Mejores herramientas para optimizar tu flujo de trabajo de contenido
Tabla de contenidos
- Comprendiendo los Desafíos del Flujo de Trabajo de Contenido Moderno
- Características esenciales de las herramientas de flujo de trabajo de contenido
- Las 8 mejores soluciones de flujo de trabajo de contenido
- Cómo elegir la herramienta adecuada para el flujo de trabajo de contenido
- Maximizando la Eficiencia de tu Flujo de Trabajo de Contenido
- Conclusión
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Tabla de contenidos
- Comprendiendo los Desafíos del Flujo de Trabajo de Contenido Moderno
- Características esenciales de las herramientas de flujo de trabajo de contenido
- Las 8 mejores soluciones de flujo de trabajo de contenido
- Cómo elegir la herramienta adecuada para el flujo de trabajo de contenido
- Maximizando la Eficiencia de tu Flujo de Trabajo de Contenido
- Conclusión
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Los flujos de trabajo de contenido ahora están adoptando la transformación digital. Escribir y reevaluar contenido es tedioso. Un flujo de trabajo de creación de contenido puede automatizar todo, desde la escritura hasta la publicación. Ya seas un freelancer o el propietario de una agencia, el proceso de gestión de contenido puede aumentar tu productividad.
En esta guía, comprenderás el flujo de trabajo de contenido y cómo puede agilizar la producción de contenido. Descubre herramientas de optimización de contenido para una creación eficiente. Además, explora cómo las herramientas de generación de contenido como Eskritor pueden mejorar tu proceso de escritura y tiempo de entrega.
Comprendiendo los Desafíos del Flujo de Trabajo de Contenido Moderno
Los flujos de trabajo de contenido siguen siendo en gran parte manuales y no han experimentado efectos positivos de la transformación digital. A diferencia de otras áreas de negocio, las operaciones de contenido tienen una dependencia muy baja de la automatización de procesos o big data. Muchas empresas todavía dependen en gran medida de herramientas anticuadas para el flujo de trabajo de contenido.
- Desafíos Actuales de Creación de Contenido: La introducción de herramientas impulsadas por IA está cambiando rápidamente el mundo de la creación de contenido. Sin embargo, las redes sociales no son estáticas. Continuamente se introducen nuevas funciones, algoritmos y cambios en la actividad de los usuarios. En una encuesta de Statista de 2024, el 33% de los líderes de marketing y medios citaron la creación de contenido de alta calidad como uno de los principales desafíos de marketing.
- Impacto en la Productividad: El flujo interminable de nuevas ideas que necesitan ser desarrolladas puede llevar los pensamientos a un punto muerto. Debido a la investigación, edición y optimización necesarias, el contenido producido sufre severamente.
- Necesidad de Automatización: Los procesos automatizados ayudan a las empresas a gestionar mejor grandes cantidades de contenido, apoyando la expansión y los nuevos requisitos. Un ejemplo real es IBM Watson. Ha empleado con éxito la automatización de contenido para escribir noticias personalizadas para lectores específicos. Este sistema desarrolla contenido relevante y atractivo al instante sin interferencia humana.
Características esenciales de las herramientas de flujo de trabajo de contenido
La gestión del flujo de trabajo de contenido se está volviendo cada vez más generalizada y no es exclusiva de las grandes empresas. Las compañías deben adaptarse a los cambios organizacionales y a cómo los competidores gestionan sus operaciones para mantenerse competitivas.
- Capacidades de IA: La automatización puede aplicarse a tareas del usuario final como asignación, recopilación de información, archivo y mantenimiento de registros. También es esencial en la mayoría de los procedimientos de cumplimiento y seguridad.
- Funciones de colaboración: Las características de comunicación efectiva son principalmente cobertura de archivos, simplificación de tareas y seguimiento de casos o procesos. Estas permiten que todos los miembros del equipo trabajen juntos, rastreen problemas y tomen decisiones instantáneas.
- Opciones de integración: La aplicación debe interoperar con al menos algunas de tus herramientas. Esto incluye CRM, software de generación de propuestas, software de contabilidad, calendarios y los correos electrónicos de tus empleados. La integración con aplicaciones ampliamente utilizadas debería estar incorporada o ser compatible con APIs u otras herramientas como Zapier.
- Posibilidades de personalización: Puedes optimizar las tareas de los empleados creando flujos de trabajo personalizados. Puedes mapear todo, desde flujos de trabajo de aprobación hasta flujos de trabajo de creación de contenido.
