тя", "то" или "те" вместо "аз" или "ти".

Това прави писането ви да звучи по-обективно и по-малко лично. И в повечето случаи използвайте активен залог, за да направите писането си по-директно. Накрая, не използвайте жаргон, ежедневни изрази или фрази, които биха имали смисъл само за някои хора.

Структура и организация

Добре организираният документ прави огромна разлика. Той помага на хората да разберат лесно вашето послание, защото потокът и формалната структура на писането са лесни за следване. Започнете с ясно въведение, което казва на хората за какво е вашият документ и какво планирате да направите или кажете.

След това организирайте писането си в параграфи, като всеки параграф говори само за една основна идея. Използвайте тематично изречение в началото на всеки, за да покажете каква е тази идея. Използвайте заглавия и подзаглавия, за да разделите текста си.

Уверете се, че използвате преходни думи като "също", "но" или "например", за да свържете плавно вашите параграфи и идеи. Накрая, завършете със силно заключение, което обобщава основните ви точки и напомня на хората за основното ви послание.

Видове документи и стандарти

В бизнес света формалното писане приема различни форми, всяка със свои собствени стандарти:

• Бизнес писма: Вашият професионален глас към външния свят. Те са изгладени, уважителни и следват строги формални конвенции.
• Бизнес доклади: Писането се фокусира върху чиста обективност и фактическо представяне, като статия в Уикипедия. Стилът е ясен и директен.
• Предложения: Обективни, точно като докладите, но с ориентиран към бъдещето, насочен към действие стил на писане. Предложенията включват много употреба на ние и имат убедителен подтон.
• Меморандуми: Директен и достъпен език, избягващ жаргон. Все едно говорите на колега, но сте на сцена и всички могат да чуят гласа ви.
• Имейли: Най-универсални и основно отразяват отношенията с човека, на когото изпращате имейла. Ако е колега, може да бъде по-просто и ясно. Но ако е до висшестоящ, тогава формалното, професионално писане е ключово.

Като разбирате тези разлики, можете да комуникирате с прецизност и въздействие в разнообразния пейзаж на професионалните взаимодействия.

Професионални правила за форматиране

Само форматирането ви може моментално да издигне писането ви. Ето някои ключови правила за формално писане, които са от съществено значение за създаването на изгладени и ефективни формални документи:

• Професионален шрифт: Arial или Times New Roman в 12pt.
• Полета и разстояние: Стандартни полета от 1 инч и 1.5 или двойно разстояние, за да се предотврати претоварване с текст.
• Параграфи: Отстъп и щедро разстояние между редовете, за да водите читателите през вашите идеи.
• Списъци: Номерирани списъци за последователности и точки за елементи.
• Последователност на стила: Еднакви шрифтове, заглавия и стилове в целия документ.

Колкото по-висока е позицията ви във вашата компания, толкова повече избор имате при стилизирането на форматирането и избора на професионални шрифтове.

Често срещани грешки, които трябва да избягвате при писане на формати

Няколко често срещани грешки могат да подкопаят формалността на бизнес писането:

• Прекомерна употреба на жаргон: Въпреки че специфичните за индустрията термини понякога са необходими, прекомерният жаргон може да обърка читателите.
• Неясен език: Избягвайте неясен или двусмислен език. Бъдете конкретни и директни в изявленията си.
• Граматически грешки и печатни грешки: Проверявайте внимателно. Граматическите и печатните грешки намаляват вашата достоверност.
• Емоционален или пристрастен език: Поддържайте неутрален и обективен тон. Избягвайте емоционални изблици или пристрастни фрази.
• Неформални поздрави и заключения: Използвайте формални поздрави (напр. "Уважаеми г-н/г-жа/д-р [Фамилия]") и заключения (напр. "С уважение," "С почит").

Избягвайте тези грешки и вашето формално писане постоянно ще излъчва авторитет и изисканост.

Стандарти за научни статии

Академичното писане изисква строгост и прецизност. Научните статии са основни примери за формално писане:

• Водени от теза: Формалното писане е това, което прави тезата ясно дефинирана и разбираема дори за читатели, които са години напред в бъдещето. Всичко тук е свързано с обективността.
• Аналитично и критично: Надхвърлете описанието, за да анализирате и критично да оценявате информацията. Демонстрирайте оригинална мисъл и проницателност.
• Структурирана аргументация: Представете аргументите по логичен, постъпателен начин. Използвайте доказателства, за да изградите своята позиция и адресирайте контрааргументите.
• Формален тон и стил: Поддържайте силно формален, обективен и безличен тон. Избягвайте лични мнения и субективен език.

Ако следвате тези правила, основната ви идея ще бъде ясна дори ако хората я четат години по-късно.

Правила за цитиране и референции

Правилното цитиране е от решаващо значение в насоките за академично писане. Те дават признание на източниците и избягват плагиатството:

• Последователен стил на цитиране: Изберете признат стил на цитиране (напр. MLA, APA, Chicago) и се придържайте към него последователно в цялата си статия.
• Цитиране в текста: Използвайте цитиране в текста, за да се позовавате на източници в основната част на вашата статия.
• Списък с референции/Библиография: Включете изчерпателен списък на всички цитирани източници в края на вашата статия.
• Точност и пълнота: Уверете се, че цялата информация за цитиране е точна и пълна, следвайки указанията на избрания от вас стил.
• Избягване на плагиатство: Разберете какво представлява плагиатството и предприемете стъпки, за да го избегнете. Винаги цитирайте източници за директни цитати, перифразирани идеи и данни.

Цитирането и позоваването са етичният гръбнак на академичното писане.

Академичен тон и стил

Вашият фокус трябва да бъде изцяло върху изследването и самите доказателства, а не върху вмъкването на лични чувства или субективни мнения в дискурса. За да поддържате тази обективна позиция, последователно използвайте перспективата на трето лице, която помага за създаването на необходимата дистанция и подсилва безличния характер на научното изследване.

Освен това, езикът, който избирате, трябва да бъде прецизен и формален. Това означава да използвате терминология, специфична за вашата академична дисциплина, като същевременно стриктно избягвате разговорни изрази, жаргон и съкращения, които подкопават сериозността и непреходността на академичната работа.

Сега, когато сте запознати с тези формални ръководства за стил на писане и професионални техники за писане, ето как можете да използвате изкуствен интелект, за да пише формално вместо вас.

Eskritor

Eskritor е съвременен AI асистент за писане, използван в академичните среди и корпоративните индустрии за създаване и усъвършенстване на съдържание.

Този интелигентен инструмент работи, като обработва вашата тема, ключови думи или конкретна задача за писане и използва своя AI двигател за създаване на оригинални чернови. В този случай, AI инструментът може да приложи стандартно официално писане към вашите документи или да се научи как да възпроизведе стила на писане на официалните документи на вашата компания.

Уникални функции на Eskritor за официално писане:

• Настройка на тона: Прилагане на последователен, точен и професионален официален стил в целия ви документ.
• Подобряване на стила: Усъвършенствани предложения за стил за прецизиране на вашите изречения за яснота и точност.
• Помощ за структурата: Подпомага организирането на мислите ви логично, помагайки ви да създавате добре структурирани документи с ясни въведения, свързани параграфи и силни заключения.
• Обогатяване на речника: Eskritor предлага по-формални синоними и избор на речник, за да ви помогне да се отдалечите от разговорния език и да възприемете по-академичен или бизнес-подходящ лексикон.
• Многоезични възможности: Поддръжка за над 40 езика, което означава, че можете да поддържате стандартите за официално писане дори когато комуникирате през езикови граници.

Ето сравнение на функциите между Eskritor и други алтернативи на пазара, за да видите разликата:

Ако наистина искате да бъдете отлични в официалното писане, Eskritor е най-добрият избор. Той ви помага да постигнете правилния тон, да структурирате писането си и дори да напишете цели документи вместо вас. Другите инструменти са приемливи, но Eskritor е създаден специално за официално писане.

Изпробвайте Eskritor сега и вижте колко по-добро може да бъде вашето официално писане!