Las 8 mejores soluciones de flujo de trabajo de contenido
Grand View Research indicó que el tamaño del mercado global de sistemas de gestión de flujo de trabajo se valoró en 9.540,0 millones de USD en 2022. Se proyecta que registrará un CAGR del 33,3% desde 2023 hasta 2030. Aquí hay algunos software de flujo de trabajo de contenido que puedes integrar en tu sistema:
- Eskritor: Herramienta de escritura impulsada por IA para crear, optimizar y editar contenido en múltiples idiomas.
- Grammarly: Asistente de escritura para mejoras de gramática, ortografía y estilo con funciones avanzadas premium.
- Jasper: Generador de contenido impulsado por IA con capacidades de producción masiva, traducción e integración.
- Ahrefs: Suite de herramientas SEO para investigación de palabras clave, análisis de competencia y seguimiento de backlinks.
- Monday.com: Plataforma de automatización de flujo de trabajo para gestión de tareas y mejora de productividad.
- Asana: Herramienta de gestión de proyectos para organizar flujos de trabajo, campañas y colaboración en equipo.
- Semrush: Plataforma de marketing digital con SEO, analítica e integración de redes sociales.
- ClickUp: Herramienta de productividad y gestión de tareas con amplias integraciones y opciones de personalización.
1. Eskritor
El Software de Escritura IA de Eskritor permite a los usuarios crear documentos profesionales en minutos. La integración avanzada de IA simplifica enormemente la creación, optimización y edición de contenido. Cuando los usuarios crean publicaciones de blog y propuestas comerciales, se cumplen los estándares de calidad profesional en segundos, mejorando significativamente la productividad y el flujo de escritura.
Eskritor incluye preguntas de seguimiento que permiten a los usuarios profundizar en su búsqueda y mejorar aún más el resultado final. Otras características incluyen longitud de texto ajustable, reformulación de contenido y mejoras de legibilidad para mayor claridad y atractivo.
Características principales
- Escritores IA especializados: Puedes crear diversas formas de contenido con los Escritores IA de Eskritor.
- Multilingüe: Eskritor admite más de 40 idiomas, incluyendo turco, hindi, hebreo y más.
- Edición IA selectiva: Puedes ajustar la longitud del texto, reformular contenido y mejorar la legibilidad para elevar tu escritura y entregar contenido que realmente destaque.
2. Grammarly
La función "acciones de aplicación" de Grammarly te permite continuar tu trabajo sin modificaciones. Las acciones de aplicación integran tu flujo de trabajo porque permiten que Grammarly tenga todas las funciones esenciales de otras aplicaciones. Grammarly App Actions hace que cambiar de contexto sea más fácil y rápido. Como desventaja, la versión gratuita solo ofrece revisiones básicas de gramática y ortografía. Las funciones avanzadas como mejoras de estilo, tono y claridad requieren una suscripción premium.
3. Jasper
Usando la biblioteca de integración de Jasper, puedes mejorar tu estrategia de marketing y comenzar a producir contenido en masa. Por ejemplo, los usuarios pueden generar, editar, traducir y reutilizar contenido rápidamente con la aplicación Jasper Webflow, que hace todo el trabajo en un solo paso. Sin embargo, los planes premium pueden ser costosos, haciéndolos menos accesibles para pequeñas empresas o creadores individuales.
4. Ahrefs
Ahrefs es un conjunto completo de herramientas SEO con recopilación y análisis de datos automatizados. La función Site Explorer ayuda a descubrir el mejor contenido de los competidores, mientras que Keywords Explorer está destinado a la investigación de palabras clave. En Ahrefs Authority, los usuarios ahorran tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de recuperación manual de datos. Para principiantes, Ahrefs puede tener una curva de aprendizaje pronunciada. La plataforma ofrece herramientas SEO avanzadas que requieren tiempo y experiencia para entender completamente.
5. Monday.com
Monday.com ofrece la oportunidad de automatizar flujos de trabajo en minutos, ahorrando tiempo y aumentando la productividad sin necesidad de programación. La integración con Typeform estructura y organiza el contenido enviado. Twilio permitirá a los clientes recibir automáticamente notificaciones de texto cuando recojan artículos de sus pedidos. Sin embargo, los planes de automatización e integración están incluidos en planes de nivel superior.
6. Asana
Asana es un espacio de trabajo centralizado para capturar y gestionar flujos de trabajo por encima del nivel de un solo equipo. Simplifica la organización de campañas de marketing agrupando solicitudes entrantes y asignando tareas de manera eficiente. Las hojas de ruta de un producto se simplifican, convirtiéndolas en una lista para priorización y backlog. Los equipos de ventas pueden configurar canales a través de integraciones como Salesforce con vistas. Como desventaja, las extensas características y opciones de personalización pueden crear una curva de aprendizaje pronunciada.
7. Semrush
Con Semrush, los usuarios pueden integrar innumerables otras herramientas que les ayudan a mantenerse organizados en un solo lugar. Semrush se integra con Google Analytics a través de siete puntos de conexión, un Conector de Datos Automatizado y Aplicaciones Narrativas de Analytics. Las empresas ahora pueden programar y rastrear publicaciones sin problemas desde Social Poster de Smith. La plataforma proporciona datos y análisis extensos, que pueden ser abrumadores para usuarios no familiarizados con SEO y marketing digital.
8. ClickUp
Las capacidades de integración gratuitas de ClickUp con más de 1.000 herramientas aumentan la productividad. Los usuarios también pueden construir integraciones y aplicaciones personalizadas de ClickUp a través de su API pública. La integración con Slack permite a los usuarios crear y gestionar tareas dentro de conversaciones de chat en curso. Sin embargo, ClickUp a veces puede experimentar tiempos de carga lentos, especialmente con proyectos grandes y flujos de trabajo complejos.
Cómo elegir la herramienta adecuada para el flujo de trabajo de contenido
La elección de sistemas de gestión de proyectos y flujo de trabajo de contenido depende de las necesidades del equipo interno de marketing de contenido y de cómo prefieren ejecutar sus objetivos. Puedes crear flujos de trabajo tanto si eres una gran empresa como si formas parte de un equipo interno.
- Criterios de evaluación: Identifica las necesidades empresariales según el tamaño de la empresa, la capacidad de integración y la complejidad del flujo de trabajo.
- Consideraciones de integración: La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia, acelera las transacciones y permite actualizaciones sin problemas.
- Factores presupuestarios: Elige una herramienta basada en la asequibilidad, la curva de aprendizaje y los servicios de soporte disponibles.
- Implicaciones del tamaño del equipo: Según el tamaño del equipo, selecciona herramientas con acceso en la nube, actualizaciones en tiempo real y funciones de colaboración.
Criterios de evaluación
Después de establecer la automatización de tu flujo de trabajo, el aspecto más crucial es determinar tus requisitos. Se debe determinar el tamaño de la empresa, la capacidad de integración, el potencial de crecimiento y los requisitos del usuario. Algunas empresas requieren potentes herramientas de automatización para ejecutar procesos complejos. Algunas personas se benefician de flujos de trabajo sin código semi-automatizados. Esto reduce la necesidad de que los procesos sean ejecutados por un experto.
Consideraciones de integración
Según IBM, la automatización de flujos de trabajo acelera el 80% de las transacciones en menos de dos horas. La integración de aplicaciones puede ayudar a las empresas durante la integración de sistemas o la implementación de nuevos procesos. Los flujos de trabajo también son necesarios para automatizar, implementar u orquestar canales y servicios.
Tanto la integración de aplicaciones como los flujos de trabajo pueden permitir que las actualizaciones eficientes se envíen a otros sistemas externos. Los flujos de trabajo permiten la separación de la lógica de secuenciación para diferentes operaciones de la lógica empresarial integral de un sistema. Ejecutan procesos en múltiples sistemas y esperan a que se completen todas las tareas.
Factores presupuestarios
El tercer aspecto a considerar es tu presupuesto y recursos. ¿Cuánto dinero está disponible para gastar en una herramienta de gestión de flujo de trabajo? ¿Cuánto esfuerzo y tiempo puedes dedicar a aprender y usar la herramienta? ¿Cuánto servicio y mantenimiento puedes recibir del vendedor o proveedor?
Estas consultas te ayudarán a estimar el gasto en un instrumento de gestión de flujo de trabajo y su valor. Se necesitaría una herramienta con planes de pago costosos si el presupuesto está limitado. Por otro lado, si el presupuesto es flexible, se requerirían herramientas avanzadas con planes personalizados y características ricas.
Implicaciones del tamaño del equipo
Si el equipo es grande y disperso, se requerirá una herramienta que proporcione acceso basado en la nube y permita actualizaciones y notificaciones en tiempo real. La herramienta debe proporcionar acceso sin conexión, compartir archivos y comentarios si el equipo es pequeño.
La colaboración y la comunicación también son partes esenciales de la gestión del flujo de trabajo. Las herramientas también son necesarias para compartir, y se deben considerar los colaboradores. Características como comentarios, menciones y notificaciones son esenciales para informar a todos.
Maximizando la Eficiencia de tu Flujo de Trabajo de Contenido
Organizaciones de todas las escalas y magnitudes están adoptando cada vez más esta práctica como parte de la última adopción de flujos de trabajo. Automatizar los procesos de negocio mediante programación tiene muchas ventajas. Sin embargo, estos beneficios podrían deteriorarse rápidamente si la implementación sale mal.
Mejores Prácticas
Aquí están las mejores prácticas que puedes considerar para maximizar la eficiencia de tu flujo de trabajo de contenido:
- Identificar cuellos de botella: Estudiar tus diagramas de flujo de trabajo es esencial para identificar brechas operativas que necesitan mejoras. Esto señala procesos que consumen muchísimo tiempo o crean congestión. Además, observa a tu equipo para ver dónde tiende a acumularse el trabajo.
- Visualizar flujos de trabajo: Configura columnas ajustables que representen varias etapas de tu proceso. A medida que se completan las tareas, arrástralas a estas columnas para obtener una vista panorámica de tu flujo de trabajo.
- Definir Responsabilidades: Los gestores de contenido tienen la autoridad para aprobar o rechazar el contenido proporcionado por los creadores. Los editores llevan a cabo las tareas esenciales de corrección y edición del contenido antes de su publicación.
- Evaluar tus procesos actuales: Antes de implementar un nuevo diseño de flujo de trabajo, es imperativo entender tu situación actual. Esto implica documentación de procesos que elimina brechas, superposiciones y oportunidades de recuperación. Un diagrama completo de flujo de trabajo te permite representar cada etapa en pasos contenidos con direcciones.
Consejos de Implementación
Como principiante, comienza con una herramienta que no ofrezca una curva de aprendizaje pronunciada. Aquí están los consejos de implementación que puedes considerar:
- Establecer Objetivos Claros y KPIs: Establece objetivos concretos y cuantificables relacionados con tu contenido. Monitorea parámetros pertinentes como el tiempo requerido para la creación de contenido, con qué frecuencia se publica nuevo contenido y cómo interactúa la audiencia con el contenido para determinar el éxito.
- Crear Plantillas de Contenido: Diseña plantillas uniformes para varios formatos de contenido. Esto hace que el proceso de creación sea más eficiente y minimiza la redundancia.
- Usar un Calendario de Contenido: Prepara un calendario editorial para ayudar a guiar y mantener al equipo enfocado. Puedes gestionar la estrategia de contenido con una vista consolidada de todas las actividades de marketing y activos de contenido.
Errores Comunes a Evitar
Uno de los errores más críticos al desarrollar un marco de estrategia de contenido es no establecer objetivos significativos. Sin objetivos, no comprenderás lo que estás tratando de lograr, qué propósito tiene el contenido o cómo evaluar el éxito. Sin una auditoría o inventario de contenido, no sabrás qué contenido tienes, cómo funciona, si cumple con los objetivos establecidos o si es útil para la audiencia prevista.
Conclusión
Un sistema de flujo de trabajo de contenido puede mejorar la eficiencia de la creación de contenido en cualquier dominio. Eskritor revoluciona la automatización del flujo de trabajo de contenido digital. La plataforma ofrece funciones impulsadas por IA que hacen que la escritura, la edición e incluso la optimización sean simples e intuitivas. Eskritor garantiza que las empresas y los individuos creen contenido de alta calidad. La naturaleza intuitiva de la plataforma permite a las empresas reestructurar y gestionar los procesos de flujo de trabajo de contenido de manera más efectiva. Usando Eskritor, los equipos pueden lograr una mayor productividad y alta calidad de contenido en diferentes formatos y canales.
Preguntas frecuentes
Una lista de verificación de flujo de trabajo es una guía paso a paso que garantiza que las tareas se completen de manera estructurada y eficiente dentro de un proceso.
Los componentes esenciales de un flujo de trabajo incluyen tareas, roles, pasos secuenciales, reglas de automatización e integración con otros sistemas.
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El CMS es utilizado por empresas, especialistas en marketing, bloggers y desarrolladores para crear, gestionar y publicar contenido digital de manera eficiente.
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